Teamassistenz Mietvertragsadministration (w/m/d)

Du willst als eigenverantwortlicher Teil des Teams unsere Geschäftsbereiche unterstützen und Dich stetig weiterentwickeln? Dann kannst Du Dich hier einbringen:

• Büroorganisation: Du unterstützt den Head of CREM sowie das gesamte Team bei der Büroorganisation, Terminplanung, Wiedervorlagen, Postbearbeitung, E-Mail Archivierung, Material- und Visitenkartenbestellungen sowie bei der Vermieterkorrespondenz.
• Meetings & Reisen: Du organisierst und bereitest Meetings vor (Einladungen, Raumbuchungen, Catering) und unterstützt bei Bedarf im Reisemanagement.
• Präsentationen & Auswertungen: Du erstellst selbstständig kleinere Präsentationen und Excel Auswertungen zu spezifischen Themen im Corporate Real Estate.
• Freigaben & Prüfungen: Du holst notwendige interne Freigaben im Rahmen von Mietvertragsverhandlungen ein und prüfst Vertragsdaten mit dem Sentinel Tool zur Sicherstellung regelkonformer Vertragsbeziehungen.
• Qualitäts & Genehmigungsprozesse: Du dokumentierst relevante Prozesse (SAN), erstellst das CAF und koordinierst die Einholung aller erforderlichen Bestätigungen und Unterschriften (u. a. Head of CREM, Infrastructure, Legal, Procurement).
• Vertragsabwicklung: Du fertigst Verträge aus, bindest sie, organisierst die Unterzeichnung und stellst die ordnungsgemäße physische und digitale Ablage sicher.
• Vertragsmanagement: Du pflegst Mietverträge und Nachträge in SAP RE FX, erfasst Vertragsänderungen (Indexierungen, Flächenänderungen, Eigentümerwechsel, Laufzeiten) und überwachst Options- sowie Kündigungsfristen.
• Abrechnung & Forderungen: Du prüfst Dauermietrechnungen, erstellst Rechnungen (z. B. Untermiete, Kaufverträge, Vertragsstrafen, Baukostenzuschüsse), leitest diese intern weiter, unterstützt im Forderungsmanagement und behältst Zahlungseingänge im Blick.

Dein Profil

• Ausbildung & Qualifikation: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder immobilienbezogene Berufsausbildung (z. B. Büro , Immobilien oder Industriekaufmann/-frau) oder ein abgeschlossenes Bachelorstudium.
• Vertragserfahrung: Du bringst idealerweise Erfahrung im Vertragswesen mit, bevorzugt im Immobilienumfeld.
• Arbeitsweise & Überblick: Du arbeitest Dich gerne in komplexe Prozesse ein, behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und handelst strukturiert, flexibel sowie proaktiv.
• Team & Eigenverantwortung: Du bist ein:e Teamplayer:in mit hoher Eigenverantwortung, Motivation sowie einer selbstständigen, lösungsorientierten und vorausschauenden Arbeitsweise.
• Kommunikation: Du kommunizierst sicher, professionell, höflich und serviceorientiert mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpersonen.
• IT Kenntnisse: Du hast idealerweise erste Erfahrungen mit SAP Anwendungen, insbesondere SAP RE FX, und gehst sicher mit den gängigen MS-Office Programmen um.
• Digitales Arbeiten: Arbeiten in einem digitalen Umfeld ist für Dich selbstverständlich, und technischen Neuerungen begegnest Du offen und interessiert.
• Sprachkenntnisse: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie über Grundkenntnisse in Englisch.

Deine Benefits

Die abgebildeten Leistungen können je nach Position und Standort leicht variieren.