Business Operations & Projects Manager - Family Office (m/w/d)

Die Luminance Invest GmbH ist das Family Office von Peter Chaljawski, dem Gründer der Berlin Brands Group, einem Pionier im Direct-to-Consumer (D2C) Business. Seit über einem Jahrzehnt investieren wir in diverse Immobilien-Asset-Klassen, mit einem besonderen Fokus auf Berlin und dessen Umland. In unserem Family Office profitierst du von besonders kurzen Entscheidungswegen und maximaler Flexibilität. Das hohe Tempo, das du sonst nur aus Digitalunternehmen kennst, nutzen wir, um die traditionelle Immobilienbranche aufzurütteln. Bei uns verbinden wir die Schnelligkeit und Innovationskraft eines Start-ups mit der Solidität und Erfahrung im Immobiliensektor, um außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen.

Aufgaben

Deine Rolle:

Du bist die Person, die dafür sorgt, dass aus Ideen konkrete Ergebnisse werden - in Investments, im Immobilien-Asset-Management und bei privaten Projekten des Family Offices.

Du übernimmst Ownership für ganze Projekte: von der Strukturierung und Planung über die Koordination bis hin zur Umsetzung und Nachverfolgung.

Du kombinierst:

• Operative Exzellenz (Struktur, Prozesse, To-dos im Griff),
• Analytik (Excel/Sheets, Auswertungen, Modelle, Reportings),
• End-to-End-Projektmanagement (v. a. Immobilien & interne Projekte),
• AI-/Automation-Denke (Tools, Effizienz, Automatisierung),
• sowie eine repräsentative Kommunikation nach außen.

Es ist keine klassische Assistenzrolle, sondern eine unternehmerische Generalisten-Position mit klarer Projektverantwortung und Ownership - die ergänzend auch Executive-Assistenz-Aufgaben abdeckt.

Deine Aufgaben:

Operations & Struktur

• Du baust gemeinsam mit uns skalierbare, digitale Prozesse im Family Office auf und optimierst bestehende Abläufe laufend (AI-/Automation-first).
• Du hältst Deadlines, Aufgaben, Prioritäten und Verantwortlichkeiten im Blick und sorgst dafür, dass Projekte wirklich fertig werden, nicht nur gestartet.
• Du strukturierst Informationen (z. B. E-Mails, Projekt-Infos, Dokumente) so, dass das Team schnell entscheiden und arbeiten kann.

Projektmanagement (Schwerpunkt Immobilien & interne Projekte)

• Du übernimmst Gesamtverantwortung für Projekte , insbesondere im Immobilienbereich (z.B. An- und Verkäufe, Bau- und Sanierungsprojekte, laufendes Asset Management): von der initialen Strukturierung über die Planung, Koordination aller Beteiligten bis zur Umsetzung und Erfolgskontrolle.
• Du steuerst externe Partner wie Dienstleister, Architekten, Verwalter, Banken, Notare und andere Stakeholder und sorgst dafür, dass alle in eine Richtung arbeiten.
• Du verantwortest interne Optimierungs- und Digitalisierungsprojekte (Tools, Daten, Workflows) inklusive Konzeption, Umsetzung und Roll-out im Team.

Executive Assistenz & organisatorische Unterstützung

• Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, wo es sinnvoll ist, stets mit Blick auf Effizienz, Priorisierung und Wirkung.
• Du koordinierst Kalender, Termine und Reisen pragmatisch und vorausschauend und bindest dabei digitale Tools und Automatisierung ein, wo möglich.
• Du bereitest Besprechungen inhaltlich und organisatorisch vor und nach (Agenda, Unterlagen, Follow-ups) und stellst sicher, dass Entscheidungen sauber dokumentiert und nachgehalten werden.
• Du übernimmst ausgewählte, klassische Assistenzaufgaben; aber immer mit dem Blick eines Business Owners - nicht eines „reinen Organisators“.

Analytik & Reporting

• Du arbeitest gerne mit Excel/Google Sheets und erstellst Auswertungen, Übersichten und einfache Modelle zu Immobilien, Beteiligungen und anderen Assets.
• Du bereitest Informationen für Entscheidungsgrundlagen klar und prägnant auf (Tabellen, Slides, kurze Memos).
• Du unterstützt bei Reportings, Präsentationen und Dokumentation und stellst sicher, dass Zahlen und Fakten belastbar sind.
• Du erstellst Export- und Importvorlagen (z. B. CSV/XLSX) für wiederkehrende Datenflüsse und automatisierst deren Erstellung und Verarbeitung (z. B. via Makros, Apps Script, Power Query oder API-/Tool-Anbindungen).

Kommunikation & Schnittstelle nach außen

• Du bist eine repräsentative, verbindliche Ansprechperson für externe Partner (z. B. Dienstleister, Notare, Banken, Geschäftspartner).
• Du koordinierst Termine, Besprechungen und Jour Fixes, bereitest diese strukturiert vor und nach - inhaltlich und organisatorisch.
• Du gehst professionell mit vertraulichen Themen und Informationen um.

Qualifikation

Dein Profil:

Mindset & Arbeitsweise

• Du hast ein klar ausgeprägtes Ownership- und Growth-Mindset: Du willst Dinge verstehen, verbessern und end-to-end verantworten - nicht nur administrativ zuarbeiten.
• Du bist sehr selbstorganisiert, kannst dich in neue Themen eigenständig reindenken und Entscheidungen gut vorbereiten.
• Du fühlst dich in einer agilen, unternehmerischen Umgebung wohler als in Konzernstrukturen und brauchst kein großes Backoffice, um gut zu performen.

Fachliche Basis

• Abgeschlossenes Studium (z. B. Wirtschaft, Finance, Immobilien, Management, Business Administration, o. Ä.) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste relevante Erfahrung in Bereichen wie Business Operations, Projektmanagement, (Immobilien-)Asset Management, Unternehmensberatung/Consulting, Investment- oder Family-Office-Umfeld ist ein Plus - wichtiger als dein bisheriger Titel ist deine Denk- und Arbeitsweise.
• Sehr gute Excel-/Sheets-Skills und keine Berührungsängste mit Zahlen, Modellen und Auswertungen.

AI-/Tool- & Digital-Fit

• Du denkst AI-/Automation-first: Du nutzt Tools wie ChatGPT, Perplexity oder vergleichbare LLMs, Automatisierungs-Tools und moderne Kollaborationslösungen nicht nur nebenbei, sondern bewusst zur Effizienzsteigerung.
• Du arbeitest sicher mit MS Office/Google Workspace und hast Spaß daran, Tools wie z.B. Notion, Asana, Airtable, Make/Zapier & Co. zu evaluieren und produktiv einzusetzen.
• Du hinterfragst manuelle Arbeitsschritte und suchst aktiv nach smarteren Lösungen.

Kommunikation

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Pflicht.
• Du trittst nach außen professionell, freundlich und verbindlich auf und kannst mit sehr unterschiedlichen Gesprächspartnern auf Augenhöhe kommunizieren.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sind für dich selbstverständlich.

Benefits

Was dich bei Luminance erwartet

• Kleines, starkes Team: <10 Personen, direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer, kurze Entscheidungswege.
• Klare Projektverantwortung statt enger Stellenbeschreibung: Du verantwortest Gesamtprojekte und gestaltest Prozesse, Strukturen und Ergebnisse aktiv mit.
• Langfristige Zusammenarbeit: Wir suchen bewusst jemanden, der sich eine mehrjährige Perspektive in einem modernen Family Office vorstellen kann - kein „Sprungbrett“-Setup.
• Unternehmerisches Umfeld: Einblick in Immobilien, Beteiligungen, digitale Geschäftsmodelle und private Projekte auf höchstem Niveau.
• Moderne Arbeitskultur: Hohe Eigenverantwortung, pragmatisch, lösungsorientiert, wenig Politik, dafür viel Vertrauen.

Schick uns deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Motivationsschreiben, relevante Zeugnisse) unter Angabe deiner Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Eintrittstermins, oder bewirb dich direkt über unsere Website.