Office-Manager:in der Präsidentin (w/d/m)

Im Präsidialbereich der Stiftung Preußischer Kulturbesitz – Bundesbehörde – ist bei der Präsidentin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Office-Manager:in der Präsidentin (w/d/m)

zu besetzen. Mit ihren international herausragenden Museen, Bibliotheken, Archiven und Forschungseinrichtungen zählt die Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK) zu den größten Kultur- und Wissenschaftsinstitutionen weltweit. Unter ihrem Dach verbindet sie in besonderer Weise Kunst und Kultur mit Wissenschaft und Forschung.
Sie bewahren auch in komplexen Situationen den Überblick, agieren national und international gewandt und möchten das Präsidium einer führenden Kulturinstitution aktiv unterstützen?
Als Dreh- und Angelpunkt im Vorzimmer der Präsidentin übernehmen Sie die Steuerung des operativen Tagesgeschäfts, koordinieren nationale und internationale Kontakte und sorgen für reibungslose Abläufe auf Leitungsebene. Es erwartet Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Position an einer zentralen Schnittstelle zwischen nationalen und internationalen Akteur*innen aus Kultur, Politik und Forschung. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie den administrativen Rahmen für Kultur und Wissenschaft entscheidend mit.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliches Organisieren, Steuern und Koordinieren des Vorzimmers der Präsidentin: Planen und koordinieren von Terminen
• Bearbeiten des Post- und E-Mail-Eingangs einschließlich Telefon und E-Akten: Sichten, priorisieren, eigenständiges Vorbereiten von Antwortentwürfen
• Proaktives Vor-, Nachbereiten und Nachverfolgen von Gremiensitzungen und Besprechungen, inklusive des Zusammenstellens und Sichtens komplexer Sitzungsunterlagen und des Erstellens von Ergebnis- und Verlaufsprotokollen bei leitungsrelevanten Besprechungen
• Eigenständiger Erstkontakt, Korrespondenz und Schnittstellenfunktion zu internationalen Partnereinrichtungen sowie Vertretungen aus Politik und Wissenschaft
• Vollständiges Vorbereiten, Buchen und Abrechnen von komplexen (internationalen) Dienstreisen der Leitung unter Beachtung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und internationaler Vorgaben
• Eigenständiges Erstellen, Überarbeiten und Korrekturlesen von Berichten und Publikationsentwürfen nach inhaltlichen Vorgaben

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungs(fach)angestellten oder zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbar, jeweils mit staatlicher Prüfung/Ausbildung zur/zum Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondenten, zum/zur kaufmännischen Assistent:in-für Fremdsprachen oder zum/zur Fremdsprachenassistenten/Fremdsprachenassistentin oder Europakorrespondent:in oder auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
• Nachweis beruflicher Erfahrungen im beschriebenen Aufgabengebiet in einer größeren öffentlichen oder privaten Einrichtung, vorzugsweise im Kulturbereich
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Sichere Kenntnisse der englischen Sprache sowie zweier weiterer moderner Fremdsprachen in Wort und Schrift
• Kenntnisse der einschlägigen Verwaltungsabläufe sowie praktische Erfahrungen in der Schriftgutverwaltung und in der Bewirtschaftung (z.B. Haushaltssystematik)

Erwünscht

• Kenntnisse der Kunst- und Kulturlandschaft Deutschlands
• Kenntnis der E-Akte Bund oder die Bereitschaft, sich diese Kenntnisse anzueignen
• Kenntnis über die Aufgaben und Ziele von zentraler Verwaltung als Dienstleister sowie die Bereitschaft, sich in die spezifischen Belange der SPK einzuarbeiten
• Erste Kenntnisse im Projektmanagement

Wir bieten Ihnen

• Mitarbeit in der größten Kultureinrichtung Deutschlands und einer der bedeutendsten weltweit
• einen sicheren Arbeitsplatz bei einer Bundesbehörde im öffentlichen Dienst
• Jobticket mit Arbeitgeberbeteiligung
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub (bei einer Fünf-Tage-Woche)
• Vergütung nach dem TVöD Bund

Wir fördern und begrüßen

• aktiv eine Kultur der Wertschätzung
• Chancengerechtigkeit und Vielfalt
• Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, sexueller Identität
• Bewerbungen von Black, Indigenous and People of Color sowie Menschen mit Migrations- und Fluchtgeschichte
• Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte, die bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt werden

Fragen zum Aufgabengebiet

Dr. Kristina Heizmann
+49 30 266 411 420

Fragen zum Bewerbungsverfahren

Carsten Maurer
+49 30 266 410 282

Ihre Bewerbung enthält

• Angabe der Kennziffer: ZSE-41-2026
• Anschreiben
• Lebenslauf
• Prüfungszeugnisse bzw. Urkunden
• Arbeitszeugnisse