Project Documentation Manager (m/w/d)

Als Wegbereiter einer kohlenstoffarmen Zukunft entwickelt und vermarktet Alstom Mobilitätslösungen, als nachhaltige Grundlage für den Verkehr der Zukunft. Unser Produktportfolio reicht von Hochgeschwindigkeitszügen, U-Bahnen, Monorails und Straßenbahnen bis hin zu integrierten Systemen, maßgeschneiderten Dienstleistungen, Infrastruktur, Signaltechnik und digitalen Mobilitätslösungen. Wenn Sie zu uns kommen, werden Sie Teil eines sozialen, verantwortungsbewussten und innovativen Unternehmens, in dem mehr als 70.000 Mitarbeiter:innen weltweit an einer umweltfreundlicheren und intelligenteren Mobilität arbeiten.

Alstom Digital & Integrated Systems  bietet vielfältige Leistungen und Produkte rund um die Signaltechnik und Infrastruktur an. In enger Zusammenarbeit mit unseren weltweiten Produkt-Kompetenzzentren decken wir am  Standort Berlin  neben Geschäftsentwicklung, Vertrieb und Angebotsmanagement auch die kundennahe Projektabwicklung mit Projektmanagement, Zulassung, Systemengineering, Dokumentation, mechanischer Integration, Installation, Inbetriebnahme und Gewährleistung ab.

Im Herzen Berlins, am Ernst-Reuter-Platz 6, befindet sich der Hauptsitz von Alstom für die DACH-Region. Bis zu 500 Kolleg:innen aus über 40 Ländern arbeiten hier zusammen. Neben Projekt-management, Geschäftsentwicklung und Strategie für die Region liegt der Schwerpunkt am Standort vor allem auf der Digitalisierung der Schiene. Die Corporate Functions tragen maßgeblich dazu bei, die Leistungsfähigkeit unserer Standorte zu unterstützen und kontinuierlich auszubauen. In dieser Rolle berichten Sie an Daniel Graf und arbeiten in einem motivierten und engagierten Team.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie als  Leiter der Projektdokumentation (w/m/d) für unseren Standort in Berlin. Die Besetzung dieser Stelle ist in Vollzeit oder Teilzeit möglich.

Ihre Aufgaben

• Sie definieren, managen und koordinieren die Projektdokumentation mit der Zielsetzung, diese gemäß den vertraglichen Anforderungen des Kunden und unter Einhaltung der internen Verpflichtungen über die Qualitäts-, Kosten- und Lieferbedingungen zu liefern
• Sie sind im Projekt verantwortlich für die Erstellung des Documentation Management Plans
• Schulung des Dokumentationsprozesses im Projektteam
• Sie stellen sicher, dass alle Projektteilnehmer die Regeln des Documentation Management Plans mit Unterstützung des Document Controllers Teams befolgen
  Erstellung und Pflege der Projektdokumentationstemplates
• Als Project Documentation Manager der Leading Unit koordinieren Sie sich regelmäßig mit den Documentation Managern der Participating Units, um die Konsistenz, Qualität und termingerechte Lieferung der Projektdokumentation sicherzustellen. 
• Sie koordinieren den gesamten Übersetzungsprozess zwischen englischen und deutschen Dokumentversionen, einschließlich der Versionsverwaltung, Qualitätssicherung und Abstimmung mit Autoren, Übersetzern und deutschen Korrekturlesern
• Sie verwalten und strukturieren den projektbezogenen SharePoint-Bereich, stellen die korrekte Ablage, Nachverfolgbarkeit und Zugriffsrechte der Projektdokumentation sicher
• Sie übernehmen das Workpackage-Management sowie die Workpackage-Verantwortung für definierte Projekte
• Weiterhin nehmen Sie an Optimierungsrunden/Gate Reviews teil und wirken bei der Vorbereitung von Finanzreports mit
• Sie überprüfen regelmäßig die Dokumentationsstände, identifizieren offene Punkte und klären offene Themen proaktiv mit den beteiligten Parteien
• Sie tragen Verantwortung für das Konfigurationsmanagement im Dokumentationsprozess: Dazu gehört die strukturierte Verwaltung, Nachverfolgbarkeit und Historisierung aller Dokumentversionen und Änderungen, um sicherzustellen, dass immer die gültige und freigegebene Version im Umlauf ist
• Sie steuern die Kommunikation und arbeiten eigenständig mit anderen Fachabteilungen/Schnittstellen (intern/extern; z. B. Kunde, Participating Units, Lieferanten, Independent Safety Assessor (ISA), Behörden, Work Package Controller) zusammen

Ihr Profil

Sie wollen anspruchsvolle Aufgaben bewältigen, agieren selbständig, mit Blick für das Wesentliche und verfügen über:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung an einer Fachschule oder ein abgeschlossenes Studium (Bachelor), alternativ eine fachbezogene Berufsausbildung mit langjähriger Berufserfahrung im Dokumentationsmanagement
• Gute Kenntnisse in Prozessen, Techniken und normativen/rechtlichen Vorgaben der technischen Dokumentation
• Idealerweise Kenntnisse in der Projektorganisation und im Projektmanagement
• Ausgeprägtes Prozess- und Methodendenken
• Schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit Probleme zu erkennen und zu lösen
• Sicheres Auftreten im internationalen Umfeld sowie sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit MS-Office (insbesondere Excel) -und SAP-Anwendungen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an Genauigkeit, Flexibilität und Reaktionsvermögen in einem dynamischen Projektumfeld

Unser Angebot – Was wir bieten

Mobilität kennt für uns nur eine Richtung: Nachhaltigkeit. Die Bahnbranche bietet langfristige Perspektiven und die Möglichkeit, sich im Laufe der Karriere stetig weiterzuentwickeln und neue Erfahrungen zu sammeln.
• Einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis beim Weltmarktführer für intelligente und nachhaltige Mobilität.
• Attraktive Vergütung, 30 Tage Urlaub sowie betriebliche Altersvorsorge und Mobilitätsangebote (u.a. Zuschuss zum Deutschlandticket)
• Modernes Büro am Ernst-Reuter-Platz mit bester Anbindung zum ÖPNV, flexible Arbeitszeiten und Regelungen zum mobilen Arbeiten
• Individuelle und konzernweite Entwicklungsmöglichkeiten auf Fach-, Projekt- und Führungsebene
• Hervorragende Weiterbildungsmöglichkeiten durch die Alstom University und betriebliches Ideenmanagement
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit Mentoring- und Patenprogrammen, Diversity & Inclusion und CSR-Aktivitäten sowie Mitarbeiterevents
• Teilnahme an Corporate Benefits

Sie müssen kein Bahnexperte:in sein, um mit uns Großes zu bewegen. Wir schätzen neugierige und innovative Menschen, die gemeinsam mit uns die nachhaltige Verkehrswende gestalten. Wir sind uns sicher, dass Sie schon bald mit Stolz in Alstom Zügen reisen werden. Wir freuen uns, mit Ihnen die Reise zu beginnen!

Equal Opportunities Statement
Alstom steht als Arbeitgeber für Chancengleichheit. Durch die Schaffung eines integrativen Arbeitsumfelds, in dem alle Mitarbeiter:innen ermutigt werden ihr volles Potenzial auszuschöpfen, werden individuelle Unterschiede geschätzt und respektiert. Alle Bewerber:innen werden allein auf Basis ihrer Qualifikation berücksichtigt, unabhängig von Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Alter, ethnischer und nationaler Herkunft, Behinderung oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.