Assistenz Abteilungssekretariat (m/w/d) (Berlin)

Suchen Sie nicht nur einen Job, sondern eine Mission im Herzen von Berlin? Für ein renommiertes Forschungsinstitut suchen wir zum 01.06.2026 eine Assistenz im Abteilungssekretariat, die Organisationstalent mit Leidenschaft verbindet. Sie sind das organisatorische Rückgrat, die kommunikative Schnittstelle und der Ruhepol in einem dynamischen, internationalen Umfeld. In dieser Position jonglieren Sie nicht nur mit Terminen, sondern unterstützen wissenschaftliche Exzellenz auf höchstem Niveau.

• Zentrale Schnittstelle: Leitung der administrativen Geschäftsstelle und Koordination fachübergreifender Korrespondenz (Deutsch/Englisch).

• Event-Management: Eigenständige Organisation, Vor- und Nachbereitung internationaler Tagungen, Workshops und Sitzungen inklusive Protokollführung.

• Logistik-Profi: Komplette Dienstreiseorganisation und -abrechnung sowie ad-hoc-Einsatzplanung in Krisenfällen (Lagezentrum).

• Finanz- & Ressourcenmanagement: Haushaltsplanung, Beschaffungswesen und Raumplanung für den Verantwortungsbereich.

• Wissenschaftlicher Support: Redaktionelle Bearbeitung von Manuskripten, Literaturrecherche in Datenbanken sowie Gestaltung von Vorträgen und Webseiten.

• Verwaltung: Schriftgutverwaltung, Postbearbeitung und Unterweisung von Auszubildenden

• Qualifikation: Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Fremdsprachenkorrespondent/in oder eine vergleichbare Ausbildung.

• Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder einem vergleichbaren Umfeld.

• Fachwissen: Kenntnisse in der Bundeshaushaltsordnung (BHO), dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) sowie Grundkenntnisse im Vergaberecht.

• IT-Skills: Professioneller Umgang mit der MS-Office-Palette (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Sprachgefühl: Verhandlungssicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse für den wissenschaftlichen Kontext.

• Soft Skills: Ein hohes Maß an Flexibilität, Belastbarkeit, proaktive Serviceorientierung und absolute Teamfähigkeit.

• Attraktive Vergütung: Leistungsgerechte Vergütung gemäß Tarifvertrag Zeitarbeit der DGB/GVP Tarifgemeinschaft.
• Erholung: bis zu 30 Tagen Erholungsurlaub sowie Sonderurlaub für Umzug, Heirat, Geburt und weitere Ereignisse
• Soziale Absicherung: Umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Weihnachts- und Urlaubsgeld.
• Fairness: Vertretung durch unseren flächendeckenden Betriebsrat inkl. Schwerbehindertenvertretung
• Altersvorsorge : Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge nach dem Ende der Probezeit.
• Weiterbildungsmöglichkeiten : Zugang zu mehr als 200 kostenlosen Online-Kursen, z.B. MS-Office

Wir leben Vielfalt und Weltoffenheit : Menschen mit Behinderung sind bei uns ausdrücklich und von ganzem Herzen willkommen – Ihre Talente zählen!