Geschäftszimmer der Bezirksstadträtin /des Bezirksstadtrats (m/w/d)

Geschäftszimmer der Bezirksstadträtin /des Bezirksstadtrats (m/w/d)

Der Bezirk Friedrichshain-Kreuzberg ist die geografische Mitte Berlins. So vielfältig und kreativ wie unsere Bevölkerung sind auch unsere Beschäftigten.

Werden Sie Teil unserer Bezirksverwaltung und gestalten Sie mit uns die Stadt von morgen!

Entgeltgruppe: E8 TV-L
Arbeitszeit : Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden / vollzeitnahe Teilzeit möglich
besetzbar: ab sofort, unbefristet

Ihre Aufgaben

Geschäftsstelle der Bezirksstadträtin f. Verkehr, Grünflächen, Ordnung und Umwelt

• Sichtung der Posteingänge und Postverteilung
• Klärung von Zuständigkeiten bei den Posteingängen unter Beachtung des Standes der Erledigung dringlicher Aufgabenstellungen, prioritäre Vorauswahl der unverzüglich vorzulegenden Vorgänge für die Bezirksstadträtin/den Bezirksstadtrat
• Erledigung des Kopier-, Fax- und Telefondienstes
• Führen des Terminkalenders, Terminkoordinierung und -kontrolle für die Bezirksstadträtin/den Bezirksstadtrat
• Erledigung terminbezogener Kommunikation und Korrespondenz mit anderen Stellen des Bezirksamtes, der Berliner Verwaltung, freien Trägern und Bürger*innen
• Empfang von Besucherinnen/ Besuchern/ Publikumsverkehr
• Sammeln, Sortieren und Ablegen von Unterlagen
• selbständige Zusammenstellung von Unterlagen für die Bezirksstadträtin/den Bezirksstadtrat in Vorbereitung ihrer/seiner Teilnahme an Sitzungen und Besprechungen
• selbstständige Anfertigung von einfachen Schriftstücken auf Grundlage von vorbereiteten Unterlagen oder Hinweisen
• Erledigung einfacher Rechercheaufträge
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Repräsentationsterminen, Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen
• Terminüberwachung zur Erledigung von Aufträgen und Anfragen an den Fachbereich, z.B. Sicherstellung der termingerechten Zuarbeit für das BA, die BVV, den RdB
• Anfertigung von Protokollen im Bedarfsfall

Eine ausführliche Beschreibung des Aufgabengebietes finden Sie unter dem Button " weitere Informationen ". Im Auswahlgespräch werden insbesondere die darin am höchsten gewichteten Kompetenzen geprüft.

Ihr Profil

Tarifbeschäftigte:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung (z. B. für Verwaltungsfachangestellte, Hotelfachleute, Medizinische Fachangestellte, etc.).

oder

• eine schulische Ausbildung, die dem DQR 4 entspricht und einen büroorganisatorischen bzw. kaufmännischen Schwerpunkt hat

oder

• Es kommen auch Beschäftigte mit einem abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder vergleichbarer Qualifizierung in Betracht.

Darüber hinaus sind:

• mindestens ein Jahr Berufserfahrung in einem Vor- oder Geschäftszimmer erforderlich
• erste Berufserfahrung in der Zusammenarbeit mit politischen Gremien erwünscht
• Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung erwünscht

Arbeiten für das Gemeinwohl

Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag für die Gesellschaft und schaffen nachhaltige Verbesserungen, die das Leben vieler Menschen unserer Stadt positiv beeinflussen.

für Diversity

Wir schätzen Vielfalt und leben sie aktiv. Das Land Berlin setzt sich mit zahlreichen Maßnahmen stetig für ein wertschätzendes, diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden ein.

Gesundheitsmanagement

Wir fördern Ihre Gesundheit am Arbeitsplatz mit einem modernen Gesundheitsmanagement, das präventive Angebote für alle Lebenslagen bereithält.

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Ob Teilzeit, Gleitzeit, Homeoffice, mobil oder Sabbatical – das Land Berlin bietet flexible Arbeitsmodelle, die helfen, berufliche und private Aufgaben in jeder Lebenslage gut zu vereinbaren.

Teambuilding

Gemeinsame Aktionen, Gesundheitstage und Events verbinden. So wächst das Team zusammen, der Zusammenhalt wird gestärkt und das Wohlbefinden aller gefördert.

Gute Verkehrsanbindung

Eine ausgezeichnete Verkehrsanbindung erleichtert den Arbeitsweg. Zahlreiche Cafés und Restaurants in der Nähe laden zu Genussmomenten in der Pause ein.

Flexible Arbeitszeiten

Flexible Arbeitszeitmodelle, Mehrarbeitsausgleich und 30 Urlaubstage plus freie Tage an Weihnachten und Silvester schaffen Freiraum für Erholung, Familie und neue Energie.

Finanzielle Anreize

Zur Auswahl stehen eine Hauptstadtzulage von bis zu 150,00 € monatlich oder alternativ das VBB-Firmenticket einschließlich Differenzbetrag zur Zulage.

Sportangebote

Bis zu eine Stunde Sport pro Woche kann während der Arbeitszeit genutzt werden – ein Beitrag für Gesundheit und Wohlbefinden.

Hinweise zum Bewerbungsverfahren und Kontaktpersonen

Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.

Der Anteil an Frauen ist zu erhöhen und Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Diese werden bei gleichwertiger Qualifikation bevorzugt eingestellt.

Kosten (einschl. Fahrtkosten etc.) im Zusammenhang mit der Bewerbung können nicht erstattet werden.

vollständige erforderliche Bewerbungsunterlagen:

• Anschreiben
• tabellarischer Lebenslauf (inklusive Angabe Ihrer Telefonnummer)
• Nachweis über geforderte Qualifikation
• aktuelle Beurteilung oder ggf. Arbeitszeugnis
• Nachweise über die Gleichwertigkeit bei ausländischen Bildungsabschlüssen
• ggf. unterschriebene Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte

Kontaktperson für organisatorische und fachliche Fragen Fragen: Martin Hinrichs ◼ 030 / 90298 2269 ◼ [email protected]

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann klicken Sie auf den Button „ Jetzt bewerben!“.