Department Support Bereich Projekte (m/w/d)

Das ist zukünftig dein Job

• Organisatorische und administrative Aufgaben sowie Sicherstellung eines professionellen Informations- und Kommunikationsmanagements
• Verwaltung / Dokumentation von Vollmachten, Rollen und Berechtigungen, unter Einhaltung interner Richtlinien
• Pflege von zentralen Bereichsdokumente und Schnittstellenfunktion zum integrierten Managementsystem (IMS)
• Gestaltung Onboarding neuer Kolleg:innen
• Übernahme Rolle Expert:in im Fremdpersonalmanagement, Vorgaben entwickeln und Unterstützungsangebote für die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften und Einhaltung der relevanten Compliance Anforderungen ermöglichen
• Schulungs- und Trainingsbedarfe des Bereichs organisieren und eigenständig Trainings durchführen
• Pflege und Weiterentwicklung von SharePoints (Zugriffsrechte, Erstellung Infoseiten, Prozessdarstellungen und standardisierte Dokumentenvorlagen)
• Bereichsübergreifende Unterstützung bei kaufmännischen Fragestellungen, steuerlich korrekte Abrechnung Dienstreisen, Auslagen, Bewirtungen und Veranstaltungen (z. B. SAP, Mobile Expense)
• Übernahme Rolle als Zeitbeauftragte für den Bereich Projekte, Sicherstellung Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben
• Weiterentwicklung der Arbeits- und Unternehmenskultur

Deine Vorteile bei uns

• Zuschuss für Bildschirmarbeitsplatzbrillen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeitregelungen, Teilzeitmöglichkeiten und z. T. Vertrauensarbeitszeit
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeitregelungen, Teilzeitmöglichkeiten und z. T. Vertrauensarbeitszeit
• Kollaboratives und digitales Arbeiten mit Tools von SAP, Microsoft, Salesforce, Atlassian
• Überall einsatzbereit mit eigenem Laptop und Headset
• Unterstützung im Alltag mit awo lifebalance, z. B. durch einen Babysitterdienst
• Satte Rabatte mit Einkaufsvergünstigungen, z. B. bei Reisen, Elektronik oder Autos

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium, idealerweise mehrere Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz oder Managementunterstützungsfunktion
• Eigenständiges, organisiertes, sorgfältiges und detailorientiertes Arbeiten, Fähigkeit Prioritäten vorausschauend und zuverlässig zu setzen
• Souveräne, adressatengerechte und verbindliche Kommunikation schriftlich wie mündlich und fließende Deutschkenntnisse
• Digitale Affinität und sicher im Umgang mit modernen MS 365 Tools (Outlook, Teams, OneNote, Excel, PowerPoint, SharePoint) sowie mit Daten- und Dokumentenorganisation
• Professionelles Auftreten auf allen Ebenen der Organisation
• Konzeptionelle Fähigkeiten, um Unterlagen, Prozesse, Inhalte und Strukturen professionell aufzubereiten und weiterzuentwickeln
• Sicher im Umgang mit SharePoint Strukturen sowie kaufmännischen Themen und Erfahrung oder Lernbereitschaft in SAP/Mobile Expense, Zeitwirtschaft
• Kenntnisse oder erste Erfahrung in Fremdpersonal /Compliance Prozessen oder Fähigkeit, sich in komplexe Compliance Anforderungen sicher einzuarbeiten
• Freude an Gestaltung von Schulungen und Vorantreiben von Kultur und Prozessverbesserungen

Unser Angebot ist wie für dich gemacht? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung - gern online unter der Kennziffer FE51-60068-BSD bei Frau Sabrina Gotthardt. Wir matchen: dein Potenzial und unsere Möglichkeiten. Challenge accepted? Starten wir gemeinsam das nächste Level und entwickeln die Zukunft!