Office Manager (m/w/d) - Teilzeit 20 Stunden - Berlin

Einleitung

Wir wachsen und mit uns auch die typischen Aufgaben und Verantwortungsbereiche des Office-Managements. Du sorgst bei uns dafür, dass unser Headquarter Berlin Mitte im Alltag funktioniert – organisiert, strukturiert, zuverlässig und mit Blick für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Standortdetails. Dabei geht es bei uns nicht nur darum, bestehende Aufgaben abzuarbeiten: Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, Themen selbstständig vorantreibt und erkennt, wo wir Abläufe einfacher, digitaler oder smarter gestalten können! Du bist daher die ideale Ergänzung für unser Team, wenn du digitales Denken mit analoger Ordnung, Planung und Fürsorge verbinden kannst.

Deine Aufgaben

• Du hältst unseren Office-Alltag und das Bestellwesen am Laufen: Von Bürobedarf und Bestellungen über Versand und Logistik und kleine organisatorische Themen hast du den Überblick und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt. Du prüfst Rechnungen für Verbrauchsmaterialien und koordinierst Nachbestellungen. Auch Kleinigkeiten wie Geburtstagsgutscheine, Dekorationen oder kurzfristige organisatorische Anliegen gehen bei dir nicht unter.Â
• Du bist verantwortlich für Instandhaltung und Infrastruktur: Eine Tür funktioniert nicht, eine Reparatur steht an oder ein:e Handwerker:in muss koordiniert werden? Du identifizierst Handlungsbedarf, findest passende Dienstleistende und begleitest die Umsetzung bis zur Lösung. Auch Wartungs- und Sicherheitsthemen behältst du zuverlässig im Blick.
• Du koordinierst und kommunizierst mit externen Diensten: Du bist erste Ansprechperson für die Catering, Handwerker:innen sowie Dienstleistende und stellst eine reibungslose Zusammenarbeit sicher. Unsere Post wird z. T. digitalisiert zugestellt. Mithilfe von DropScan prüfst du den Eingang und die korrekte Weiterleitung – digital im System und analog.Â
• Du unterstützt bei Meetings, Events und besonderen Anlässen: Ob bei unserem Monatsfrühstück für das gesamte Team, wichtigen Meetings oder Unterstützungsbeedarf bei Messen oder anderen Veranstaltungen – du kümmerst dich um die organisatorischen Details, koordinierst Termine und prüfst Bedarfsartikel.
• Du entwickelst unser Office-Management weiter: Wir sind offen für neue Lösungen und Automatisierung. Deshalb wünschen wir uns von dir nicht nur Organisationstalent, sondern auch Ideen: Lässt sich ein Arbeitsprozess automatisieren? Wo lohnt sich ein Abo-Modell? Du erkennst das Potential.

Dein Profil

• Du bringst relevante mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, als Teamassistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle mit und kennst einen dynamischen Office-Alltag, in dem viele kleine und große Themen parallel zusammenlaufen.
• Du priorisierst, strukturierst und organisierst selbstständig, behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was als Nächstes zu tun ist. Termine und Fristen hast du souverän im Blick.
• Du kommunizierst verbindlich und serviceorientiert, Â sowohl mit Mitarbeitenden als auch mit externen wie Dienstleistenden und Vermietung. Deine Arbeit und dein Auftritt sind vom Ziel geleitet, zu einem top organisierten Office und einem positiven Miteinander beizutragen.Â
• Digitale Büroorganisation ist für dich zudem selbstverständlich. Idealerweise hast du bereits mit dem Google Workspace gearbeitet; auch MS Office beherrschst du sicher. In neue Tools arbeitest du dich schnell ein.

Gute Gründe für uns

• Einmalige Chance, den Tiergesundheitsmarkt zu revolutionieren und Teil des erfahrenen Pionier-Teams zu werden
• Ideale Mischung aus krisenfestem Geschäftsmodell, nachhaltigem Wachstum, interessanten Menschen und Startup-Mentalität
• 30 Tage Urlaub (Basis einer 5-Tage-Woche in VZ)
• Modernes Arbeiten in Berlin-Mitte mit hervorragender Anbindung an den ÖPNV (U-Bahn: Schwarzkopfstraße, S-Bahn: Nordbahnhof)
• Arbeitsmodus: vor Ort
• Integration in ein hochqualifiziertes, erfolgreiches und ehrgeiziges Team
• Offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien , kurzen Entscheidungswegen und einer Duz-Kultur
• Viel Raum für Eigeninitiative , Selbstständigkeit und Verantwortung
• Gezielte Angebote für die Mitarbeiterentwicklung
• Umfassendes Mental-Health-Programm für dein Wohlbefinden und Zugang zu exklusiven Corporate Benefits