Persönliche/r Assistent/in in der Musikbranche (m/w/d)

Wir suchen eine/n engagierte/n und zuverlässige/n persönliche/n Assistent/in für einen deutschen Musikkünstler zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Es handelt sich um eine Position mit hohem Verantwortungsgrad, hoher Vertraulichkeit und absoluter Zuverlässigkeit. Wenn du ein Organisationstalent bist, Spaß an deinem Job hast, örtlich nicht gebunden bist und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeitest, dann bist du bei uns genau richtig.

Art: Vollzeit
Arbeitsort: Welt

Aufgaben

Persönlicher Support / PA

• Du erledigst vorausschauend und proaktiv private Angelegenheiten und Besorgungen und bist ein/e zuverlässige/r Ansprechpartner/in für persönliche Anliegen.

Terminkoordination

• Du planst und organisierst Termine, Meetings oder Reisen und stellst sicher, dass sowohl Zeitpläne eingehalten werden als auch buchhalterisch alles richtig verwaltet wird (Reisedokumentation).
• Du führst, strukturierst und priorisierst den kompletten Artist-Kalender (Tourdaten, Studiotermine, Business-Meetings, Pressetermine usw.).
• Du erstellst Tages- und Wochenabläufe für den Künstler in Abstimmung mit dem Business Team.
• Du bereitest Events, Promo-Termine, Interviews, Liveshows, Aufzeichnungen etc. in Absprache mit dem Business Team vor.

Büro- und Verwaltungsaufgaben

• Du bearbeitest zeitnah und zuverlässig E-Mails, Telefonate und andere Korrespondenz, um den reibungslosen Ablauf des Alltags zu gewährleisten.
• Abrechnung von Spesen, Reisekosten, Rechnungsmanagement obliegt dir, soweit es den Künstler direkt betrifft.

Kommunikation

• Du fungierst als professionelle Kommunikationsschnittstelle zwischen dem Management / der Geschäftsführung, dem Team und dem Künstler.
• Du koordinierst interne und externe Meetings inkl. Vorbereitung von Briefings und Unterlagen und stellst sicher, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig beim Künstler eingehen – gefiltert, priorisiert und vorstrukturiert.
• Du leitest relevante KPIs, To-Dos und Deadlines weiter und besprichst sie in Absprache mit dem Business-Team mit dem Künstler.
• Du sorgst dafür, dass der Künstler alle relevanten Gespräche mit seinem Business-Team wahrnimmt.

Reiseplanung

• Du organisierst Flüge, Hotels und Transportmittel und sorgst dafür, dass alle Reisepläne perfekt umgesetzt werden.
• On-Site-Support während wichtiger Termine (Shows, Interviews, Videodrehs, Reisen)
• Koordination von Fahrdiensten, Security, Stylisten, Make-up, Wardrobe, Videoteams etc.
• Sicherstellung, dass Equipment, Unterlagen und persönliche Items vollständig und organisiert sind.
• Troubleshooting in Echtzeit – schnelle, lösungsorientierte Entscheidungen.

Vertraulichkeit & Schutz des Künstlers

• Strikte Einhaltung von Datenschutz und Geheimhaltungspflichten
• Professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen, persönlichen Themen und Geschäftsstrategien.
• Verantwortungsbewusstes Verhalten im öffentlichen und privaten Umfeld des Künstlers (keine Social-Media-Postings, kein privates Networking über die Position).

Proaktives Arbeiten & Vorausschau

• Antizipieren von Problemen, Engpässen oder Konflikten, bevor sie entstehen.
• Erkennen, was der Künstler oder das Business Team in den nächsten Tagen/Wochen braucht.
• Selbstständiges Organisieren und Strukturieren ohne permanente Anleitung.
• Verantwortung für einen störungsfreien Ablauf aller Prozesse.

Qualifikation

Berufserfahrung

• Du hast mindestens 3 - 5 Jahre Erfahrung als PA, EA, Team-Assistenz oder Artist-Management Assistenz.

Organisationstalent

• Du verfügst über exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Strukturfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein.

Flexibilität

• Du bist bereit, zu unregelmäßigen Arbeitszeiten, einschließlich Abenden und Wochenenden zu arbeiten, sowie Reisen ins Ausland anzutreten. Ebenso wird der Arbeitsort je nach Bedarf kommuniziert.

Diskretion

• Du gehst verlässlich und diskret mit vertraulichen Informationen um. Dein Fokus liegt auf dem Gesamtwohl des Projekts – nicht auf der persönlichen Nähe zum Künstler.

Kommunikationsfähigkeit

• Du besitzt exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Präzise Dokumentation, Nachverfolgung von Tasks, exzellente Prioritätensetzung fallen dir leicht und sind die Voraussetzung für die Erfüllung des Jobs.

Technisches Know-how

• Du bist sicher im Umgang mit Kalender-Tools, Projektmanagement-Software und Office-Tools.

Führerschein

• Ein gültiger Führerschein der Klasse B ist für deine Position notwendig (idealerweise Fahrerfahrung in Großstädten).

Persönliche Voraussetzungen

• Absolute Loyalität gegenüber dem Business- und Management-Team (keine Lagerbildung)
• Hohe Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Belastbarkeit, Stressresistenz, keine Ego- oder Fan-Mentalität
• Professionelles Auftreten – intern wie extern
• Fähigkeit, unter Druck schnell und klug Entscheidungen zu treffen
• Hands-on-Mentalität - Anpacken statt Delegieren
• Disziplinierte Kommunikation, Konflikt- und Kritikfähigkeit
• Fähigkeit, Grenzen des Jobs einzuhalten (keine Vermischung von Privatem und Beruflichem)
• Proaktive, eigenständige Work Ethic

Wir erwarten eine durchgehend professionelle Arbeitsweise, bei der eindeutig ist, dass die Position im Dienst des Business- und Management-Teams steht. Entscheidungen erfolgen ausschließlich über das Management; private Gefälligkeiten ohne vorherige Abstimmung, persönliche Freundschaften, Social-Media-Aktivitäten oder die Nutzung des Kontakts zu eigenen Zwecken sind ausgeschlossen. Eine transparente Kommunikation in Form täglicher Statusberichte, Wochenplanungen und Prioritätenlisten sowie eine offene Feedbackkultur mit regelmäßigen Evaluationsgesprächen bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Benefits

Internationales Team:

• Unser Team arbeitet an unterschiedlichen Standorten mit internationalen Zielen und ermöglicht es dir, deine Erfahrungswerte global zu erweitern.

Betriebsklima:

• Unser Team wird dich mit einer positiven Unternehmenskultur, die Wertschätzung und Teamarbeit fördert, willkommen heißen. Unser Ziel ist es, dass sich alle truworks Mitarbeiter/innen geschätzt und gefördert fühlen.

Wettbewerbsfähige Vergütung:

• Wir bieten dir eine angemessene und wettbewerbsfähige Gehaltsstruktur.

Technologische Ausstattung:

• Mit der Bereitstellung moderner Arbeitsmittel und Technologien unterstützen wir deine Effizienz.

Vertrauensarbeitszeit:

• Unser Vertrauensarbeitszeitmodell ermöglicht es dir, deine Arbeitszeit flexibler zu gestalten und eigenverantwortlich zu arbeiten.

Wenn du bereit bist, deine Fähigkeiten in einem dynamischen und innovativen Unternehmen einzubringen und du dich in den Anforderungen spiegelst, dann freuen wir uns darauf, von dir zu hören. Bewerbe dich jetzt und werde Teil unseres engagierten Teams!Wir freuen uns auf deine Bewerbung