Team Assistant HR & Finance

Die VALID Group GmbH ist eine Agenturgruppe mit Standorten in Berlin und Köln. Wir sind spezialisiert auf die Entwicklung und Umsetzung von Strategien und Kommunikationslösungen – digital, klassisch und crossmedial – für erklärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen. Unser interdisziplinäres Team vereint Expertise in den Bereichen Strategie, Design, Technologie und Content, um passgenaue und wirksame Lösungen für unsere Kund:innen zu realisieren. Zu unserem Kundenportfolio zählen renommierte Unternehmen, verschiedene Bundesministerien und Verbände.

Du unterstützt unser Team in administrativen Themen rund um HR und Finance und behältst dabei auch in einem dynamischen Agenturalltag den Überblick. Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem die Personaladministration, vorbereitende Buchhaltung sowie die Unterstützung organisatorischer Prozesse im Tagesgeschäft, in enger Zusammenarbeit mit den Bereichen HR und Finance.

Aufgaben

• Unterstützung in der Personaladministration und vorbereitenden Buchhaltung
• Pflege von Mitarbeiter- und Stammdaten sowie administrativen Unterlagen
• Vorbereitung von Eingangsrechnungen und Unterstützung im Belegmanagement
• Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen sowie der Prüfung von Kreditkartenabrechnungen
• Administrative Begleitung von On- und Offboarding-Prozessen
• Pflege von Urlaubs- und Krankheitsdaten
• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei administrativen Fragestellungen
• Kommunikation mit externen Partnern wie Krankenkassen oder Dienstleister:innen
• Unterstützung allgemeiner administrativer und organisatorischer Abläufe im Agenturalltag

Qualifikation

• Kaufmännischer Hintergrund durch Ausbildung oder praktische Berufserfahrung
• Idealerweise bringst du bereits erste Erfahrung in der Personaladministration mit, Kenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung sind ein Plus.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationsstärke sowie ein pragmatischer Hands-on-Ansatz
• Eigeninitiative und die Bereitschaft, Themen mit- und weiterzudenken
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen, insbesondere Excel
• Kommunikationsstärke und Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben

Benefits

Selbstverantwortliches Arbeiten, individueller Freiraum und vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten in Verbindung mit einer konstruktiven, freundlichen Zusammenarbeit im Team sind uns bei VALID sehr wichtig. Klare und transparente Kommunikation auf Augenhöhe prägt unsere Teamkultur.

Vielseitige Aufgaben schaffen den Rahmen für deine fachliche Weiterentwicklung. Dabei setzen wir auf faire Arbeitszeiten und eine gesunde Work-Life-Balance. Mit flexiblen Arbeitszeiten und einem persönlichen Arbeitszeitkonto kannst du Alltag und Arbeit optimal vereinbaren. Auch Teilzeitmodelle sind möglich.

Wir ermöglichen hybrides Arbeiten in einem mitarbeiterfreundlichen Mix. Unsere modern ausgestatteten Arbeitsumgebungen bieten die Voraussetzungen für konzentriertes Arbeiten ebenso wie für persönliche Zusammenarbeit im Team. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, regelmäßig remote zu arbeiten.

Schwerbehinderte und nachweislich gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besonders bevorzugt.

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung und darauf, Dich kennenzulernen, idealerweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.