Mitarbeiter:in (m/w/d) im Geschäftszimmers des KJGD

Mitarbeiter:in (m/w/d) im Geschäftszimmers des KJGD

Making-Of Pankow
Pankow – das ist Berlins größte Produktion. Über 400.000 Menschen leben und arbeiten hier auf mehr als 100 Quadratkilometern. Täglich. Rund um die Uhr.
Von der pulsierenden Kulturszene im Prenzlauer Berg bis zu den ländlichen Oasen in Buch und Blankenfelde. Vom UNESCO-Welterbe bis zum modernsten Biotechnologie-Campus Deutschlands.

Aber wie funktioniert eigentlich ein Bezirk mit der Bevölkerung einer deutschen Großstadt?
Wie organisiert man das Leben von mehr Menschen, als in Chemnitz oder Kiel leben?
Wie sorgt man dafür, dass auf einer Fläche, die fünfmal so groß ist wie Friedrichshain-Kreuzberg, alles läuft?

Die Antwort: Mit einem starken Team aus engagierten Menschen, die täglich dafür sorgen, dass Pankow das bleibt, was alle lieben. Menschen wie Ihnen!
Kommen Sie in unser Team und werden Teil des Making-of Pankow!

Ihre Aufgaben

• Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Kinder- und Jugendärztlichen Dienst und unterstützen das Team mit Organisationstalent und Kommunikationsstärke.
• Sie erfassen und pflegen Daten sicher am Computer, erstellen Statistiken und Auswertungen und stellen eine verlässliche Dokumentation sicher.
• Sie bearbeiten den Posteingang und -ausgang, erledigen Schreibarbeiten und unterstützen bei allen anfallenden Verwaltungsaufgaben.
• Sie sind erste Ansprechperson für Ratsuchende und Besucher. Sie nehmen Anrufe entgegen, geben Auskünfte, prüfen Zuständigkeiten und koordinieren Termine – freundlich, serviceorientiert und klar.
• Sie planen und organisieren Abläufe im Dienstbereich. Dazu gehören Terminabsprachen, Protokollführung, Materialbestellungen und die Abstimmung mit der Leitung.
• Sie betreuen digitale Anwendungen wie die Online-Terminvergabe und interne Fachprogramme und tragen dazu bei, dass die Arbeitsprozesse reibungslos laufen.
• Sie unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit durch die Pflege von Informationsmaterialien und begleiten Auszubildende als Praxisanleitung im Arbeitsalltag.

Hinweis: Aufgrund der wahrzunehmenden Aufgaben, ist bei dieser Position die Möglichkeit von Homeoffice nicht vorhanden. Die Teilnahme an der Gleitzeit besteht, jedoch in Absicherung der Sprechzeiten.

Kennziffer: 266-4100-2025
Besetzbar ab: 01.02.2025
Besoldungsgruppe/Entgeltgruppe: E 5 Teil I EntO TV-L
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (Teilzeit ist möglich)

Zusatzinfos zur Stelle:

Die Stelle ist unbefristet und ist dem Gesundheitsamt, Grunowstraße 8-11 zugeordnet.

Ihr Profil

Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, in einem anerkannten Ausbildungsberuf der Verwaltung bzw. Bürowirtschaft, nach dem Berufsbildungsgesetz, mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren und entsprechender Tätigkeit
bevorzugt:
- Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r bzw.
- Abschluss des Verwaltungslehrganges I an der VAK

wünschenswert sind u.a.:
- Kenntnis über den Aufbau/Zuständigkeit der Berliner Verwaltung, insbesondere des Gesundheitsamtes und kennen die gesetzlichen Grundlagen
- Kenntnis der Rechtschreibung und Grammatik mit teilweise medizinischen Begriffen, für
das selbständige Verfassen von Schreiben nach inhaltlicher Vorgabe
- Kenntnis und Anwendung der Fachsoftware im KJGD (ZMS, Olmera, Octoware TN)
- Datenschutzrechtliche Grundlagen

Die einzelnen und weiteren Anforderungen und ihre Ausprägungen sind dem für diese Stelle erstellten Anforderungsprofil zu entnehmen, welches über den Button „weitere Informationen“ einzusehen ist.

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Ob Teilzeit, Gleitzeit, Homeoffice, mobil oder Sabbatical -das Bezirksamt Pankow bietet flexible Arbeitszeitmodelle, die helfen berufliche und private Aufgaben in jeder Lebenslag gut zu vereinbaren.

für Diversity

Wir schätzen Vielfalt und leben sie aktiv. Das Land Berlin setzt sich mit zahlreichen Maßnahmen stetig für ein wertschätzendes, diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden ein.

Arbeiten für das Gemeinwohl

Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag für die Gesellschaft und schaffen nachhaltige Verbesserungen, die das Leben vieler Menschen unseres Bezirks positiv beeinflussen.

Altersversorgung

Unsere Dienststelle bietet Tarifbeschäftigten eine attraktive Betriebsrente (VBL) als zusätzlichen Benefit zur Altersvorsorge.

Weiterbildung

Entwickeln Sie Ihre Kompetenzen gezielt weiter: Nutzen Sie unser breites Angebot an fachlicher & außerfachlicher Weiterbildung sowie individuelles Wissensmanagement.

Gute Verkehrsanbindung

Profitieren Sie von unserer guten Verkehrsanbindung. Mit vergünstigtem VBB-Firmenticket oder Hauptstadtzulage sind Sie flexibel und günstig in Berlin-Brandenburg unterwegs.

Hinweise zum Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 04.01.2026.

Bitte bewerben Sie sich online über das Berliner Karriereportal mit dem Button „ Jetzt bewerben “.
Bitte schauen Sie in unsere Ausfüllhinweise:

Erforderliche Unterlagen
Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung folgende Dateien bei:

• Anschreiben
• tabellarischer, lückenloser Lebenslauf
• aktuelle dienstliche Beurteilung bzw. aktuelles Arbeitszeugnis (möglichst nicht älter als ein Jahr)
• Nachweis Ihrer Qualifikation (z. B. Studien- oder Prüfungszeugnis)
• für Beschäftigte die bereits im öffentlichen Dienst arbeiten: Einverständniserklärung zur Einsicht in die Personalakte

Ansprechpartner für Ihre Fragen:
Frau Thomas, (030) 90295 - 5455

Bei weiteren Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an das Zentrale Bewerbungsbüro unter 030 90295-2200.

Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.