Sekretär (m/w/d) in der Personalabteilung Generalsekretariat des Institut français Deutschland

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Personalwesen / Fortbildung
Sekretariat

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Institut français Deutschland

Das Institut français Deutschland (IFA) umfasst 11 Standorte bundesweit und wird von einem zentralen Leitungsorgan gesteuert. Mit seiner Kultur- und Bildungsarbeit ist das IFA ein wichtiges Glied in den schulischen, universitären, wissenschaftlichen, wirtschaftlichen, politischen und konsularischen Beziehungen zwischen Frankreich und Deutschland und trägt auf diese Weise wesentlich zur Verbreitung der französischen Sprache und der französischen und frankophonen Kultur bei. Das Institut français Deutschland (IFA) ist der Kulturabteilung der Französischen Botschaft in Deutschland angegliedert, welche vom Botschaftsrat für Kultur, Bildung und Hochschulwesen geleitet wird, der zugleich auch Direktor des IFA ist.

Das Institut français Deutschland sucht eine/n Sekretär/in in der Personalabteilung.

Stellenbeschreibung und Aufgabenprofil

Unter der Verantwortung der Generalsekretärin der Zentralverwaltung und ihrer Stellvertreterin erfüllt der/die Sekretär/in in der Personalabteilung im Wesentlichen folgende Aufgaben:

1- Beteiligung am Personalmanagement:

> Administrative Verwaltung des Personals

• Unterstützung beim Verfassen von Verwaltungsdokumenten (Bescheide, Schreiben, Verträge, Zusatzvereinbarungen usw.).
• Verwaltung der Abwesenheiten der Ortskräfte in Abstimmung mit den IFA-Standorten und dem Generalsekretariat der Zentralverwaltung über die entsprechende Software.
• Überprüfung des Eingangs der monatlichen Belege für Fahrtkosten und der jährlichen Evaluierungen.
• Unterstützung bei der Erstellung der Feiertagskalender, Aktualisierung des Organigramms und des Personalverzeichnisses.
• Aktualisierung der Personaldatenbanken.
• Postversand von Personaldokumenten, Verteilung verschiedener Dokumente und Archivierung.
• Administrative Überwachung der Schulungen (Anmeldung, Unterlagen usw.).

> Verwaltung der Urlaube des ins Ausland entsandten Personals *

• Bearbeitung, Überprüfung und Erfassung der Abwesenheiten des Personals, in Absprache mit der Hauptverwaltung der Botschaft.

> Administrative Verwaltung der Praktikant/innen

• Überprüfung der Praktikumsausschreibungen vor ihrer Veröffentlichung und der Personalakten der Praktikant/innen auf ihre Vollständigkeit (Praktikumsvereinbarungen mit den Schulen/Hochschulen, Sozial und Krankenversicherung usw.), Verwaltung der Urlaube.
• Ansprechpartner/in für die Praktikant/innen in der Zentralverwaltung.
• Erstellung von Kontrolltabellen.
• Übermittlung von Informationen an die Budgetverwaltung zur Auszahlung der Vergütungen.

> Verwaltung der Arbeitsmittel des Personals

• Begleitung von neuem Personal bei ersten administrativen Schritten und Bereitstellung der Arbeitsmittel, in Abstimmung mit den verschiedenen Abteilungen und insbesondere der IT-Abteilung und den Haustechnikern.
• Erfassung des Ausstattungsbedarfs, Bestellungen und Überprüfung der Bestände.
• Bestellung von beantragten Fahrkarten in Verbindung mit dem Reisebüro, Übermittlung der Rechnungen an die verschiedenen Abteilungen, Ansprechpartner/in für den Reisedienstleister.

2 - Betreuung von Projekten rund um den Einsatz von Tools für das Personalmanagement des IFA:

Der/Die Mitarbeiter/in wird mit den untenstehenden Aufgaben betraut und erstattet monatlich Bericht an seine Vorgesetzten über den Fortschritt der Projekte.

> Software zur Urlaubsverwaltung

• Konfigurierung, Bereitstellung und Überwachung des Betriebs der Online-Plattform zur Verwaltung der Abwesenheiten der Ortskräfte des Institut français Deutschland, Ansprechpartner/in für die IFA Standorte in der Zentralverwaltung und Koordinierung mit dem Dienstleister.

> Digitalisierung der Personalakten

• Koordinierung und Implementierung, in Abstimmung mit der stellvertretenden Generalsekretärin, des Digitalisierungsprozesses der Personalakten der Ortskräfte: Einholung des Einverständnisses der Ortskräfte,
• Anlegung der digitalen Akten und Einpflegung von Daten, Unterstützung der IFA-Standorte, Kommunikation usw.

3- Pflege von Steuerungstools:

• Erfassung von Daten (insbesondere Personaldaten) und Erstellung von Dashboards und Übersichtstabellen zur Steuerung von: Schulungen, Evaluierungen, Abwesenheiten, Budget usw.

4- Beteiligung an verschiedenen Verwaltungsaufgaben für das Generalsekretariat:

• Organisation von Meetings in Präsenz oder online, Layout und Mailversand von verschiedenen Dokumenten (Schreiben, Mitteilungen, Verzeichnisse), Überwachung des Freigabeprozesses von Dokumenten, Übermittlung und Archivierung von Dokumenten, Organisation der Dienstreisen des Generalsekretariats.

Erforderliche Fähigkeiten

• vorzugsweise abgeschlossene Ausbildung im Bereich Personalwesen, Leitungsassistenz
• Beherrschung der französischen und der deutschen Sprache (C1 in beiden Sprachen)
• Beherrschung der Bürokommunikationsmittel (Office-Paket, Zoom, Teams usw.)
• Schreibkompetenzen
• Fähigkeit zum schnellen und effizienten Kommunizieren
• hervorragendes Organisations und Antizipationsvermögen
• Diskretion und Verschwiegenheit
• Vielseitigkeit
• Gewissenhaftigkeit
• Fähigkeit zur Berichterstattung
• Eigeninitiative