Office Koordinator(in) (m/w/d)

Über uns

YouLend ist ein schnell wachsendes FinTech und die bevorzugte Embedded-Finance-Plattform für viele der weltweit führenden E-Commerce-Plattformen, Tech-Unternehmen und Payment Service Provider. Unsere Software ermöglicht es Partnern, ihr Angebot zu erweitern, indem sie ihren Händler:innen flexible Finanzierungsprodukte unter eigener Marke anbieten – ohne eigenes Kapitalrisiko.

Wir gehören zur führenden Private-Equity-Gesellschaft EQT und wachsen seit 2020 jedes Jahr um mehr als 100 %. Unser Hauptsitz ist in London, wir sind aber auch in mehreren europäischen Ländern und in den USA vertreten. Zu unseren Partnern zählen u. a. eBay, Amazon, Lieferando Shopify und Stripe.

Die Rolle

Wir suchen eine*n hoch organisierte*n und engagierte*n Office Koordinator*in (m/w/d), die unser dynamisches Team in unserem Berliner Büro unterstützt und an unsere Office Managerin im Londoner Büro reportet.

Die ideale Person spielt eine zentrale Rolle bei der reibungslosen täglichen Büroorganisation, unterstützt administrativ und operativ und treibt gleichzeitig unsere Recruiting-Aktivitäten voran, um talentierte neue Kolleginnen und Kollegen zu gewinnen und zu halten.

Dies ist eine großartige Gelegenheit, Teil unseres wachsenden Teams zu werden, das auf Erfolgskurs ist – mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten.

Für diese Position sind ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein starkes Auge fürs Detail und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, erforderlich.

Anforderungen / Aufgaben im Office Management

• Betreuung von Besucherinnen und Besuchern: Begrüßung, Empfang, Weiterleitung an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen sowie Benachrichtigung der relevanten Ansprechpersonen.

• Allgemeine administrative Aufgaben wie Postbearbeitung, Organisation von Kurierdiensten, Bestellung von Geschenken/Incentives sowie Büromaterial.

• Sicherstellen, dass die Besprechungsräume stets ordentlich sind, und Vorbereitung von Meetings nach Bedarf.

• Kommunikation mit Vermieter und Facility-Team zur Lösung von Problemen im Büro.

• Erkennen und – wenn möglich – eigenständiges Lösen von Problemen im Büro bzw. Weiterleitung an die Office Managerin.

• Unterstützung bei Projekten wie Büroumzügen, Arbeitsplatzveränderungen oder Health & Safety-Prüfungen.

• Weitergabe von unternehmensweiten Informationen an die Mitarbeitenden.

• Verwaltung des gemeinsamen E-Mail-Postfachs und Bearbeitung eingehender Anfragen.

• Administrative Unterstützung des Teams, einschließlich Terminplanung, Kalenderverwaltung und Korrespondenz.

• Koordination von Reisebuchungen und -plänen.

• Durchführung von Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen, Dokumentation und Meldung von Vorfällen.

• Betreuung und Verwaltung von Dienstleistern und Lieferanten, Sicherstellung einer organisierten und effizienten Büroinfrastruktur.

• Bestellung von Team-Lunches bei Bedarf.

• Hauptansprechperson für interne und externe Stakeholder.

Aufgaben im Bereich Recruiting und HR

• Sichtung von Lebensläufen für offene Positionen, Terminvereinbarung für erste Kennenlerngespräche sowie Koordination von Interviews mit Kandidatinnen und Kandidaten und den Hiring Managern.

• Unterstützung im Onboarding-Prozess durch Vorbereitung der Unterlagen, Koordination des IT-Setups und Begleitung neuer Mitarbeitender bei der Einführung.

• Unterstützung beim Offboarding, um einen reibungslosen Ablauf aller Austrittsprozesse sicherzustellen.

• Abstimmung mit dem HR-Team, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterdaten stets aktuell sind.

• Mithilfe bei der Organisation von Mitarbeiter-Events und Engagement-Initiativen.

Requirements

Voraussetzungen

• Fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch.

• Nachgewiesene Erfahrung als Koordinator/in oder Assistent/in in einem Büro- oder Verwaltungsumfeld.

• Erfahrung im Recruiting, insbesondere in der Sichtung von Lebensläufen und der Durchführung von Erstgesprächen.

• Starke organisatorische Fähigkeiten sowie ausgezeichnetes Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten.

• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit einem professionellen und positiven Auftreten – persönlich, telefonisch und schriftlich.

• Sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie anderen relevanten Tools.

• Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Diskretion zu behandeln.

• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise mit einer Hands-on-Mentalität.

• Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team effektiv zu arbeiten.

• Freundliches, aufgeschlossenes Auftreten – du repräsentierst YouLend und bist erste/r Ansprechpartner/in für externe Gäste.

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, unter Druck zu arbeiten und flexibel auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren.

Wünschenswert

• Interesse an persönlicher Weiterentwicklung und kontinuierlichem Lernen.

• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Management-Teams.

• Schulung als Brandschutzhelfer/in oder Ersthelfer/in.

Benefits

Warum YouLend? Jetzt wird’s spannend

Wir haben starke Lösungen entwickelt, bedeutingsvolle Partnerschaften gewonnen und wachsen extrem schnell – aber das globale Potenzial ist riesig, wir fangen gerade erst an.

Deine Benefits

• Starkes Wachstum (>100 % YoY seit 2020) → klare Perspektiven für Gehalt, Bonus, und Karriereentwicklung

• Finanzstark dank Private-Equity-Backing

• Teil der Banking Circle Group mit einer voll lizenzierten Bank in Luxemburg – ermöglicht Expansion in komplex regulierte Märkte

Arbeitsumfeld

• Ein Team auf Top-Niveau, das sich gegenseitig pusht und durch direktes Feedback weiterbringt

• Starke, transparente Kultur – wir halten zusammen

• Viel Eigenverantwortung - Ergebnisse zählen

• Datengetriebene Arbeitsweise, wenig Bürokratie, viel Geschwindigkeit

• Rahmenbedingungen

• Startdatum: Januar 2026

• Vergütung: Branchenübliches Gehalt + Bonus

• Standort: Berlin (vor Ort)