Teamassistenz (m/w/d)

Wir sind eine mittelständische Hausverwaltung mit 40 Kolleg*innen (und einem Hund!) am Kurfürstendamm, blicken auf eine lange Tradition zurück und sind besonders stolz darauf, dass unsere Gewinne der Fred & Carla Lottberg Stiftung zugutekommen, die - als unsere 100%ige Gesellschafterin - spastisch gelähmte Kinder und Jugendliche mit wirtschaftlicher Bedürftigkeit unterstützt.

Verwaltung. Du bist das dritte Mitglied unseres Assistenzteams und sitzt mit einer weiteren Kollegin in einem Büro. Gemeinsam mit deinen beiden Kolleginnen unterstützt du die Miet- und WEG- Verwaltung in ihrem Tagesgeschäft. Dazu gehören u.a. folgende Aufgaben:

• Schriftlicher und telefonischer Kontakt mit unseren Geschäftspartner*innen

• Erstellen von Serienbriefen mit Hilfe unserer Hausverwaltersoftware Wodis Sigma und Microsoft Word

• Beauftragung von Handwerkerfirmen nach Vorgabe

• Bearbeitung von Versicherungsschäden in Zusammenarbeit mit dem/ der zuständigen Verwalter*in

• Administrative Aufgaben, z.B. Rechnungsprüfung und -freigabe von kleinen Instandhaltungsmaßnahmen, Archivierung von Schriftstücken aller Art, Erstellen von Übersichten/ Auswertungen nach Vorgabe, Pflege der Stammdaten

Empfang. Mo-Do von 08:00 bis 16:00 Uhr und Fr von 08:00 bis 14:00 Uhr kümmert sich unsere liebe Elena um den Empfang, Mo-Do für die Zeit von 16:00 bis 17:00 Uhr übernimmst Du 1-2 pro Woche die Nachmittagsschicht sowie Elenas Abwesenheitsvertretung – in Abstimmung mit den übrigen Assistenzen.

• Abgeschlossene Ausbildung, z.B. als Bürokauffrau /-mann oder Kauffrau /-mann für Büromanagement

• Gute bis sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel)

• Freude im Umgang mit Menschen – seien es Geschäftspartner*innen oder Kolleg*innen sowie ein offenes, freundliches Wesen

• Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift

• Idealerweise kennst du die Hausverwaltungssoftware Wodis Sigma von Aareon bereits und bringst Erfahrungen in der Immobilienbranche mit

• Über ein bisschen Tierliebe freut sich besonders unser Bürohund Pepper (Labradorrüde, 6 Jahre alt)