Verwaltungsfachkraft (m/w/d) - Sekretariat, Kursverwaltung & Abrechnung

Ihr Aufgabenbereich:

Sie sind strukturiert, kommunikationsstark und behalten auch dann den Überblick, wenn viele Fäden gleichzeitig in Ihrer Hand zusammenlaufen? Dann freuen wir uns auf Sie! Unterstützen Sie uns in der administrativen Betreuung unserer Kita und des Hortes sowie bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben am Standort mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Verlässlichkeit und Ihrer Herzlichkeit im Teilnehmendenmanagement für unsere Kurse im Familienzentrum und Abrechnung unseres Tagesbetriebs – und tragen Sie dazu bei, dass Bildung, Betreuung und Begegnung reibungslos gelingen.

• Anmeldung & Kursorganisation : Sie nehmen Kursanmeldungen entgegen, prüfen Verfügbarkeiten, führen Kurslisten und koordinieren die Raumbelegung. Dabei behalten Sie stets den Überblick über alle laufenden Angebote und Teilnehmer*innen
• Verwaltung & Abrechnung unserer Angebote der Tagesbetreuung : Sie erfassen die betreuten Kinder in der Kita und im Hort, erstellen Rechnungen und übernehmen das Forderungsmanagement der Elternbeiträge – zuverlässig, sorgfältig und transparent
• Veranstaltungskoordination : Sie planen und organisieren interne und externe Veranstaltungen am Standort, kümmern sich um die Vorbereitung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf
• Kommunikation & Empfang : Sie sind die erste freundliche Stimme am Telefon, beantworten Anfragen kompetent und sind Ansprechperson für Besucherinnen, Eltern und Kooperationspartnerinnen
• Post- und Büroorganisation : Sie bearbeiten den Postein- und -ausgang, unterstützen die Büroorganisation und sorgen für eine verlässliche Ablage
• Systempflege & Verantwortung : Sie pflegen Daten in den relevanten Systemen sorgfältig und achten auf die gewissenhafte Umsetzung des Kinder- und Betreutenschutzes – mit Achtsamkeit, Empathie und Verantwortungsbewusstsein

Ihre Qualifikation und Kompetenzen:

• fachliche Basis : abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie Erfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich
• digitale Kompetenz : Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Kenntnisse in einer Personalverwaltungs- oder Abrechnungssoftware
• Organisationstalent : Sie behalten auch bei vielfältigen Aufgaben und wechselnden Anforderungen den Überblick, setzen Prioritäten und arbeiten strukturiert, verlässlich und lösungsorientiert
• Kommunikationsfreude : Sie begegnen Menschen freundlich, offen und respektvoll – telefonisch, per E-Mail und im persönlichen Kontakt
• Teamgeist & Verantwortungsbewusstsein : Sie arbeiten gerne mit anderen zusammen, unterstützen Kolleg*innen tatkräftig und handeln mit hoher Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Ruhe & Gelassenheit : Auch in lebhaften Phasen behalten Sie Ruhe, Klarheit und einen freundlichen Ton – Ihre Ausstrahlung schafft Orientierung und Vertrauen
• professionelle Haltung : Ihr Umgang mit Nähe und Distanz – besonders zu den von uns betreuten Personen – ist reflektiert, respektvoll und empathisch

Unsere Leistungen als Arbeitgeber:

Ihre finanziellen Vorteile

• ein sicherer Arbeitsplatz mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag
• ein attraktives, am TVöD SuE orientiertes Gehalt
• Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
• eine 100 % arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge in Höhe von 6,9 % des monatlichen Bruttogehaltes inkl. Absicherung bei Erwerbsunfähigkeit
• bis zu 500 € pro Jahr für Fahrtkosten im ÖPNV
• günstiges Jobradleasing (inkl. E-Bikes)
• ein umfangreiches Paket weiterer Leistungen wie Zuzahlungen bei naturheilkundlichen Behandlungen, Zahnersatz, Sehhilfen etc.
• freiwillige Sozialleistungen wie Zuschüsse bei Hochzeit, Geburt oder Adoption eines Kindes
• SOS-Vorteilsportal von Corporate Benefits mit einer Vielzahl kostengünstiger Angebote bekannter Marken aus allen relevanten Lebensbereichen – zum Beispiel Technik, Reisen, Mode, Wohnen und vieles mehr
• als Mitglied des Paritätischen Gesamtverbandes haben der SOS-Kinderdorf e.V. und seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugang zu Sonderkonditionen von zahlreichen Anbietern

Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben

• 31 Tage Urlaub plus freie Tage am 24. und 31. Dezember
• anlassbezogene Sonderurlaubsregelungen
• Möglichkeit, nach Absprache mobil zu arbeiten
• Teamevents (z.B. Feiern, Ausflüge, Kultur)
• sparen Sie auf Ihrem persönlichen Zeitwertkonto Guthaben an, und verwirklichen Sie berufliche Auszeiten (Sabbatical)

Berufliche und persönliche Weiterentwicklung inkl. Gesundheitsfürsorge

• flexible Förderung von Fort- und Weiterbildungen durch Freistellung und finanzielle Unterstützung
• sehr umfangreicher Veranstaltungskatalog mit zahlreichen Seminaren zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Kurse und Praxisangebote zu Themen der Gesundheit und Achtsamkeit
• mehrtägige Neueingestellten-Tagung mit Möglichkeiten des Austausches und der Vernetzung
• profitieren Sie von unserer Expertise und der hohen Fachlichkeit als bundesweit tätiger Träger in der Kinder- und Jugendhilfe