Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit

Wir sind eine spezialisierte Performance-Marketing-Boutique Agentur mit Fokus auf Google Ads für anspruchsvolle Health-, E-Commerce und Dienstleistungsunternehmen.

Wir sind ein kleines, senioriges Team mit hohem Qualitätsanspruch und Spaß bei der Arbeit.

Für diese Position geht es um Teilzeit (8–12 Stunden/Woche) | 2–3 halbe Tage vor Ort in Berlin Mitte

Aufgaben

Du übernimmst die kaufmännische und organisatorische Steuerung im Hintergrund, damit sich die Geschäftsführung auf Kundenstrategie, Sales und Weiterentwicklung konzentrieren kann.

Du bist nicht nur ausführend, sondern denkst wirtschaftlich mit – insbesondere bei Retainern, Angeboten und Scope-Fragen.

Deine Aufgaben

Finance & kaufmännische Steuerung

• Eigenständige Pflege von Lexoffice/Lexware Office
• vorbereitende Buchhaltung inkl. Belegmanagement
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Kommunikation mit Steuerberatung
• Rechnungen erstellen & Zahlungseingänge überwachen
• Mahnwesen eigenständig durchführen
• Zahlungsverkehr im laufenden Geschäft verantworten
• Vertragsbedingungen und Kündigungsfristen im Blick behalten
• Anbieter recherchieren, wechseln und ggfs. kündigen

Angebote & Retainer-Struktur

• Angebote erstellen und versenden
• Retainer-Abrechnungen strukturiert abbilden
• Scope-Fragen mitdenken
• wirtschaftliche Einschätzungen vorbereiten
• aktiv hinterfragen, wenn Leistungen unterkalkuliert wirken
• Pricing-Diskussionen strukturell vorbereiten

Organisation & Business Support

• Office-Management
• Bestellungen & Anbieterkoordination
• Reisen & Termine organisieren
• Bewerbungen vorsortieren
• kleinere Website-Anpassungen (unsere Website ist gerade im Aufbau)
• Tools verwalten & Kündigungsfristen überwachen
• Team-Events organisieren
• Recherche-Aufgaben (z. B. Freelancer, Fotograf etc.)

Qualifikation

• Mind. 2 Jahre Erfahrung in einer Agentur
• Erfahrung mit Lexoffice/Lexware Office
• Sicherheit im Bereich vorbereitende Buchhaltung
• Verständnis für Retainer-Modelle und projektbasierte Abrechnung
• Wirtschaftliches Denken (Marge, Scope, Leistungsumfang)
• Sehr strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Du sprichst Ineffizienzen offen an
• Sehr detailgetreues Arbeiten sowie hohes Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit

Benefits

• Hohe Eigenverantwortung von Anfang an
• Direkte Zusammenarbeit mit der Gründerin
• Transparente Einblicke in Pricing, Retainer-Logik und Agentursteuerung
• Gestaltungsspielraum bei Prozessen und Strukturen
• Flexible Zeiteinteilung innerhalb der vereinbarten Tage
• Klarer Verantwortungsbereich ohne Konzernpolitik
• Entwicklungsperspektive in Richtung Operations bei weiterem Unternehmenswachstum
• Moderne Tools und effiziente Arbeitsweise
• Langfristige Zusammenarbeit in einem kleinen, hochwertigen Setup
• Wunderschönes Büro im Herzen von Berlin Mitte
• Faire Vergütung
• Kleines, sympathisches Team mit Spaß an der Arbeit

Rahmenbedingungen

• 8–12 Stunden pro Woche
• 2–3 halbe Tage pro Woche vor Ort in Berlin Mitte