Verwaltungsmitarbeiter*in im Kinder- und Jugendgesundheitsdienst bzw. Kinder- und Jugendpsychiatrischen Dienst (m/w/d)

Jobbeschreibung

Verwaltungsmitarbeiter*in im Kinder- und Jugendgesundheitsdienst bzw. Kinder- und Jugendpsychiatrischen Dienst (m/w/d), Kennziffer: cw26-044J

• Arbeitsort: Hohenzollerndamm 174-177, 10713 Berlin sowie Otto-Suhr-Allee 100, 10585 Berlin

Ihre Aufgaben

Front-Desk:

• Begrüßung/Beratung der Klient_innen, Abklären des Anliegens, Vorbereitung des folgenden Termins, telefonische Auskünfte über die Zuständigkeiten des KJGD und des KJPD, einfache Anschreiben an Schulen/Kitas/Eltern, Terminvergabe und –pflege, strukturiertes Aufnehmen der Informationen in Kinderschutzfällen, unverzügliche Weiterleitung an den/die Kinderschutzkoordinator_in, Sozialarbeiter_in, Kinderärztin/-arzt, sortieren der gesamten Posteingänge (inkl. Fax, E-Mail, Datensätze), Führen des elektronischen Geburtenbuchs, EMA- Anfragen bei unzustellbaren Poststücken, Faxe und Briefe absenden, Kopien fertigen, Aktenablage, interne Produktstatistik führen, Umläufe

Aktenverwaltung:

• Anlegen der Akten auch digital in Octoware und Kipsy, Ausfüllen der Formulare, Anlage der Suchkartei, Ordnen, Sortieren, Archivieren, Weglegen der Akten, Vernichtung der Akten und Weglegesachen nach Fristablauf, Aktenabgabe an andere Bezirke nach Anweisung

Bestellungen:

• Vorbereitung aller Bestellungen der nichtmedizinischen Sachmittelbedarfe, Vorratsplanung/-übersicht für die Materialien, Ausgabe und Verwaltung der Bestände

Grundsätzliche Verpflichtung zur Ausbildung/Unterweisung von Nachwuchskräften und neuen Beschäftigten.

Voraussetzungen

Ihr Profil

• Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung/Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, als Kauffrau/-mann für Büromanagement (bzw. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann) oder als Gesundheitskauffrau/-mann mit einer Prüfungsnote mindestens „befriedigend“

Alternative Anforderungen, wenn keine Bewerbenden einen der oben genannten Abschlüsse sowie Mindestnote mitbringen:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung/Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, als Kauffrau/-mann für Büromanagement (bzw. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann) oder als Gesundheitskauffrau/-mann

oder

• Gründliches Fachwissen aufgrund von mehrjähriger (mind. 2 Jahre) Erfahrung in einer Bezirksverwaltung

Eine detaillierte Beschreibung der Stellenanforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen".

Sollten Sie nach dem 31.12.1970 geboren worden sein, ist gemäß § 20 Abs. 8 Nr. 3 des Infektionsschutzgesetzes [IfSG] ein Nachweis über einen vollständigen Impfschutz bzw. über eine Immunität gegen Masern erforderlich. Diese Nachweise sind dem Arbeitgeber/Dienstherrn zwingend vor dem Vertragsabschluss vorzulegen.

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist ist das Anforderungsprofil nicht mehr online abrufbar. Wir empfehlen, es vorab zu speichern.

Wir bieten Ihnen

Ein kollegiales Arbeitsklima

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Als Teil des #TeamBACW arbeiten Sie in einem wertschätzenden Miteinander, das Teamgeist, Unterstützung und ein offenes, respektvolles Arbeitsumfeld fördert.

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Im #TeamBACW schätzen wir unterschiedliche Perspektiven, fördern ein inklusives Miteinander und sehen Diversity als Stärke für unsere gemeinsame Arbeit.

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