Admin Assistant (m/w/d) in Teilzeit (20h/Woche)

OlamAid e.V. ist eine internationale Hilfsorganisation mit Sitz in Berlin, die sich den sich entwickelnden Bedürfnissen von Krisen- und Konfliktbevölkerungen widmet. Unsere Mission ist es, Gemeinschaften beim Übergang von der Krise zur Erholung, Rehabilitation und nachhaltigen Lebensführung zu unterstützen. Dabei liegt einer unserer Hauptschwerpunkte auf gefährdeten Gruppen und Minderheiten.

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit als Admin Assistant (m/w/d), die unser Team bei der Durchführung und Organisation unserer administrativen und personellen Prozesse am Hauptsitz in Berlin tatkräftig unterstützt.

Aufgaben

In dieser Rolle bist du eine wichtige Stütze unseres Teams und kümmerst dich um operative Zuarbeit in folgenden Bereichen:

• Büroorganisation & Daily Business: Du kümmerst dich um wesentliche Aufgaben des Officemanagements, wie die Bearbeitung der Post, das Beantworten zentraler E-Mails sowie die Abwicklung von Bestellungen (z. B. Büromaterial, Getränke, etc.).
• Operativer Team-Support: Du bist die zentrale Anlaufstelle für die administrativen Anliegen des gesamten Teams auf Office-Ebene und packst da an, wo Unterstützung gebraucht wird.
• Event-Unterstützung: Du hilfst bei der Vorbereitung und Organisation unserer internen Teamevents und Meetings.
• IT-Support & Onboarding: Du supportest bei der Verwaltung unseres Hardware-Inventars und unterstützt bei der Ausstattung neuer Kolleg*innen im Onboarding-Prozess.
• Ausblick & Perspektive: Wir bieten dir die Möglichkeit, deinen Aufgabenbereich flexibel zu erweitern. Je nach Interesse kannst du dich mittelfristig in unterstützende Personalthemen einarbeiten und das Team in der HR-Administration begleiten.

Qualifikation

• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. für Büromanagement, Verwaltung) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung: Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Verwaltungsfunktion, idealerweise (aber kein Muss) im NGO-Bereich
• Software-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office, Kenntnisse in Google Workspace oder MS 365 sind wünschenswert
• Arbeitsweise: Eine zuverlässige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise sowie Freude an der operativen Unterstützung im Team
• Sprachen: Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift)

Benefits

• Die Möglichkeit, durch deine Unterstützung in einem internationalen Umfeld einen echten gesellschaftlichen Beitrag zu leisten
• Ein multikulturelles Arbeitsumfeld und ein hochmotiviertes, dynamisches Team
• Individuelle Gestaltungsspielräume für deine berufliche und persönliche Entwicklung sowie regelmäßige Weiterbildungen

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann sende uns bitte Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) sowie deinen frühestmöglichen Eintrittstermin. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!