Assistenz Finanzbuchhaltung / Office Management (m/w/d)

Heyrecruit

Heyrecruit ist eine schnell wachsende, profitable SaaS-Plattform im Recruiting-Bereich. Wir helfen Unternehmen dabei, die besten Talente zu finden – mit einer intuitiven und leistungsstarken Lösung. Damit unsere kaufmännischen Prozesse skalierbar und reibungslos laufen, suchen wir Dich als Verstärkung in Finance & Operations.

Deine Rolle

Du hast ein Faible für Zahlen, arbeitest organisiert und übernimmst gerne Verantwortung für saubere Abläufe? In dieser schnittstellenübergreifenden Rolle kombinierst Du vorbereitende Buchhaltung, Billing/Subscription-Management und operatives Finanz-Backoffice. Dein Ziel: verlässliche Prozesse, pünktliche Payment-Flows und ein aktueller, belastbarer Forecast.

Deine Aufgaben

• Rechnungsstellung & Abo-Verwaltung in SevDesk und Stripe (Erstellen, Anpassen, Stornos, Gutschriften).
• Rechnungskorrekturen & Rückfragen: Klärung mit Kunden/Team, saubere Dokumentation.
• Zahlungsausgänge: Monatliche Gehaltsläufe und Lieferantenrechnungen vorbereiten/überweisen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Belege kontieren, ordnen und für den Steuerberater aufbereiten.
• Mahnwesen & Inkasso: Offene Posten überwachen, Mahnläufe steuern, nächste Schritte einleiten.
• Provisionsabrechnung: Regelwerke pflegen, Sales-Provisionen berechnen und dokumentieren.
• Forecast pflegen: Debitoren/Kreditoren, wiederkehrende Umsätze und Zahlungspläne konsistent halten.

Dein Profil

• Tägliche Verfügbarkeit von 4 Stunden bei flexibler Zeiteinteilung (Blockmodelle mit nur 1–2 Arbeitstagen/Woche passen nicht zur Rolle)
• Erfahrung in Buchhaltung/Finance Operations, idealerweise im SaaS- oder KMU-Umfeld.
• Erfahrungen mit SevDesk, Stripe, Google Sheets und HubSpot von Vorteil.
• Routine in Debitoren/Kreditoren, Mahnwesen und sauberer Belegdokumentation.
• Strukturierte, präzise Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit im Umgang mit Finanzdaten.
• Kommunikationsstärke und Eigenverantwortung in einem Remote-Setup.
• Deutsch sehr gut in Wort und Schrift; Englisch von Vorteil.

Unser Angebot

• Wir bieten dir die Möglichkeit 100% Remote zu arbeiten.
• Gestaltungsspielraum & Verantwortung
• Durch unseren profitablen Wachstum bietet dir Heyrecruit langfristige Karriere-Entwicklungsmöglichkeiten
• Du bekommst ständige Gelegenheiten zum Lernen, Ausprobieren, Wachsen und Vorankommen in deiner Position
• Mit unserem Wachstum kann der Umfang perspektivisch erhöht werden
• 30 Urlaubstage