Office Manager (ag)

Wir sind eine bundesweit agierende Spezial-Agentur für Guerilla Marketing und Außenwerbung und unsere Kunden sind die ganz Großen. Bei ECHO POSTER geht es um Unkonventionelles, um Ausgefallenes, um Street Art und schließlich um Out-of-Home Marketing. Mit unserem 10-köpfigen Team, bieten wir Unternehmen eine Grundlage, um Ideen und Kreativität auf die Straße zu bringen. Hierbei arbeiten wir eng mit Agenturen oder auch direkt mit den Kund*innen zusammen. Wir sind die, die die extra Meile gehen; die die jede noch so nonkonforme Idee umsetzen; die die wissen wie es geht. Zur Unterstützung brauchen wir eine/n Problemlöser/in. Du bist für die Verwaltung und Organisation des Büros und der administrativen Abläufe zuständig. Du planst das Personal, kümmerst dich darum, dass die Buchhaltung einwandfrei läuft, unterstützt unser Team bei wichtigen Themen im Tagesgeschäft.

Aufgaben

• Du bist für den reibungslosen Ablauf im Büro zuständig
• Kontaktaufnahme zu Anbietern von Produkten und Dienstleistungen, um den Bestand an Büromaterial und die Wartung der Geräte sicherzustellen
• Koordination aller Abläufe und kleinerer Projekten in unserem Office
• Verwaltung der Zahlungen an Lieferanten und Dienstleister
• Optimierung vorhandener Arbeitsprozesse im Büro
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation zwischen den Abteilungen
• Planung und Koordination der Logistik von Sitzungen, Veranstaltungen und Reisen des Personals
• Du übernimmst die Korrespondenz mit unseren Kund*innen
• Verwaltung der Mitarbeiter-, Kunden- und Lieferantendatenbanken
• Vorbereitung der Buchhaltung, Vorbereitung von Zahlungen
• Management der Dokumenten-Ablage
• Unterstützung bei der Erstellung von Finanzplänen und Jahresplänen
• Unterstützung bei der Entwicklung von Analysen und Auswertungen

Qualifikation

• Kommunikationsfähigkeit und Einfühlungsvermögen
• Fähigkeiten zur Organisation und Zeitmanagement mit einer großen Liebe zum Detail
• Kenntnisse in kaufmännischen Prozessen
• Du bist verantwortungsbewusst und engagiert mit einer Hands-On Mentalität
• Kenntnisse von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS Office und von Software für Projektmanagement und Teamwork
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Verhandlungs- und Problemlösungsgeschick
• Dich zeichnen vor allem deine sozialen Fähigkeiten und deine hohe Dienstleistungsorientierung aus
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in deutsch und englisch

Benefits

• Bei uns kannst du an entscheidender Stelle in einem jungen und dynamischen Unternehmen wachsen
• Unsere Projekte und Kund*innen sind so vielfältig wie Berlin selber. Wir unterstützen verschiedene namhafte Unternehmen, aber auch kleine Startups, bei der Umsetzung ihrer Marketing-Kampagnen. Wir versprechen, es wird nie langweilig
• In unserem kleinen Team sind die Entscheidungswege kurz und die Entwicklungsmöglichkeiten groß. Wir leben eine offene Unternehmenskultur und lassen dich die Zukunft von Echoposter mitgestalten
• Es gibt kostenlose Getränke den ganzen Tag (Softdrinks, Kaffee, voll ausgestattete Küche etc.)
• Wir möchten, dass du das Beste aus dir rausholst und fördern gerne Weiterbildungen.
• Immer ausgestattet mit der neusten Technik - Firmenhandy und Laptop

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, Anschreiben, Gehaltsvorstellung und frühestem Eintrittsdatum!