Projektmanager:in & PMO (m/w/d)

Wir sind das Team Passerelle, eine 2025 in Berlin gegründete KI-Beratung aus dem gewerkschaftlichen Umfeld. Unser Name ist Programm: Passerelle bedeutet Brücke. Wir sind angetreten, um inmitten der größten Transformation der Arbeitswelt genau diese Brücke in die Zukunft zu bauen - eine Brücke, die echten technologischen Fortschritt ermöglicht und gleichzeitig bessere Arbeitsbedingungen schafft. All das machen wir unter dem Leitsatz: Gute KI. Gute Arbeit.

Gegründet von erfahrenen Köpfen aus der Tech- und Beratungswelt sowie der angewandten KI-Wissenschaft, verbinden wir strategischen C-Level-Weitblick mit tiefem technologischem Sachverstand. Wir begleiten Organisationen und Institutionen auf ihrem Weg in eine KI-geprägte Zukunft, von der strategischen Beratung über die werteorientierte technische Implementierung und die nachhaltige Adoption im Betrieb. Neben unseren Transformationsmandaten entwickeln wir eigene Software-Produkte für digitale Souveränität.

Aufgaben

Als erste:r Projektmanager:in & PMO (m/w/d) bei uns konzipierst und etablierst du die PMO-Strukturen für unsere Beratungsmandate von Grund auf. Du bist das organisatorische Rückgrat unserer Projektteams und sorgst dafür, dass im Hintergrund alle Fäden, Timelines und Prozesse perfekt zusammenlaufen.

Den Großteil deiner Zeit hältst du unseren Projektleitungen in den Beratungsmandaten operativ den Rücken frei und treibst die strukturierte Umsetzung der Projekte voran. Dabei schnupperst du echte Beratungsluft und bist hautnah bei unseren Leuchtturmprojekten dabei.

Die übrige Zeit arbeitest du eng mit unserem Chief of Staff zusammen, unterstützt operativ bei internen strategischen Initiativen – und übernimmst unseren Social-Media-Auftritt Schritt für Schritt als dein eigenes Projekt.

Deine Aufgaben

Klassisches PMO & Projektmanagement in Kundenprojekten (60-70 %):

• Du unterstützt die Projektleitung dabei, unsere Mandate operativ umzusetzen, und entlastest sie im Tagesgeschäft.
• Du koordinierst Meetings, Workshops und Termine mit internen wie externen Beteiligten und bereitest sie sauber vor und nach. In großen Mandaten bist du die verlässliche operative Klammer zwischen dem Kundenteam und Team Passerelle.
• Du hältst unsere Projektdokumentation und Knowledge-Management-Systeme aktuell, pflegst Action-Item-Listen und stellst sicher, dass alle Beteiligten jederzeit den Überblick behalten.
• Gemeinsam mit der Projektleitung übernimmst du das Projektcontrolling – von Meilensteinen und Timelines über das Stundentracking bis zu sauberen Statusberichten und der Abrechnung.
• In großen Mandaten mit Kunden- und internen Teams bist du die verlässliche Schnittstelle zwischen allen Beteiligten und sorgst dafür, dass die Zusammenarbeit reibungslos läuft.

Interne Initiativen & Operations (ca. 30-40 %):

• Du arbeitest Hand in Hand mit unserem Chief of Staff und unterstützt operativ dabei, interne strategische Initiativen voranzutreiben und umzusetzen.
• Du packst überall dort mit an, wo Struktur, Koordination oder ein zusätzliches paar Hände gebraucht werden – von der Organisation interner Vorhaben bis hin zu Team-Events.
• Dein eigenes Projekt - Marketing & Social Media:
  - Du planst, erstellst und koordinierst den Content für unsere digitalen Kanäle (insb. LinkedIn) und weitere Initiativen, um die Sichtbarkeit und Haltung von Team Passerelle kontinuierlich im Markt zu verankern. Dabei koordinierst du auch etwaige Dienstleister.
  - Du nimmst unseren Markenauftritt eigenverantwortlich in die Hand und wächst in dieses Thema als dein festes, eigenes Projekt hinein.

Qualifikation

• Fundiertes Organisationstalent mit Startup-Mentalität: Ob erfolgreich abgeschlossenes Studium, kaufmännische Ausbildung oder relevante Berufserfahrung – wichtig ist uns dein Track Record: Du hast bereits einige Jahre im Bereich Projektmanagement, Projektassistenz oder Operations im Agentur-, Startup- oder dynamischen Beratungsumfeld gearbeitet. Du kennst die Agilität kleiner Teams und blühst im dynamischen Umfeld auf.
• Struktur & Auge fürs Detail: Du liebst es, Ordnung in komplexe Abläufe zu bringen. Da wir ein wachsendes Unternehmen sind, erwartest du keine gemachten Nester, sondern hast Lust, Strukturen und Prozesse von Grund auf selbst mitzugestalten. Du arbeitest gewissenhaft, proaktiv und absolut verlässlich und bist kein reiner Admin-Typ, sondern denkst dich auch mal tief in Themen ein.
• Kommunikationsstärke & Schreibtalent: Du drückst dich präzise aus und hast ein Händchen für ansprechenden Social-Media-Content. Darüber hinaus besitzt du die analytische und sprachliche Schärfe, um auch komplexe Sachverhalte präzise in Textform zu gießen. Dein Deutsch ist absolut fehlerfrei und stilistisch stark (C2-Niveau zwingend), dein Englisch ist verhandlungssicher.
• Digital-Fluency: Du arbeitest am Puls der Zeit. Der sichere Umgang mit modernen cloud-basierten Tools (z. B. Notion, Asana) ist für dich selbstverständlich. Da wir eine KI-Beratung sind, setzen wir eine aktive, neugierige KI-Praxis im eigenen Alltag voraus (zB. verschiedene LLMs, Lovable, Automatisierungen mit make.com/n8n ). Du hast echte Lust darauf, dich tief in neue KI-Tools und Automatisierungen einzuarbeiten und diese anzuwenden.
• Can-Do-Attitude & Haltung: Du hast Spaß an der Dynamik eines jungen Unternehmens, kannst dich selbst organisieren und denkst lösungsorientiert & proaktiv mit um Probleme eigenständig zu lösen. Du teilst unsere Werte rund um eine gerechte Arbeitswelt von morgen.

Benefits

• Echter Impact & Haltung: Ein Arbeitsumfeld, das technologische Innovation mit gesellschaftlicher Verantwortung und nachhaltigen Werten verbindet. Du gestaltest die KI-Transformation an vorderster Front nach europäischen, demokratischen Werten.
• Beratungsluft & Netzwerk: Einblicke in hochkarätige Mandate aus Politik, Wirtschaft und Gewerkschaften
• Hohe Autonomie: Flache Strukturen, die bewusste Abwesenheit von Mikromanagement und echte Verantwortung für deine Accounts und Themen
• Flexibles Set-up: Remote-first mit einem Kernteam in Berlin sowie flexiblen Arbeitszeiten, die zu deinem Leben passen.
• Standards: 30 Tage Urlaub (anteilig bei Teilzeit), ein eigenes Weiterbildungsbudget und modernste Arbeitsausstattung
• Faire Vergütung: Ein transparentes Gehaltsband von 48.000 bis 65.000 € brutto p.a. auf Vollzeitbasis (je nach Erfahrung)

* Langfristige Perspektive: Die Stelle ist aufgrund unserer agilen Startup-Phase zunächst auf ein Jahr befristet. Da wir uns im nachhaltigen Aufbau befinden, ist eine langfristige Zusammenarbeit unser klares Ziel. Eine Verlängerung oder Entfristung wird bei entsprechender Mandats- und Geschäftsentwicklung ausdrücklich angestrebt.

Der Kern unserer Arbeit ist die sozialpartnerschaftliche Gestaltung der KI-Transformation - von der fairen Verteilung von Produktivitätsgewinnen über die digitale Souveränität bis hin zur Frage, wie wir eine gerechte Arbeitswelt von morgen bauen. Wir brennen für diese Themen und wollen diese Brücke in die Zukunft nicht nur theoretisch durchdenken, sondern ganz praktisch bauen.

Dafür suchen wir kluge Köpfe mit Haltung und Can-Do-Attitude, die um die Ecke denken und keine Angst haben, Annahmen zu hinterfragen. Bewirb dich ausdrücklich auch dann, wenn dein Lebenslauf nicht perfekt auf die Beschreibung passt - für uns zählen deine Perspektive und dein innerer Antrieb weit mehr als ein lückenloses Profil. Wenn du Lust hast, ein junges Unternehmen mitzuprägen und der Zukunft der Arbeit deinen Stempel aufzudrücken: Join us!