Assistenz der Geschäftsführung & Office Management (m/w/d) - Immobiliengruppe

Assistenz der Geschäftsführung | Executive Assistant | Assistenz der Unternehmensleitung | Management Assistant | Office Manager | Büroleitung | Assistenz der Geschäftsleitung | Immobilien

Über uns

Die Trigon Unternehmensgruppe ist ein etabliertes Berliner Immobilienunternehmen mit Fokus auf die Entwicklung und Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Der Bestand umfasst rund 4.000 Wohn- und 300 Gewerbeeinheiten sowie Stellplätze.

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie in organisatorischen und administrativen Belangen
• Eigenverantwortliche Koordination von Terminen, Prioritäten und Wiedervorlagen
• Selbstständige Korrespondenz sowie zentrale Schnittstelle für interne Fachbereiche, Eigentümer, Dienstleister und externe Ansprechpartner
• Unterstützung bei laufenden immobilienwirtschaftlichen Projekten sowie bereichsübergreifenden Sonderaufgaben
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Reports und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung
• Organisation administrativer Abläufe einschließlich Telefonzentrale, Postbearbeitung und Dokumentenmanagement
• Koordination gesellschaftsrechtlicher Vorgänge, insbesondere im Zusammenhang mit Handelsregister- und Unternehmensunterlagen
• Verantwortung für ein strukturiertes Office Management und effiziente Verwaltungsabläufe
• Organisation des Empfangsbereichs einschließlich Einsatzplanung und Sicherstellung der Besetzung
• Übernahme von Empfangsaufgaben in Randzeiten bei geringem Besucheraufkommen sowie professionelle Besuchersteuerung und Erstbetreuung
• Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche im Zeitraum von 9:00 bis 18:00 Uhr

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische oder juristische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation, z. B. als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r (w/m/d), Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d), Immobilienkauffrau/Immobilienkaufmann (w/m/d), oder mit einem Studium der Rechtswissenschaften, Betriebswirtschaftslehre bzw. einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Mehrjährige Erfahrung als z.B. als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) oder Executive Assistant (m/w/d) etc. von Vorteil
• Sehr gutes Organisationsvermögen sowie eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsstärke in deutscher Sprache
• Sicherer Umgang mit Office 365 erforderlich
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Benefits

• Unbefristete Festanstellung mit Entwicklungspotenzial
• Anspruchsvolle Aufgabe mit hoher Eigenverantwortung im Immobilienbereich
• Ein professionelles und kollegiales Team, das Sie herzlich aufnimmt
• 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) zusätzlich frei an Weihnachten und Silvester
• Deutschlandticket nach Vereinbarung
• Kostenlose Getränke und frisches Obst am Arbeitsplatz

Klingt das spannend? Dann lassen Sie uns gemeinsam starten. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.