Assistenz / Sachbearbeitung (w/d/m) Office, Finanz- und Fondsmanagement (Vollzeit)

Key Partners Capital investiert als sogenannter Alternative Investment Fonds Manager (AIFM) in führende Technologieunternehmen in Europa und den USA. Das Team verfügt über jahrzehntelange Erfahrung in Investitionen und Fondsmanagement im Venture Capital Bereich und arbeitet eng mit Family Offices, Unternehmern und institutionellen Investoren zusammen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine(n) Assistenz / Sachbearbeiter (w/d/m) mit mind. 10-jähriger relevanter Berufserfahrung für unserem Standort in Berlin. In unserem dynamischen Team und flachen Hierarchien haben Sie exzellente Möglichkeiten, Ihre Ideen und Erfahrungen einzubringen.

Aufgaben

Als Assistenz / Sachbearbeitung (w/d/m) unterstützen Sie das Team und Management bei vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben im Bereich der Kommunikation, Reiseplanung, Finanzbuchhaltung, Beurkundungen und Planung im Office- und Fondsmanagement. Dabei arbeiten Sie eng mit dem gesamten Key Partners Capital Team, Kooperationspartnern und unseren externen Dienstleistern zusammen. Ein hohes Maß an Digitalisierung steht nicht nur bei unseren Investments, sondern auch intern bei allen Prozessen im Vordergrund.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Administrative und unterstützende Tätigkeiten des Teams, Fonds-Management & Fonds-Compliance
• Verantwortlich für das Ablagesystem und die digitale Verwaltung von Akten, Dokumenten und Zeichnungsunterlagen
• Unterstützung bei Aufbau und Pflege von Datenbanken (z.B. Kundenstammdaten, Beitrittserklärungen, etc.)
• Office-Management (Organisations- und Sekretariatsaufgaben)
• Allgemeiner Schriftverkehr, insbesondere Bearbeitung eingehender E-Mails und Zeichnungsscheinen
• Organisation und Planung von Reisen, (Notar-)Terminen, Meetings und Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von geschäftlichen Reisen sowie Protokollführung
• Bestellung der Firmenhardware, Büro- und Geschäftsausstattung
• Korrespondenz mit sämtlichen Geschäftspartnern (Englisch und Deutsch)
• Mitwirkung von Prozessoptimierungen und Projektentwicklung (Digitalisierung von Prozessen)
• Unterstützende Tätigkeit und Urlaubsvertretung der Projektbetreuenden
• Allgemeine, projektbezogene und organisatorische Aufgaben
• Empfang und Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden

Qualifikation

Sie verfügen über folgende Qualifikationen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Berufsakademie / oder Studium
• 10 Jahre relevante Berufserfahrung, z.B. bei einer Kanzlei, Prüfungsgesellschaft oder einem Großkonzern
• Sehr gepflegtes Auftreten sowie hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit in jeder Hinsicht
• Gute MS-Office-Kenntnisse (insb. Word, PowerPoint und Excel) und IT-Anwendungen (Adobe, Datev, etc.)
• Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und Spaß an Koordination & Organisation
• Muttersprache Deutsch - sowie fließende Englischkenntnisse (schriftlich wie mündlich)
• Grundverständnis von rechtlichen Verträgen, Finanzbuchhaltung und -dokumentation
• Sehr strukturierte, proaktive und detailgenaue Arbeitsweise
• Kundenorientiertes Denken und Handeln
• Idealerweise Erfahrungen in einer Kanzlei, im Banken- und/oder Finanzbereich sowie mit einer sehr exklusiven Klientel zu arbeiten
• Begeisterung und Motivation für Digitalisierung und in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
• Fähigkeit eigenständig und eigenverantwortlich zu arbeiten

Benefits

Wir bieten Ihnen ein imposantes Büro in Berlin Mitte sowie abwechslungsreiche und spannende Aufgaben mit viel eigenem Gestaltungsspielraum in einem engagierten Team netter Kollegen. Unsere Arbeitskultur ist geprägt durch hohe Kundenorientierung, kurze Entscheidungswege mit flachen Hierarchien und Freiräume für eigene Ideen. Persönliche Weiterentwicklung nehmen einen breiten Raum ein.