Teamassistenz (m/w/d) Technischer Innendienst
- Sie unterstützen unsere Bereiche Einkauf, Ausschreibung und Vergabe sowie Kalkulation bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgen für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.
- Sie unterstützen bei der Erstellung und Nachbearbeitung von Aufträgen und Nachträgen und übernehmen die strukturierte Pflege und Ablage der zugehörigen Unterlagen in unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
- Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben für die Teams des Technischen Innendienstes und unterstützen diese im operativen Tagesgeschäft.
- Sie übernehmen eigenständig die Kalender- und Terminorganisation für den Leiter Angebotsbearbeitung sowie den Leiter Ausschreibung/Vergabe und Einkauf und koordinieren interne und externe Termine sowie erforderliche Abstimmungen.
- Sie organisieren und bearbeiten administrative Vorgänge und Zuarbeiten für den Einkauf.
- Sie erstellen, formatieren und pflegen Vorlagen und Dokumente unter Berücksichtigung unserer geltenden Gestaltungsrichtlinien.
- Sie prüfen Dokumente hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung sowie formaler Qualität.
- Sie bearbeiten und koordinieren das zentrale E-Mail-Postfach des Einkaufs und stellen die strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Vorgänge sicher.
- Sie betreuen unsere Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, z. B. iTWO Tender, und unterstützen bei der Bereitstellung, Pflege und Verwaltung von Vergabeunterlagen.
- Sie erfassen Angebote in RIB iTWO, erstellen und pflegen Preisspiegel und bereiten die Unterlagen für die weitere Bearbeitung vor.
- Sie bereiten Verhandlungen mit Nachunternehmern organisatorisch vor und stellen unter anderem Teilnehmerdaten, Angebotsnummern und erforderliche Anlagen zusammen.
- Sie übernehmen die digitale Aufbereitung und Nachbereitung von Verhandlungsprotokollen, deren Ablage im DMS sowie den Versand an die jeweiligen Nachunternehmer.
- Sie erstellen Materialbestellungen nach Vorgabe.
- Sie bearbeiten kleinere Beschaffungsvorgänge eigenständig – von der Angebotseinholung über den Preisvergleich bis zur Erstellung von Preisspiegeln.
- Sie pflegen und aktualisieren Rahmenvertragsdaten, Vertragsunterlagen sowie Geschäfts- und Nachunternehmerkontakte.
- Darüber hinaus unterstützen Sie die Leitung der Angebotsbearbeitung bei Assistenz-, Organisations- und administrativen Aufgaben.
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