Office Manager & Personal Assistant in Teilzeit bei UNDPLUS GmbH Berlin

Ab sofort suchen wir eine/n Personal Assistant & Officemanager*in in Berlin.

Teilzeit · 20–30 Std. · mind. 3-4 Tage/Woche

UNDPLUS ist ein Berliner Unternehmen an der Schnittstelle von Kreativität, Design und Strategie . Wir entwickeln Markenarchitektur, Brandexperience und Erlebnisse, die bleiben .
Zur Verstärkung suchen wir eine:n Personal Assistant & Office Manager (m/w/d) , der:die Struktur liebt , den Überblick behält und unsere Arbeitsweise mitgestaltet .

DEINE ROLLE:

Du bist die Verbindung zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner:innen – und sorgst dafür, dass unser Berliner HQ reibungslos funktioniert .

Aufgaben

// Vorbereitung von Unterlagen : Präsentationen, Briefings, Reports und Protokolle liegen bei dir in besten Händen.

// Kommunikationsschnittstelle : Du sorgst dafür, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen.

// Office-Organisation : Du bist erste Anlaufstelle für Kolleg:innen, Bewerber:innen und Gäste, gestaltest unseren Büroalltag, sorgst für ein schönes Büro und steuerst externe Dienstleister.

// Events & Teamkultur : Du planst und organisierst Team- und Company-Events und sorgst für eine spürbare Office-Experience .

// HR-Support : Du bereitest Verträge vor, begleitest On-/Offboardings, pflegst Mitarbeiterdaten und unterstützt bei HR-Prozessen.

// Vorbereitende Buchhaltung : Du koordinierst Rechnungen, übernimmst Beleg- und Fristenmanagement und stimmst dich eng mit der Steuerberatung ab.

// IT- & Tooling-Koordination : Du kümmerst dich um Lizenzen, Accounts und User-Lifecycle sowie um Hardware-Inventar und Reparaturen.

// Special Projects & Strategie : Du arbeitest an Sonderprojekten rund um Strukturen, Prozesse und Strategie, unterstützt mit Analysen, Recherchen und Entscheidungsvorlagen und begleitest die Einführung neuer Tools, Workflows und Initiativen wie Employer Branding oder Innovation .

// Reise- und Organisations-Koordination : Du priorisierst Termine, hältst Deadlines im Blick und kümmerst dich um reibungslose Abläufe.

Qualifikation

// Mehrjährige Erfahrung als Personal Assistant oder im Office Management

// Ausgeprägtes Organisationstalent , Diskretion und sicherer Blick für Prioritäten

// Proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise und ein freundliches, souveränes Auftreten

// Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Projektmanagement-Software

// Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift

Benefits

WARUM UNDPLUS:

// Ein kreatives Umfeld mit echter Wirkung

// Gestaltungsspielraum : Bringe eigene Ideen ein und entwickle Strukturen weiter

// Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien

// Modernes Büro im Herzen von Berlin-Kreuzberg

// Regelmäßige Team-Events , Lunches und gemeinsame Aktivitäten

Wir freuen uns auf deine Bewerbung per Mail unter [email protected] mit der
Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins & deine Gehaltsanspassungen.