Sales Operations Specialist (w/m/d)

Über die Rolle

Im Enterprise Sales läuft vieles gleichzeitig und als Sales Operations Specialist sorgst du dafür, dass aus diesem Zusammenspiel ein eingespieltes Orchester wird. Als operative Schaltzentrale unseres Sales Teams übernimmst du zentrale Aufgaben entlang des gesamten Sales-Zyklus: Angebotserstellung, Pricing, Dokumentation, Übergabe – du behältst den Überblick, wenn andere im Detail stecken. Dabei geht es nicht ums Abarbeiten, sondern ums Mitdenken. Du erkennst Chancen zur Optimierung, strukturierst aktiv und steuerst Prozesse über verschiedene Sales-Stages hinweg – verlässlich, vorausschauend, mit Weitblick.

Deine Aufgaben

• Angebots- & Proposal-Unterstützung: Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Angebots- und Proposal-Dokumenten
• Pricing & Kalkulationslisten: Erstellung und Pflege von Preis-, Kalkulations- und Barb-Listen sowie Pricing Sheets
• RFP- & Ausschreibungs-Support: Unterstützung bei der Bearbeitung von RFPs und Ausschreibungen inklusive zugehöriger Unterlagen
• Vertrags- & Dokumentenmanagement: Bereitstellung, Pflege und strukturierte Ablage von Vertragsunterlagen und Vorlagen
• Sales-Handover-Unterstützung: Administrative Begleitung und Dokumentation von Übergaben aus dem Sales-Bereich
• Ticket- & Aufgabenkoordination: Annahme, Priorisierung und Bearbeitung von Ticketanfragen aus dem Sales-Team
• CRM- & Datenpflege: Pflege und Anreicherung von CRM-/CM-Daten sowie Sicherstellung einer sauberen Dokumentenablage
• Reporting: Erstellung und Aufbereitung von Reports und KPI-Auswertungen
• Präsentations- & Vertriebsunterlagen: Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Sales-Materialien
• Asset- & Preisunterstützung: Aufbereitung von Asset-Listen sowie Unterstützung bei Abstimmungen mit Einkauf und Finance

Was Everphone dir bietet

Dein Wohlbefinden ist unser Investment

• Bezuschusste Mitgliedschaften beim Urban Sports Club
• 30 Urlaubstage pro Jahr
• Monatlich bis zu 50 € Extra-Guthaben über Circula (für Lebensmittel, Drogerie, Baumärkte, Tankstellen u. a.)
• Jährlicher Mobilitätszuschuss von 348 € für den ÖPNV
• Zugang zur High Five App mit einem täglichen Budget
• Zugang zu mentaler Gesundheitsunterstützung über Voiio
• Die Möglichkeit für bis zu 4 Wochen im EU Ausland zu arbeiten
• Betrieblicher Altersvorsorgezuschuss
• Jährliche Grippeschutzimpfungen und Sehtests
• Frisches Obst, gesunde Snacks, hochwertige Kaffeespezialitäten und Softdrinks

Ein Arbeitsumfeld, das mehr bietet

• Laptop und Smartphone deiner Wahl
• Ergonomische Stühle und höhenverstellbare Schreibtische
• Hundefreundliches Büro

Gemeinschaft & Zusammenhalt

• Wöchentliche bezahlte Company Lunches und Frühstücks-Events
• Sommer- und Winterfest
• Teilnahme an unseren Employee Resource Groups

Lernen gehört zum Job

• Zugang zur Everphone Academy
• Interne Lernplattform EverLearn – Lernen voneinander und miteinander
• Vollständig finanzierte Sprachkurse (Deutsch & Englisch)
• Regelmäßige interne Workshops und Lernformate

Das bringst du mit

• Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung in administrativen, operativen oder backoffice-nahen Tätigkeiten im Vertriebs- oder Angebotsumfeld
• Dokumentenerfahrung: Erfahrung im Umgang mit Angebotsunterlagen, Preis- und Kalkulationslisten sowie Angebots- und Vertragsdokumenten
• Prozessverständnis: Fähigkeit, standardisierte Prozesse zuverlässig anzuwenden und Aufgaben strukturiert umzusetzen
• Ticketbasiertes Arbeiten: Erfahrung oder hohe Affinität zur Bearbeitung, Priorisierung und Nachverfolgung von Sales-Tickets
• Systemkenntnisse: Sicherer Umgang mit CRM- oder vergleichbaren Systemen (z. B. Salesforce)
• Daten- & Dokumentenpflege: Erfahrung in der Pflege von Daten, Dokumentenmanagement und strukturierten Ablagesystemen
• Organisation & Priorisierung: Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten und effektiv nach Prioritäten sowie Deadlines zu strukturieren
• Arbeitsweise: Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise bei der Bearbeitung von Angeboten, Pricing Sheets und Reports
• Präsentation & Reporting: Erfahrung in der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsmaterialien und Reportings
• Sales-Verständnis: Grundlegendes Verständnis für vertriebliche Abläufe entlang des gesamten Sales-Zyklus (Angebot → Vertrag → Übergabe)
• Ausschreibungen: Bereitschaft, sich in Ausschreibungen (RFPs) einzuarbeiten und diese unterstützend zu begleiten
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift