Virtuall Assistanz

Wir suchen jemanden, der Zahlen im Griff hat, Prozesse liebt und Verantwortung übernimmt .

Diese Rolle ist entscheidend für unseren Cashflow, unsere finanzielle Klarheit und saubere Abläufe im Hintergrund.

Wenn du Struktur brauchst, Ordnung liebst und Dinge zuverlässig zu Ende bringst, lies weiter.

🎯 Ziel der Rolle

Du stellst sicher, dass Rechnungen, Zahlungen, KPIs und Finanzprozesse korrekt, aktuell und übersichtlich laufen – ohne ständiges Nachfragen .

Du arbeitest selbstständig, denkst mit und verbesserst bestehende Systeme.

Aufgaben

🔧 Deine Kernaufgaben

💸 Zahlungs- & Rechnungsmanagement

• Rechnungsstellung & Rechnungsabschluss
• Sicherstellung fristgerechter Zahlungen
• Tracking von Nichtzahlern inkl. sauberer Übersicht
• Unterstützung im Mahn- und Eskalationsprozess

📊 KPIs & Reporting

• Wöchentliche Aufbereitung relevanter KPIs
• Monatliche Übersicht zu Zahlungen, offenen Posten & Abweichungen
• Entscheidungsreife Daten statt Zahlenchaos

🧾 Buchhaltung & Verträge

• Daily Check neuer Verträge (Abrechnung, Raten, Zahlungsziele)
• Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater
• Unterstützung bei Kündigungen & Vertragsauflösungen
• Kundenprüfung bei Abrechnungen

⚙️ Prozesse & Systeme

• Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Systeme
• Dokumentation von Prozessen (SOPs)
• Erkennen von Schwachstellen & saubere Lösungsvorschläge

📈 Finanzielle Vorarbeit

• Unterstützung bei Planungs- & Forecast-Prozessen
• Vorbereitung von Finanzcontrolling-Grundlagen
• Vorarbeit für Setter / Closer (finanzielle Klarheit)

Qualifikation

🧠 Was du mitbringen musst (nicht verhandelbar)

• Hohe Zuverlässigkeit – Deadlines sind für dich verbindlich
• Sehr gute Struktur- & Zahlenaffinität
• Prozessdenken statt Aufgaben-Abhaken
• Sorgfalt, Genauigkeit, Ordnung
• Klare, sachliche Kommunikation
• Selbstständige Arbeitsweise

👉 Du fühlst dich wohl mit Wiederholung, Kontrolle und Verantwortung .

🚫 Was nicht passt

• klassische VA-Profile
• kreative Chaos-Typen
• „Ich arbeite intuitiv“-Mentalität
• Menschen, die Konflikte oder Mahnungen scheuen

Benefits

⏱ Rahmenbedingungen

• 25–40 Stunden pro Monat
• Remote
• Klare Prozesse & Übergabe
• Bezahlte Probephase (7–14 Tage)

Bewerbungsprozess

Nach einer Vorauswahl erhältst du eine kurze Testaufgabe , die reale Aufgaben aus dem Alltag abbildet.

👉 Bewerbung

Wenn du bis hier gelesen hast und dachtest:

„Endlich eine Rolle mit Klarheit und Verantwortung“ ,

dann bewirb dich mit:

• kurzem Überblick zu deinem Hintergrund
• relevanter Erfahrung im Bereich Finance / Ops / Rechnungen
• deiner aktuellen Verfügbarkeit (Std./Monat)

🧠 Über uns – HealthCreator

Gesundheitscoaches → bewusste Unternehmer:innen

Wir helfen Gesundheitscoaches, Trainer:innen und Therapeut:innen , ihr Wissen in digitale Premium-Produkte zu transformieren –

damit sie mehr Menschen helfen , ohne sich selbst zu überarbeiten oder auszubrennen.

🔥 Unsere Mission

Wir verändern den Coaching-Markt.

Wir bauen ein neues Verständnis von Coaching:

• Ergebnisse statt leere Versprechen
• ethischer Verkauf statt Manipulation
• echte Transformation statt Content-Müll

Unsere Vision:

In fünf Jahren verkauft niemand mehr einfach „Coaching“.

Sondern ermöglicht nachhaltige Veränderung –

mit System, Herz und Struktur.