Office & HR Coordinator (Teilzeit)

Wer wir sind

Reisen zu planen, sollte spannend sein – nicht kompliziert.

Genau deshalb haben sich 2013 vier Reisebegeisterte zusammengetan, um die Branche zu verändern. Sie gründeten Worldia , eine Plattform, die es Reisebüros ermöglicht, unvergessliche Reisen für ihre Kund*innen einfach zusammenzustellen, individuell anzupassen und mit nur wenigen Klicks zu buchen.

Wir arbeiten mit Reisebüros zusammen und stellen ihnen die Tools zur Verfügung, um maßgeschneiderte Reisen in über 90 Destinationen anzubieten – unterstützt durch modernste Technologie und erstklassigen Kundenservice.

Dank unseres erfolgreichen Konzepts wachsen wir stetig weiter: Wir expandieren international, entwickeln unsere Technologie kontinuierlich weiter und gewinnen neue Partner, um die Zukunft des Reisens neu zu gestalten.

Bereit, Teil dieser Reise zu sein?

Unsere Werte

AMBITION // Nach den Sternen greifen.

VERGNÜGEN // Gemeinsam eine gute Zeit verbringen

INTEGRITÄT // Immer ehrlich und transparent sein

Das machst du bei uns:

Wir suchen eine engagierte und gut organisierte Teilzeitkraft als Office & HR Coordinator , der / die unser Team tatkräftig unterstützt. In dieser Rolle stellst du sicher, dass unser Büro reibungslos läuft, unterstützt unsere Mitarbeitenden bei IT-Anliegen und übernimmst wichtige administrative HR-Aufgaben. Außerdem kümmerst du dich um die Erstellung und Verwaltung von Vertragsunterlagen gemäß lokalen rechtlichen Anforderungen. Für diese Position ist deine Präsenz vor Ort notwendig, um Dokumente zu koordinieren und direkten Support zu leisten.

Deine Aufgaben

HR-Administration

• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen, inkl. Vorbereitung und Bearbeitung aller Vertragsunterlagen (Arbeitsverträge, Änderungen, Kündigungen)
• Sicherstellen, dass notwendige Dokumente persönlich unterzeichnet und übergeben werden
• Pflege von Mitarbeiterdaten und Erfassung von Abwesenheiten/Urlaubsanträgen
• Vorbereitung der monatlichen Payroll-Daten und Abstimmung mit dem Payroll-Dienstleister
• Lokale Schnittstelle zu unserer deutschen Rechtsberatung bei arbeitsrechtlichen Fragen
• Beantwortung von HR-Fragen der Mitarbeitenden und Gewährleistung einer reibungslosen internen Kommunikation

Office Management

• Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Büroalltags und einen ordentlichen, funktionalen Arbeitsplatz
• Verwaltung von Bürobedarf, Ausstattung und Koordination von Wartungen
• Ansprechpartner*in für externe Dienstleister (Reinigung, Versorger usw.)
• Organisation und Unterstützung von Team-Events und internen Veranstaltungen

IT-Support (Mitarbeiterebene)

• Erste Anlaufstelle für grundlegende IT-Fragen (Hardware & Software)
• Einrichtung von Arbeitsplätzen für neue Kolleg*innen und Verwaltung des IT-Inventars
• Koordination mit externen IT-Dienstleistern bei komplexeren IT-Themen
• Sicherstellung der Einhaltung grundlegender IT-Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien

Das bringst du mit:

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau sowie sehr gute Englischkenntnisse (Wort & Schrift)
• Erste Erfahrung im Personalwesen und im Office Management (Erfahrung im IT-Support wäre von Vorteil).
• Grundkenntnisse im deutschen Arbeitsrecht und in der Vertragsgestaltung von Vorteil
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und eine zuverlässige, pragmatische Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit grundlegenden IT-Themen (Windows/Mac, Office 365 etc.)
• Freundliche * r Teamplayer*in mit Service-Mentalität und proaktiver Hands-on-Einstellung

Deine Vorteile bei uns:

• Unsere internationale Basis ist in Berlin zwischen Bernauer Straße und Rosenthaler Platz - ein fantastischer Standort mitten in der Hauptstadt
• Rabatte für die eigenen Reisen
• Mobilitäts-Zuschuss
• Steuerfreie Sachgutscheine als monatliches Gehaltsextra
• Vergünstigte Urban Sports Club Mitgliedschaft
• Essensgutscheine für deine Verpflegung am Arbeitsplatz
• Ein junges Arbeitsumfeld in der Touristik mit viel Entwicklungspotenzial
• Faire Arbeitskonditionen (es muss für dich und für uns gut passen)
• Hundefreundliches Büro (aktuell zählt auch unserer vier vierbeinige Freund Pepe zu unserem Team)

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