Verwaltungsleiter:in (m/w/d) für unseren Standort in Berlin

IIK Deutschland - Offene Stellen

Wir sind ein hochschulnahes Weiterbildungsinstitut mit dem Schwerpunkt internationale Aus- und Weiterbildung und sind an den Standorten Düsseldorf und Berlin präsent. Mit ca. 60 Mitarbeitenden aus vielen Ländern gehören wir seit 1989 deutschlandweit zu den bekanntesten Anbietern im Bereich der Vorbereitung ausländischer Akademiker auf Studium und Beruf. Dabei unterstützen wir als gemeinnütziger Verein mit unseren Überschüssen jährlich zahlreiche internationale Projekte und Einzelpersonen, wie z.B. Geflüchtete oder Studierende.

Wir leben flache Hierarchien, sind von der studentischen Hilfskraft bis zur Geschäftsführung per Du. Eine gute Teamatmosphäre ist ebenso wichtig wie eine konsequente Kundenorientierung. Mitarbeitende bleiben meist langfristig und sollen sich weiterentwickeln, so dass auch Fortbildungen gerne gesehen und gefördert werden.

Werde Teil unseres Teams!

Das Institut für Internationale Kommunikation Deutschland e.V. ist ein international tätiger selbst finanzierter und gemeinnütziger Bildungsdienstleister mit Standorten in Düsseldorf (Sitz) und Berlin, rund 80 Angestellten, einigen tausend Teilnehmenden pro Jahr und einem jährlichen Umsatz von über 10 Mio EUR (2024). Seit mehr als 35 Jahren bietet das IIK erfolgreich Programme rund um das Thema Deutsch für Studium & Beruf im In- und Ausland an. Dank seines engagierten Teams hat sich das Institut nicht nur bei seinen Teilnehmenden, sondern auch bei seinen institutionellen Partnern und Auftraggebern in der Wirtschaft einen Namen für Innovation insbesondere digitaler Art, agiles Wirtschaften und freundlichen Umgang miteinander gemacht.
Kommen Sie in unser Team!

Für unseren Standort in Berlin-Wedding suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Verwaltungsleiter:in (m/w/d) .

In dieser Position organisierst Du in enger Zusammenarbeit mit dem IIK-Hauptsitz in Düsseldorf die administrativen Prozesse des Berliner Verwaltungs- und Kundenbetreuungsteams (5 von insgesamt 10 Mitarbeitenden). Gemeinsam mit dem Standortleiter, der für Kurskonzeption, Großkundenbetreuung und Vertrieb verantwortlich ist, bilde das Leitungsteam vor Ort.

Du bist zentrale Ansprechperson für unsere internationale Kundschaft sowie für Kolleg:innen am Standort, behalte den Überblick über organisatorische Abläufe und trage mit Deiner freundlichen, strukturierten Art zu einer positiven Teamatmosphäre bei.

Deine Aufgaben:

• Du übernimmst die Verantwortung für alle administrativen Prozesse an unserem Standort Berlin
• Du organisierst und entwickelst die Büro- und Personalstrukturen weiter
• Du koordinierst und unterstützt unser Verwaltungs- und Kundenbetreuungsteam
• Du sorgst für reibungslose Abläufe und bringst eigene Ideen zur Optimierung ein
• Du arbeitest eng mit der Standort- und Institutsleitung zusammen

Das erwartet dich bei uns:

• Ein abwechslungsreicher Job mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum in einem innovativen Weiterbildungsinstitut
• Ein internationales, offenes Team mit wertschätzender Zusammenarbeit
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Enge Zusammenarbeit und regelmäßiger Austausch im Team
• Zentral gelegener Arbeitsplatz mit sehr guter ÖPNV-Anbindung
• Firmen- und Teamevents, die den Teamzusammenhalt stärken
• Geförderte Fort- und Weiterbildungen für deine persönliche Entwicklung
• Flexible Arbeitsmodelle und die Möglichkeit zum hybriden Arbeiten

Das bringst du mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Freude am strukturierten Arbeiten und eine ausgeprägte Affinität zu Zahlen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind ein Plus
• Erfahrung in der Kundenbetreuung sowie in administrativen Aufgaben
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und die Motivation, Dinge aktiv voranzubringen
• Eine selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Teamgeist
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office
• Erste Berufserfahrung und den Wunsch, dich fachlich weiterzuentwickeln und Führungsverantwortung zu übernehmen

Das hochschulnahe Institut für Internationale Kommunikation Deutschland e.V. (IIK Deutschland) mit den Standorten in Düsseldorf und Berlin ist ein Weiterbildungsinstitut mit Schwerpunkt internationale Aus- und Weiterbildung. Das Angebotsspektrum des IIK ist hierbei vielfältig. Durch studienvorbereitende Programme werden die Teilnehmenden gezielt darin unterstützt, ihre akademische Laufbahn in Deutschland anzutreten oder fortzuführen. Zudem werden Geflüchtete durch Integrationsprojekte begleitend gefördert. Grundsätzlich werden Sprachkurse allen Interessierten an der deutschen Sprache angeboten, seien sie öffentlich oder privat finanziert. Dadurch sind sowohl das Team, als auch die Studierenden von Diversität geprägt.

Wir freuen uns, wenn Sie sich über den Bewerben-Button mit Lebenslauf, Anschreiben sowie Angaben zu Ihrer Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung bewerben.

Institut für Internationale Kommunikation Deutschland e.V.
Ansprechpartnerin: Melanie Bailly

Weitere Details und Bewerbung