Executive Assistant to CEO (Social Media) (m/w/d)

🙏🏻 ÜBER UNS:

Wir produzieren Thumb-Stopping Content für die größten Brands Deutschlands auf TikTok. Instagram und YouTube, der so fesselnd ist, dass man nicht mehr wegschauen kann.

Das RealStudio Team besteht aus beeindruckenden high achievern, die für Authentizität, Qualität und Herzlichkeit brennen.

Bei ReelStudio leben wir eine Freedom & Ownership Kultur . Das heißt, du bist dein eigener Chef, kannst deine Passion voll ausleben und deinen eigenen Bereich gestalten .

Wir suchen immer nach leidenschaftlichen Persönlichkeiten , sodass sich kein Tag anfühlt, wie ein langweiliger Job.

Wir freuen uns darauf, von dir zu hören und dich in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen.

Aufgaben

💡 WAS DICH ERWARTET

Als Executive Assistant der Geschäftsführung bist du direkter Sparringspartner der CEOs und zentrale Schnittstelle für alle strategischen und operativen Themen der Agentur.

• Du arbeitest Hand in Hand mit den CEOs an strategischen Projekten, Business Operations und der Weiterentwicklung des Unternehmens.
• Du übernimmst eigenverantwortlich wichtige Projekte – von Prozessoptimierung über Tool-Implementierung bis zur Koordination bereichsübergreifender Initiativen.
• Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen CEO, Team-Leads, Kunden und externen Partnern – und sorgst für reibungslose Kommunikation und Abläufe.
• Du unterstützt bei HR-Themen wie Recruiting und Onboarding, um sicherzustellen, dass wir die besten Talente gewinnen und erfolgreich integrieren.
• Dein Arbeitsplatz ist in unserem A-Lage Office in Berlin Mitte – mit der Möglichkeit, flexibel remote zu arbeiten.

🚀 DEIN OUTPUT

Strategic Support & Business Operations:

• Du unterstützt die CEOs bei strategischen Projekten und Entscheidungen – von der Recherche bis zur Umsetzung.
• Du koordinierst bereichsübergreifende Initiativen und stellst sicher, dass wichtige Projekte termingerecht umgesetzt werden.
• Du entwickelst und optimierst interne Prozesse, SOPs und Systeme für maximale Effizienz.
• Du übernimmst Special Projects wie Tool-Evaluierung, Prozess-Dokumentation oder die Vorbereitung von wichtigen Meetings und Präsentationen.

Recruiting & Onboarding:

• Du koordinierst Recruiting-Aktivitäten, führst erste Gespräche und managst den gesamten Bewerbungsprozess.
• Du sorgst für einen professionellen Onboarding-Prozess und eine großartige Employee Experience für neue Teammitglieder.
• Du arbeitest eng mit den Team-Leads zusammen, um die richtigen Talente zu identifizieren und erfolgreich zu integrieren.

Organization & Coordination:

• Du bist das Bindeglied zwischen CEO, Team und externen Partnern – und sorgst für klare Kommunikation.
• Du koordinierst wichtige Termine, Meetings und organisierst Team-Events.
• Du stellst sicher, dass interne Prozesse reibungslos ablaufen und alle Informationen an den richtigen Stellen ankommen.

Qualifikation

🤝 DAS BRINGST DU MIT

Must-Haves:

• Erfahrung als Executive Assistant, in Business Operations, Projektmanagement oder vergleichbaren Rollen – idealerweise in schnell wachsenden Unternehmen oder Agenturen.
• Strategisches & unternehmerisches Denken : Du verstehst Business-Zusammenhänge, denkst voraus und kannst komplexe Sachverhalte strukturieren.
• Exzellente Organisationsfähigkeit : Du jonglierst mühelos mehrere Prioritäten, behältst Deadlines im Blick und arbeitest extrem strukturiert.
• Proaktive Hands-On-Mentalität : Du erkennst Probleme, bevor sie entstehen, und löst sie eigenständig – ohne auf Anweisungen zu warten.
• Starke Kommunikationsfähigkeit : Du kommunizierst klar, präzise und überzeugend auf allen Ebenen – schriftlich wie mündlich.
• Erste HR-Erfahrung : Du hast bereits mit Recruiting, Bewerbermanagement oder Onboarding gearbeitet und fühlst dich in diesem Bereich sicher.
• Tool-Affinität : Du arbeitest sicher mit modernen Tools (Google Workspace, Notion, Slack) und bist offen für neue Systeme.
• Sprachen : Verhandlungssicheres Deutsch und fließendes Englisch.

Nice-to-Haves:

• Erfahrung in Social-Media-, Marketing- oder Creator-Agenturen.

Wen wir suchen:

• Ownership-Mindset : Du übernimmst volle Verantwortung für deine Bereiche und treibst Themen eigenständig voran.
• Diskretion & Vertrauenswürdigkeit : Du gehst professionell mit vertraulichen Informationen um.
• Lösungsorientierung : Du fokussierst dich auf Lösungen statt Probleme und packst pragmatisch an.
• Resilienz : Du bleibst auch in stressigen Phasen gelassen und behältst den Überblick.
• Teamplayer : Du arbeitest gerne mit verschiedenen Persönlichkeiten zusammen und hast ein hohes Maß an sozialer Kompetenz.

Benefits

💜 WAS WIR DIR BIETEN:

💬 OWNERSHIP & IMPACT:

Bei RealStudio übernimmst du Verantwortung und hast direkten Einfluss auf die Weiterentwicklung unserer internen Prozesse und die Mitarbeiterzufriedenheit.

🚀 PERSONAL & PROFESSIONAL GROWTH:

Mit intensiven Onboardings, regelmäßigen Feedbacks und Schulungen unterstützen wir deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung.

💜 OFFICE IM HERZEN BERLINS:

Unser Büro liegt im Herzen von Berlin Mitte – perfekt gelegen zwischen der Weinmeisterstraße und Alexanderplatz. Gleichzeitig bieten wir flexible Homeoffice-Möglichkeiten.

💻 MACBOOK + EQUIPMENT:

Für großartige Arbeit brauchst du großartiges Equipment: ein neues MacBook und Noise-Cancelling-Kopfhörer stehen für dich bereit.

🤝 FLACHE HIERARCHIEN:

Offene Kommunikation und Transparenz sind uns wichtig – wir verzichten auf strenge Hierarchien und fördern eine positive Arbeitsatmosphäre.

🍹 TEAM EVENTS:

Gemeinsam wachsen: Wir organisieren regelmäßige Team-Events an tollen Orten in Europa, um den Teamgeist zu stärken.

👂🏻 OFFENES OHR:

Deine Ideen und Vorschläge finden bei uns immer Gehör – wir schätzen jeden Beitrag.

🚌 WEITERE BENEFITS:

Deutschlandticket oder Urban Sports Club Membership? Kein Problem – wir kümmern uns darum!