Projektassistent & Bereichskoordination (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Organisatorische und administrative Aufgaben sowie Sicherstellung eines professionellen Informations- und Kommunikationsmanagements
• Verwaltung / Dokumentation von Vollmachten, Rollen und Berechtigungen, unter Einhaltung interner Richtlinien
• Pflege von zentralen Bereichsdokumente und Schnittstellenfunktion zum integrierten Managementsystem (IMS)
• Gestaltung Onboarding neuer Kollegen
• Übernahme Rolle Experte im Fremdpersonalmanagement, Vorgaben entwickeln und Unterstützungsangebote für die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften und Einhaltung der relevanten Compliance Anforderungen ermöglichen
• Schulungs- und Trainingsbedarfe des Bereichs organisieren und eigenständig Trainings durchführen
• Pflege und Weiterentwicklung von SharePoints (Zugriffsrechte, Erstellung Infoseiten, Prozessdarstellungen und standardisierte Dokumentenvorlagen)
• Bereichsübergreifende Unterstützung bei kaufmännischen Fragestellungen, steuerlich korrekte Abrechnung Dienstreisen, Auslagen, Bewirtungen und Veranstaltungen (z.B. SAP, Mobile Expense)
• Übernahme Rolle als Zeitbeauftragte für den Bereich Projekte, Sicherstellung Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben
• Weiterentwicklung der Arbeits- und Unternehmenskultur

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium, idealerweise fundierte Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Managementunterstützungsfunktion
• Eigenständiges, organisiertes, sorgfältiges und detailorientiertes Arbeiten, Fähigkeit Prioritäten vorausschauend und zuverlässig zu setzen
• Souveräne, adressatengerechte und verbindliche Kommunikation - schriftlich wie mündlich - und fließende Deutschkenntnisse
• Digitale Affinität und sicher im Umgang mit modernen MS 365 Tools (Outlook, Teams, OneNote, Excel, PowerPoint, SharePoint) sowie mit Daten- und Dokumentenorganisation
• Professionelles Auftreten auf allen Ebenen der Organisation
• Konzeptionelle Fähigkeiten, um Unterlagen, Prozesse, Inhalte und Strukturen professionell aufzubereiten und weiterzuentwickeln
• Sicher im Umgang mit SharePoint Strukturen sowie kaufmännischen Themen und Erfahrung oder Lernbereitschaft in SAP/Mobile Expense, Zeitwirtschaft
• Kenntnisse oder erste Erfahrung in Fremdpersonal /Compliance Prozessen oder Fähigkeit, sich in komplexe Compliance Anforderungen sicher einzuarbeiten
• Freude an Gestaltung von Schulungen und Vorantreiben von Kultur- und Prozessverbesserungen

Ihre Vorteile:

• Eine übertarifliche Bezahlung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Chance, ein schnell wachsendes Unternehmen mitzuprägen
• Ein renommiertes Unternehmen mit ausgezeichnetem Ruf
• Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess