Direktionsassistenz (m/w/d)

Das Fritz-Haber-Institut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. () gehört zu den international renommiertesten Forschungs­instituten. Mehr als 400 Beschäftigte in 5 wissenschaftlichen Abteilungen betreiben und ermöglichen auf historischem Gelände in Berlin‑Dahlem Spitzenforschung, die weltweit einzigartig ist.

Das FHI sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Direktions­assistenz (m/w/d)

Die Stelle ist befristet für 1 Jahr und mit 39 Wochenstunden zu besetzen. Die Stelle ist für Teilzeit geeignet. Die Vergütung erfolgt bei Erfüllung der personen- und tätigkeits­bezogenen tariflichen Voraussetzungen bis zu Entgeltgruppe E 9a TVöD.

Ihre Aufgaben

• Terminkoordination und ‑verwaltung für die Geschäfts­führung
• Reisemanagement: Planung, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach BRKG
• Internationale Korrespondenz und Telefonate in deutscher und englischer Sprache
• Veranstaltungsorganisation (Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung)
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Unterstützung bei der Betreuung von Gastwissenschaftler*innen

Ihr Profil

• abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf (Kaufmann*frau für Büromanagement [m/w/d], Sekretär*in [m/w/d], Fremdsprachen­korrespondent*in [m/w/d], Hotelfachmann*frau [m/w/d]) oder mit vergleichbaren Kenntnissen und Erfahrungen
• Idealerweise Berufserfahrung im Office-Management oder einem ähnlichen Bereich
• Sichere Beherrschung der deutschen Sprache sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sichere Beherrschung der gängigen Office-Software (Microsoft Word, Excel, PowerPoint)
• Fähigkeit zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Tätigkeit sowie zum systematischen Arbeiten
• Spaß an der Arbeit in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld
• Teamfähigkeit, soziale und interkulturelle Kompetenz, Flexibilität, Serviceorientierung und Zuverlässigkeit

Wir bieten

• ein attraktives, vielfältiges Arbeitsumfeld sowie eine abwechslungsreiche Tätigkeit, bei der Sie einen wichtigen Beitrag zur internationalen Forschung leisten
• moderne und überwiegend elektronische Arbeitsabläufe
• attraktive betriebliche Altersvorsorge (VBL), pünktliche Gehaltszahlungen und 30 Tage Urlaub
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch Unterstützung bei der Suche nach einem Kitaplatz und einen Familienservice zur Unterstützung für Eltern und Angehörige bei Betreuung und Pflege
• Zuschuss zum Jobticket
• sehr gute Anbindungen an den öffentlichen Nahverkehr, Fahrradstellplätze, Ladestationen für e-Autos, gute Parkmöglichkeiten
• attraktive und individuelle Weiterbildungs­möglichkeiten z. B. über die Planck Academy
• ein nettes Team, das sich auf Sie freut

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft will den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind, Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Weiterhin hat sich die Max-Planck-Gesellschaft zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 05.10.2025 über unser Bewerbungsportal .

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Fritz-Haber-Institut der Max-Planck-Gesellschaft
Faradayweg 4 – 6
14195 Berlin