Assistenz der Geschäftsleitung; Office- und Projektassistenz (m/w/d)
Ihre Aufgaben
Sie unterstützen die Geschäftsführung und unser kleines Projektteam insbesondere bei:
- der allgemeinen Büroorganisation
- der Pflege und Weiterentwicklung unserer gut strukturierten digitalen und papiergebundenen Ablage
- der vorbereitenden Buchführung mit DATEV Unternehmen online
- der Führung und Pflege von Beleglisten
- der Vorbereitung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
- der Organisation und Buchung von Dienstreisen, Flügen und Hotels
- der Terminorganisation sowie der Vorbereitung kurzer Gesprächsnotizen und Präsentationen
- der Korrespondenz mit Teilnehmenden, Referentinnen und Referenten, teilweise auf Englisch
Ein wesentlicher Schwerpunkt der Stelle liegt auf vorbereitender Buchführung, Belegverwaltung und Reisekostenabrechnungen.
Ihr Profil
- Erfahrung in Assistenz, Sekretariat, Office-Management oder kaufmännischer Verwaltung
- sorgfältiger und sicherer Umgang mit Zahlen, Rechnungen und Belegen
- sehr gutes Deutsch und gutes Englisch
- strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
- sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
- Bereitschaft zur Arbeit mit Mac, Dropbox und DATEV Unternehmen online
- freundliches und verbindliches Auftreten
Wir bieten
- eine unbefristete Teilzeitstelle mit circa 25 Wochenstunden
- flexible Abstimmung der Arbeitstage
- teilweise Homeoffice nach der Einarbeitung
- einen gestellten Mac-Arbeitsplatz
- kurze Entscheidungswege und eine gründliche Einarbeitung
- Mitarbeit an internationalen Medienprojekten
Arbeitsort ist Berlin-Friedenau.
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