Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

Über uns:

ucm steht für moderne HR-Arbeit mit echtem Impact. Unsere Mission ist es, die richtigen Menschen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu bringen – verlässlich, datengetrieben und mit einem klaren Fokus auf messbare Ergebnisse.

Unsere Plattform verbindet Menschen, Daten und Prozesse in Echtzeit. Mit Hilfe von AI identifizieren wir Talente präziser, planen Einsätze intelligenter und stellen operative Exzellenz vor Ort sicher. Während unsere Teams in Foundry die technologischen Lösungen entwickeln, sorgen unsere Teams in Field für eine exzellente Umsetzung beim Kunden. So schaffen wir ein Workforce-Modell, das schneller, präziser und effizienter funktioniert als klassische Personaldienstleistung.

Wir verstehen uns als AI-First-Company. AI ist für uns kein Tool, sondern das Fundament unseres Geschäftsmodells. Wir bauen Systeme, die Prozesse automatisieren, Entscheidungen unterstützen und skalierbare Lösungen ermöglichen. Dadurch verändern sich Arbeitsweisen, Rollen und Verantwortlichkeiten kontinuierlich.

Wer bei ucm arbeitet, muss Veränderung als Normalzustand verstehen. Entscheidungen werden schnell getroffen, Prozesse laufend hinterfragt und Verantwortung früh übernommen. Wir suchen Menschen, die nicht auf perfekte Rahmenbedingungen warten, sondern Probleme lösen, Strukturen schaffen und Ergebnisse erzielen.

Deine Mission bei ucm:

Du bist die operative Absicherung rund um den CEO. Alles, was im Alltag der Geschäftsführung noch keine Systematik hat, landet bei dir, und du machst daraus Ordnung. Du fängst ungefilterten Input auf, priorisierst, klärst Zuständigkeiten und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt und der CEO seinen Fokus auf die Themen mit dem größten Hebel behält.

Erfolg heißt: Nach sechs bis zwölf Monaten läuft der Arbeitstag des CEO auf Systemen statt auf Zuruf. Wiederkehrende Themen haben klare Abläufe und Verantwortliche, und Entscheidungen sind vorbereitet, bevor sie gebraucht werden.

• CEO Office & Entlastung: Du nimmst den ungefilterten Zulauf aus Mails, Nachrichten und Zuruf auf und übersetzt ihn in klare Prioritäten, Zuständigkeiten und Entscheidungspfade
• Vom Chaos zum System: Du erkennst wiederkehrende Ad-hoc-Themen, baust daraus wiederholbare Prozesse und übergibst sie, sobald sie stehen
• Koordination & Kommunikation: Du steuerst Termine, Vorbereitung und Nachverfolgung und kommunizierst im Namen des CEO Office, sichtbar als Vertretung, nie als Imitation

Du willst mehr als einen "Job", du willst rund um eine Geschäftsführung Ordnung schaffen, wo heute noch keine ist? Let's talk.

Deine Aufgaben:

Founder Entlastung & CEO Office

• Aufnahme und Bündelung des gesamten ungefilterten Zulaufs an den CEO, inklusive Priorisierung nach Wirkung und Dringlichkeit
• Vorbereitung von Entscheidungen, Terminen und Gesprächen, damit der CEO vorbereitet in jede Situation geht
• Nachverfolgung offener Punkte über alle Richtungen hinweg, damit nichts verloren geht

Systematisierung & Prozesse

• Identifikation wiederkehrender Themen ohne festen Ablauf und Überführung in klare, wiederholbare Prozesse
• Definition von Kategorien, Prioritäten und Verantwortlichkeiten, um den Noise für die Geschäftsführung dauerhaft zu reduzieren
• Übergabe systematisierter Abläufe an die zuständigen Stellen, statt Aufgaben dauerhaft an dich zu binden

Kommunikation & Koordination

• Steuerung von Kalender, Kommunikation und Schnittstellen im Umfeld des CEO
• Kommunikation im Namen des CEO Office gegenüber internen und externen Stakeholdern
• Aufbau eines verlässlichen Überblicks über laufende Themen, Zusagen und Fristen

Tools & Automatisierung

• Einsatz von AI, Automatisierung und Systemen wie Notion und Excel, um Routine zu eliminieren und Wirkung zu skalieren
• Aufbau einfacher, belastbarer Strukturen zur Ablage, Übersicht und Zusammenarbeit
• Perspektivisch: Ausweitung auf Corporate-Office-Themen und weitere Ventures unter dem Dach der Gruppe

Das bringst du mit:

• Erste einschlägige Erfahrung als Executive Assistant, im Founder-Support, in Operations oder in einer vergleichbar organisierenden Rolle
• Ausgeprägte Fähigkeit, aus unklaren Ausgangslagen schnell Struktur, Priorität und Zuständigkeit zu machen
• Sicherer Umgang mit AI-Tools, Automatisierung und Systemen wie Notion und Excel, um Aufgaben nicht nur zu erledigen, sondern zu systematisieren
• Hohe Eigenverantwortung, Diskretion und Verlässlichkeit im direkten Umfeld der Geschäftsführung
• Proaktivität und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, auch wenn nichts vorgegeben ist
• Verhandlungssicheres Deutsch (C2) und gutes Englisch (C1), schriftlich und mündlich

Warum ucm

• Shape the Future. Own the Impact.: Du arbeitest im direkten Umfeld des CEO und prägst, wie die Geschäftsführung organisiert und skaliert wird
• AI-First ist Realität: AI und Automatisierung sind bei uns Standard, nicht Add-on, und werden zu deinem wichtigsten Hebel
• Systeme statt Chaos: Du baust Ordnung, die bleibt, statt Aufgaben immer wieder neu zu jonglieren
• Perspektive: Aus dem CEO Office heraus wächst deine Rolle in Richtung Corporate Office und weitere Ventures
• Wettbewerbsfähiges Package: 45k–50k € Fixgehalt
• High-output, low-ego Culture: Wir sind ambitioniert, fokussiert und fördern Performance

Dein Bewerbungsprozess:

1. Online Bewerbung
2. Initial Call mit People & Culture
3. Fachgespräch mit der Geschäftsführung
4. Live Case mit C-Level
5. Referenzgespräch
6. Finale Rückmeldung & Vertragsangebot

Wir stehen für Vielfalt und Chancengleichheit, deshalb freuen wir uns natürlich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Personenbezogene Formulierungen in der Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.