Office Koordinator (m/w/x) | Start: Ab sofort (Teilzeit)

Wasser ist Leben – und sollte als essenzieller Bestandteil eines bewussten, nachhaltigen Lebensstils mehr im Mittelpunkt stehen. Genau das ist unsere Mission. LEOGANT entwickelt und konzipiert Premium-Wasserfilterkonzepte für Privathaushalte, Unternehmen, Gastronomie und Hotellerie. Als zertifizierte B Corp verbinden wir höchste Funktionalität und Nachhaltigkeit mit urbanem Lifestyle und Design. Um unser Wachstum zu unterstützen, suchen wir eine absolut zuverlässige, eigenständige und strukturierte Persönlichkeit, die uns im Backoffice- und Administrationsbereich den Rücken freihält.

Du bist die organisatorische Schaltzentrale von LEOGANT und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles rund läuft. Mit mindestens fünf Jahren Erfahrung in einer
ergleichbaren Position arbeitest Du eigenverantwortlich, strukturiert und denkst proaktiv mit. Dein Schwerpunkt liegt auf Büromanagement, Administration und der kontinuierlichen Optimierung interner Abläufe. Du erkennst Verbesserungspotenziale, gestaltest Prozesse aktiv mit und behältst den Überblick über operative, organisatorische und koordinierende Aufgaben. Dabei arbeitest Du eng mit dem gesamten Team zusammen und bringst die nötige Reife, Hands-on-Mentalität und Weitsicht mit, um die Strukturen eines wachsenden Unternehmens mitzugestalten und zu tragen.

Aufgaben

1. Office- & Verwaltungsmanagement

• Du sorgst dafür, dass im Büroalltag alles gut läuft – von der Ablage bis zur Terminorganisation
• Du kümmerst Dich um die grundlegende Büroorganisation
• Du hilfst dabei Abläufe im Hintergrund schlank und effizient zu halten
• Du pflegst die Unterlagen unserer Mitarbeiter, unterstützt bei der Vorbereitung von Lohnabrechnungen und übernimmst die einfache
• Kommunikation mit Steuerberater, Versicherungen und Behörden

2. Finanzen & Buchhaltung (vorbereitend)

• Du bist verantwortlich für die Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Du bereitest alle relevanten Unterlagen für die Buchhaltung vor und arbeitest dabei eng mit unserer Buchhaltung zusammen
• Du überwachst Zahlungsein- und -ausgänge, kümmerst dich um Überweisungen sowie das Mahnwesen und hast unsere Bankkonten im Blick.
• Du unterstützt bei der Weiterberechnung von Serviceeinsätzen und behältst die Kosten externer Dienstleister im Rahmen eines einfachen Controllings im Blick.

3. Kommunikation & Partner-Management

• Du kommunizierst zuverlässig und freundlich mit Partnern, Dienstleistern und gelegentlich mit Kunden per E-Mail.
• Du holst Angebote ein und unterstützt bei Abstimmungen mit Lieferanten

4. Digitalisierung & Prozessoptimierung

• Du pflegst Daten in unserem CRM-System und sorgst für eine strukturierte und aktuelle Dokumentation.
• Du denkst mit, erkennst Verbesserungspotenziale und hilfst dabei, interne Abläufe effizienter zu gestalten.
• Du unterstützt uns dabei, analoge Prozesse sinnvoll zu digitalisieren und einfache Workflows zu etablieren.
• Du übernimmst die Verantwortung für unsere Zertifizierungen (z. B. B Corp) und stellst sicher, dass alle Anforderungen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

Qualifikation

Dein Profil

• Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und mit einem hohen Maß an Verlässlichkeit
• Du bringst mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit
• Du hast ein ausgeprägtes Organisationstalent, behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick und achtest auf Details
• Du kennst dich mit buchhalterischen Abläufen aus und hast ein gutes Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge
• Du arbeitest sicher mit MS Office, CRM- und ERP-Systemen – idealerweise auch routiniert am Mac.
• Du arbeitest sicher mit DATEV Unternehmen Online
• Du kommunizierst klar, professionell und empathisch – intern wie extern
• Du hast Freude daran, Abläufe zu verbessern und Strukturen mitzugestalten
• Und: Du bringst eine gute Portion Humor mit

Benefits

• Ein hoch engagiertes, professionelles Team, kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• Eine verantwortungsvolle Position in einem einzigartigen Konzeptbüro für Wasseraufbereitung
• Ein lockeres Arbeitsumfeld im LOFT-Charakter, in dem Du Dich voll und ganz entfalten kannst
• „No Bullshit Policy“ – Wir stehen für Transparenz, Qualität und echte Werte
• Qualitätsbewusste Kunden und Partner mit dem Anspruch für einen nachhaltigen Lifestyle

Wir freuen uns auf Dich!

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