Sekretariat der Abteilungsleitung III (m/w/d)

Sekretariat der Abteilungsleitung III (m/w/d)

Das Land Berlin ist der größte Arbeitgeber der Region. Rund 136.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für rund 3,9 Millionen Menschen funktioniert.

Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie gewährleistet umfassende Bildung in Berlin – von der frühkindlichen Betreuung bis zum Schulabschluss oder Hochschulstudium. Rund 50.000 Beschäftigte arbeiten an den Berliner Schulen, etwa 2.000 in der Verwaltung, die zentrale strategische und operative Aufgaben übernimmt.

unbefristet

Anzahl zu besetzender Stellen: 1

Besoldungsgruppe/Entgeltgruppe: A 8 / E 8 TV-L als Regierungshauptsekretär/in bzw. Tarifbeschäftigte/r

Besetzbar ab sofort in Teilzeit, Vollzeit.

Bei Vollbeschäftigung beträgt die Wochenarbeitszeit 40 (bei Beamtinnen und Beamten) bzw. 39 Stunden und 24 Minuten (bei Tarifbeschäftigten).

Es handelt sich bei der Ausschreibung um eine Personalentwicklungsmaßnahme, sodass entgelt- und besoldungsgleiche Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.
Die derzeit mit den Aufgaben betraute Dienstkraft beabsichtigt, sich zu bewerben.

Ihre Aufgaben

• Vorzimmertätigkeiten: Bearbeitung, Steuerung, Verwaltung und Abwicklung von Korrespondenz, des E-Mail-Verkehrs und von Geschäftsvorgängen, interne Postverteilung, Terminsteuerung und –überwachung, Terminvorbereitungen von Sitzungen incl. Videokonferenzen, Telefon- und Besuchermanagement, Datenbankpflege, Materialverwaltung und –bestellung, Ablage und Aktenführung
• Erfassung, Zuordnung und Fristenkontrolle von parlamentarischen Anfragen und Berichtsaufträgen incl. Vorbereitung der Voten für den Rat der Bürgermeister, Hauptausschuss, Bildungsausschuss, UA Personal und Bezirke des Abgeordnetenhauses
• Vorbereitung/Internetrecherche/Zusammenstellen von Unterlagen für die Abteilungsleitung zur Teilnahme an verwaltungsinternen und externen Terminen, Sitzungen, Konferenzen
• Führen der Abwesenheitsliste und Urlaubsliste der Referatsleitungen
• Reisekostenabrechnung und Wegstreckenentschädigung für Abt. III incl. der Prüfung der eingereichten Unterlagen hinsichtlich aller notwendigen Voraussetzungen für die Erstattung der Kosten (Genehmigung, Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, Fristen zur Einreichung des Antrags, Prüfung der Kostenbelege, Übergabe zur Erstattung an den Bereich Haushalt)
• Aktualisierungen und Pflege der Website der Abteilung III in Kooperation mit der Intra-netredaktion des Hauses
• Sonderaufgaben der Abteilungsleitung

Ihr Profil

Beamtinnen und Beamte : Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Tarifbeschäftigte : Erfolgreicher Abschluss einer Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/mann für Büromanagement, Kauffrau/mann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/mann, Rechtsanwalts-/Notariatsfachangestellte, Facharbeiter/in für Schreibtechnik oder Verwaltungslehrgang I

wünschenswert : mindestens zweijährige berufliche Erfahrungen in Sekretariats- bzw. Vorzimmertätigkeit, Büroorganisation oder Assistenztätigkeit

Die formalen Anforderungen müssen bis zum Bewerbungsfristende erfüllt sein.

Von den Inhaberinnen und Inhabern ausländischer Hochschulabschlüsse ist der Bewerbung eine Bescheinigung über die Zeugnisbewertung Ihrer Qualifikation (Langfassung) beizufügen. Anfragen hierzu können an die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) im Sekretariat der Kultusministerkonferenz gerichtet werden.

Weiteren fachliche und außerfachliche Anforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil, welches unter der Schaltfläche/Button "weitere Informationen" (unten am Ende der Ausschreibung) hinterlegt ist.

Sie finden sich im Profil wieder? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung bis zum 30.10.2025 über den untenstehenden Button "jetzt bewerben" .

Finanzielle Anreize

Neben einem sicheren Einkommen profitieren Sie bei uns von zusätzlichen finanziellen Leistungen wie Sonderzahlungen, betriebliche Altersvorsorge, Wechselschichtzulagen und BVG-Firmenticket.

Flexible Arbeitszeiten

Ob Teilzeit, Gleitzeit oder mobiles Arbeiten: wir bieten flexible Arbeitszeitmodelle, die Sie unterstützen, Berufliches & Privates in verschiedenen Lebenslagen vereinbaren zu können.

Arbeiten für das Gemeinwohl

Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag für die Gesellschaft und schaffen nachhaltige Verbesserungen, die das Leben bzw. die Lebensbereiche vieler Menschen in Berlin positiv beeinflussen.

Sportangebote

Wir ermöglichen Ihnen zur Erhaltung Ihrer Gesundheit die Teilnahme an internen und ausgewählten externen Gesundheitsangeboten zu vergünstigten Preisen.

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Unsere Verwaltung ist nach "Audit berufundfamilie" zertifiziert und schafft mit unterschiedlichen Angeboten gute Rahmenbedingungen für eine familien- und lebensphasenbewusste Personalkultur.

Karriereförderung

Wir begleiten Sie bei Ihrer beruflichen Entwicklung und bieten Ihnen individuell zugeschnittene Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Aufstiegschancen.

Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung bei:

• tabellarischen Lebenslauf
• aktuelles Arbeitszeugnis bzw. dienstl. Beurteilung
• vollständige Belege für Ausbildungs- und/oder Studienabschluss
• ggf. Einverständniserklärung zur Einsicht in die Personalakte (nur für Beschäftige des öffentlichen Dienstes)

Eine Übersendung bzw. das Hochladen eines (Pass-)Fotos ist nicht erforderlich.

Bitte beachten Sie, dass nur Bewerbungen mit vollständig vorliegenden Unterlagen berücksichtigt werden. Die Unterlagen sind in deutscher Sprache und unabhängig von der Abforderung einer Personalakte einzureichen.

Ansprechpartner:

bei fachlichen Fragen: III AbtL, Frau Stappenbeck, Tel.: 004930-90227-5533

bei personalwirtschaftlichen Fragen: ZS E 2.6, Frau Fischer, Tel.: 004930-90227-6653

bei Fragen zur Eingabe Ihrer Bewerbung: ZS E 2.8, Herr Salewski, Tel.: 004930-90227-5747.

Wir schätzen und fördern die Vielfalt unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung. Insbesondere Bewerbungen von Frauen, Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen (bei Unterrepräsentanz) und schwerbehinderte/diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.

Weitere Informationen zur Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie erhalten Sie unter