Board and Executive Assistant (w/m/d)

Wir sind ein inhabergeprägtes Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitenden und Sitz im Herzen von Berlin-Mitte. Bis Juli 2024 waren die vier Gründer zugleich auch die Geschäftsführer. Seit Juli 2024 hat sich bei uns einiges bewegt: Unsere Gründer haben die operative Geschäftsführung an die neue Geschäftsführerin Film Deutschland übergeben und steuern DCM jetzt aus dem Board heraus – strategisch, zukunftsorientiert und manchmal auch ein bisschen spontan. Und genau hier kommst du ins Spiel.

Als Board Executive Assistant bist du in Teilzeit (mind. 32 Stunden) oder Vollzeit das organisatorische Rückgrat unserer neuen Struktur: Du koordinierst Termine, Board- und Committee-Meetings und sorgst dafür, dass alles läuft – auch wenn’s mal brennt. Struktur, Überblick und Humor sind deine täglichen Werkzeuge.

Aufgaben

• Organisation der quartalsweisen Board-Meetings : Terminplanung, Agenda-Setting, Kommunikation mit allen Beteiligten, Sicherstellung inhaltlicher und formeller Vorgaben (Pre-Reads, Präsentationen), Protokollierung, Nachbereitung und To-do-Tracking
• Betreuung und Koordination der vier Board Committees: Unterstützung bei Planung, Organisation und Durchführung, Vereinheitlichung von Strukturen und Prozessen, Sicherstellung des Informationsflusses zwischen Committees und Board
• Assistenz für zwei Board-Mitglieder: Kalender-, Reise- und Meetingkoordination, Priorisierung, Reisekostenabrechnung
• Proaktive Kommunikation und Troubleshooting: Erkennen und Auflösen von Termin- und Reiseüberschneidungen, frühzeitige Konflikterkennung, Erinnerung, Abstimmung und klare Kommunikation
• Administrative und koordinative Aufgaben: Schnittstellenmanagement zwischen internen und externen Stakeholder*innen, strukturgebende Unterstützung im Tagesgeschäft

Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Assistenz, Office Management, Vorstands-/Board-Sekretariat)
• Schnelle Auffassungsgabe: Verständnis dafür, was gebraucht wird, bevor jemand es ausspricht
• Struktur und Ownership: Du schaffst Struktur und Ordnung und scheust dich nicht, Entscheidungen zu treffen
• Hohe soziale Flexibilität: Du kannst dich sowohl strukturierte als auch spontane Arbeitsweisen einstellen
• Gespür für Menschen und Situationen: Du triffst immer den richtigen Ton - egal ob intern oder extern
• Diskretion und Verbindlichkeit im Umgang mit sensiblen Themen
• Souveräner Umgang mit digitalen Tools: Outlook, MS Teams, Slack, Zoom und MS Office (Word, PowerPoint, Excel) - auch mobil von unterwegs
• Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Arbeitstage: 5 Tage pro Woche

Teilzeit möglich, sofern Flexibilität gewährleistet ist (z. B. gelegentliche Wochenendverfügbarkeit bei Reiseorganisation)

Benefits

Eine Position an der Schnittstelle von Board, Committees und Management mit operativer Verantwortung und strategischer Einbindung. Wir arbeiten vertrauensvoll und flexibel miteinander – neben unserem wunderschönen, barrierefreien Office im Herzen Berlins besteht auch teilweise Flexibilität für Home- und Remote-Arbeit. Bei uns erwartet dich eine offene Arbeitsatmosphäre, in der du dich und deine Ideen aktiv einbringen kannst und sollst. Unseren Teamgeist stärken wir durch abwechslungsreiche Teamevents, Premierenfeiern und Filmscreenings im hauseigenen Kino.

Die Position ist ab sofort in Teilzeit (mind. 32 Wochenstunden) oder in Vollzeit zu besetzen.

Bewerbung:

Bitte sende uns deinen Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben unter Angabe deiner Gehaltsvorstellungen und deines möglichen Startdatums per E-Mail an: [email protected] (Ansprechpartnerin: Keshia Gori).

Anschreiben? Wir haben 2025!

Anschreiben gelten zwar mittlerweile oft als unnötig, jedoch helfen sie uns dabei, dich besser kennenzulernen, denn bei der Auswahl unseres Teams geht es uns um den Menschen hinter dem Lebenslauf. Was wir allerdings tatsächlich unnötig finden, ist mangelnde Diversität in Unternehmen. Daher ist es für deine Einstellung nicht ausschlaggebend, woher du kommst, was du glaubst, wie alt du bist, wen du liebst oder wie du dich identifizierst.

Mehr Informationen zu DCM findest du unter