medianet sucht: Geschäftsstellenleitung (m/w/d) - ab Juli 2026 (in Elternzeitvertretung)

Ziel der Position

Die Geschäftsstellenleitung verantwortet die organisatorische, administrative und operative Steuerung der Geschäftsstelle und unterstützt den Vorstand im Tagesgeschäft. Die Position fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Vorstand & Aufsichtsrat, Mitarbeitenden, Mitgliedern, Fördermittelgebern, Behörden sowie externen Partnern und sorgt für effiziente Abläufe innerhalb des Vereins. 

Kernaufgaben der Position

1. Finanzen & Fördermittelmanagement

• Planung, Steuerung und Überwachung der Vereinsfinanzen 

• Laufende Budgetkontrolle sowie Projektmittelmanagement 

• Mitwirkung bei Haushaltsplanung, Jahresabschlüssen und Rechnungsprüfung 

• Erstellung von Finanzunterlagen, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen 

• Recherche geeigneter Förderprogramme sowie Beantragung, Verwaltung und Abrechnung von Fördermitteln 

• Kommunikation mit Fördermittelgebern, Behörden und externen Prüfinstanzen 

• Zusammenarbeit mit Steuerberatung und externen Finanzdienstleistern 

1. Bürokoordination & Geschäftsstellenorganisation

• Eigenverantwortliche Organisation der administrativen und operativen Abläufe der Geschäftsstelle 

• Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Verwaltungsmanagements 

• Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement und Prozesskoordination 

• Steuerung und Abstimmung mit externen Dienstleistern 

• Betreuung vereinsrechtlicher Themen, insbesondere: 

• Satzungsänderungen 

• Kommunikation mit Notariat, Amtsgericht und Vereinsregister 

• Weiterentwicklung interner Organisations- und Verwaltungsprozesse 

1. Vorstands- und Gremienarbeit

• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Vorstands-, Aufsichtsrats- und Gremiensitzungen 

• Erstellung von Sitzungsunterlagen, Protokollen und Beschlussdokumentationen 

• Termin- und Ablaufkoordination zur Unterstützung der Vorständin im Tagesgeschäft 

• Ansprechpartner*in für Vorstand, Aufsichtsrat, Mitglieder, Mitarbeitende und externe Stakeholder 

• Sicherstellung transparenter Kommunikations- und Entscheidungsprozesse 

1. Personalmanagement & Administration

• Betreuung aller administrativen Personalprozesse 

• Koordination von Recruiting- und Bewerbungsprozessen 

• Erstellung und Verwaltung von Verträgen und Personalunterlagen 

• Organisation von Onboarding- und Offboarding-Prozessen 

• Schnittstellenkoordination mit externen Dienstleistern (z. B. Lohnbuchhaltung, HR-Dienstleister) 

• Unterstützung bei arbeitsrechtlichen und organisatorischen Fragestellungen 

Anforderungsprofil

Fachliche Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation im Bereich: 

• Betriebswirtschaft 

• Verwaltungsmanagement 

• Non-Profit-Management 

• Kultur-/Medienmanagement 

• oder vergleichbare Fachrichtungen 

• Einschlägige Berufserfahrung im Finanz- und Fördermittelmanagement, idealerweise im Vereins- oder Non-Profit-Umfeld 

• Erste Erfahrung in einer administrativen Leitungs- oder Koordinationsfunktion

• Kenntnisse im Vereinsrecht sowie in administrativen Abläufen gemeinnütziger Organisationen 

• Unternehmerisches Mitdenken und wirtschaftliches Handeln

• Sicherer Umgang mit MS Office sowie digitalen Verwaltungs- und Kollaborationstools (z.B. Datev Unternehmen Online

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit 

• Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise 

• Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit 

• Verlässlichkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein 

• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern und Prioritäten sicher zu setzen 

• Serviceorientiertes und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner*innen 

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort & Schrift 

• Gute Kenntnisse der englischen Sprache  

Zielgruppe der Position

Die Position eignet sich insbesondere für erfahrene Organisations- und Verwaltungspersönlichkeiten mit Erfahrungen im Bereich von Finanz- und Fördermittelmanagement und Interesse an der Medien-, Kreativ- und Digitalwirtschaft sowie Erfahrung im Non-Profit-, Verbands- oder Vereinsumfeld. 

Rahmenbedingungen

• Beschäftigungsart: Vollzeit / Teilzeit nach Vereinbarung 

• Arbeitsort: Berlin 

• Beginn: 1. Juli 2026 

• Befristung: für die Dauer der Elternzeitvertretung voraussichtlich November 2027

Was wir dir bieten

• ein großes Office in Neukölln  

• subventioniertes Mittagessen in vorhandener Kantine 

• ausgeprägtes Remote-Arbeitsmodell sowie definierte „Workation“-Möglichkeit im In- und EU-Ausland 

• Betriebsferien am 24.12. & 31.12. 

• Teambuilding-Events 

• eine wertschätzende Unternehmenskultur 

• ein unterstützendes Team voller Tatendrang und guter Ideen 

• Wachstumschancen zur persönlichen Weiterentwicklung 

• Eigenverantwortung und viel Gestaltungsspielraum  

• ein Netzwerk im Wandel mit den spannendsten Themen der aktuellen Zeit 

• viele Veranstaltungen mit inspirierenden Menschen aus interessanten Branchen und Unternehmen 

Wenn du dich angesprochen fühlst, schreibe eine Mail mit deinen Bewerbungsunterlagen an Sabrina Manthe, [email protected].  

Deine Bewerbung sollte beinhalten: 

• Anschreiben 

• Zeugnisse 

• Gehaltsvorstellungen und frühester Eintrittstermin 

• Sonstiges, was dir für die Bewerbung wichtig erscheint (z.B. Referenzen wichtiger Akteure deiner beruflichen Laufbahn, ein eigenes Portfolio o.Ä.) 

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!