Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Werde Teil von Milano Vice!

Milano Vice ist eine moderne Fast-Casual-Pizzamarke mit Ursprung in Berlin. Gestartet 2022 als digitale Delivery-Brand, hat sich Milano Vice zu einer eigenständigen Restaurantkette entwickelt, die für innovative Pizza-Kreationen, hohe Qualität und ein markantes Markenerlebnis steht.

Die Marke verbindet italienische Pizzakunst mit urbanem Lifestyle und einem progressiven Brand- und Technologieansatz. Neben kreativen Rezepturen und hochwertigen Zutaten bietet Milano Vice ein Restauranterlebnis, das digitale Convenience mit physischer Nähe vereint.

Das Ziel: Pizza dorthin zu bringen, wo sie Teil des Alltags wird – schnell, zugänglich und kompromisslos gut.

Aufgaben

1. Administrative Unterstützung

• Professionelle Termin- und Kalenderverwaltung der Geschäftsführung
• Organisation von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
• Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen
• Koordination interner und externer Kommunikation

2. Operatives Management

• Überwachung von Fristen, Aufgaben und Projektfortschritten
• Erstellung und Pflege von Berichten, Übersichten und Entscheidungsvorlagen
• Unterstützung bei der Umsetzung von strategischen Initiativen
• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Partnern

3. Kommunikation & Korrespondenz

• Entwurf und Versand geschäftlicher Korrespondenz
• Ansprechpartner*in für interne und externe Stakeholder
• Vorbereitung und Nachbereitung von Telefonkonferenzen und Besprechungen

4. Organisation & Office Management

• Optimierung und Weiterentwicklung interner Prozesse
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Events
• Verwaltung vertraulicher Dokumente und sensibler Informationen

Qualifikation

Fachliche Voraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace
• Erfahrung im Projektmanagement von Vorteil

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und proaktive Arbeitsweise
• Hohe Kommunikationskompetenz und professionelles Auftreten
• Absolute Diskretion und Loyalität
• Belastbarkeit, Flexibilität und effizientes Zeitmanagement
• Strukturierte und lösungsorientierte Denkweise

Benefits

• Eine Unternehmenskultur, die von Innovation, Markenvision und dem Streben nach Exzellenz geprägt ist, wo du aktiv an der Weiterentwicklung einer einzigartigen deutschlandweiten Pizza-Marke mitwirken kannst.
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründerteam und die Chance, echten Einfluss zu nehmen.
• Hochdigitalisierte Prozesse, damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
• Flat Hierarchies, ehrliches Feedback, keine Corporate-Vibes
• Office im Prenzlauer Berg
• Pizza, Drinks, Breakfast, etc. + 50€ Hrmony Benefits