Office & Event Managerin (w/d/m)

Wir sind ein vielfältiges Veranstaltungsunternehmen und betreiben derzeit drei Locations, die ELSE, Renate und das M01 in Berlin mit internationalem Publikum, kreativen Formaten und einem leidenschaftlichen Team. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine strukturierte, kommunikative und eigenverantwortliche Persönlichkeit, die unser Team im Office-Management sowie in der Eventorganisation unterstützt und als zentrale Schnittstelle zwischen Crew, Partner:innen und Kund:innen fungiert.

Aufgaben

Office Management

• Organisation & Administration: Eigenständige Betreuung der Büroabläufe, zentrale E-Mail-Postfächer, Dokumentenverwaltung und interne Kommunikation
• System- & Infrastrukturmanagement: Verwaltung digitaler Systeme, Zugänge, Passwörter, Telefonanlagen, Kalender und Office-Tools
• Koordination & Schnittstellenfunktion: Ansprechpartner:in für interne Abteilungen, externe Dienstleister:innen und Partner:innen
• Meeting- & Terminmanagement: Planung, Vorbereitung, Protokollführung und Nachbereitung von internen Meetings
• Personal- & Onboarding-Support: Einrichtung neuer Arbeitsplätze, Unterstützung bei Einarbeitung neuer Teammitglieder, Verwaltung von Schlüsseln und Sicherheitszugängen
• Beschaffung & Büroorganisation: Einkauf von Bürobedarf, technischer Ausstattung und Material für interne Abläufe oder Events
• Sicherheits- & Compliance-Aufgaben: Betreuung von Alarm- und Zutrittssystemen sowie Einhaltung interner Prozesse
• Kommunikation & Dokumentation: Versand von Mitteilungen, Erstellung von Berichten und Pflege von Informationsmaterial
• Schnittstelle zu externen Partnern: Koordination von Dienstleistern (z. B. Catering, Logistik)

Event Management

• Planung & Organisation: Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen von der Anfrage bis zur Nachbereitung
• Kunden- & Partnerbetreuung: Beratung, Kommunikation und Betreuung von Kund:innen, Veranstalter:innen und externen Partner:innen
• Angebots- & Vertragsmanagement: Erstellung von Angeboten, Abstimmung von Abläufen und Vertragskoordination in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Koordination & Logistik: Steuerung von Technik, Aufbau, Personal, Sicherheit und weiteren beteiligten Teams
• On-Site Betreuung: Verantwortung für den reibungslosen Ablauf vor Ort
• Nachbereitung & Reporting: Dokumentation, Feedbackauswertung und Abstimmung mit Buchhaltung und internen Abteilungen
• Sonderprojekte & Specials: Mitarbeit bei kulturellen Events und Projekten, z. B. im Rahmen der Fête de la Musique

Qualifikation

Dein Profil

• Erfahrung im Office-Management, Eventmanagement oder in der Kultur-/Veranstaltungsbranche
• Organisationstalent mit strukturierter und eigenständiger Arbeitsweise
• Sehr gute Computerkenntnisse und eine Affinität für Onlinetools
• idealerweise (Admin-)Kenntnisse zu Microsoft360 / Teams
• Erfahrung im Umgang mit Apple Software
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Partner:innen
• Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1)

Benefits

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Position zwischen Office-Management und Eventbetrieb
• Arbeit in der Berliner Club- und Kulturszene mit kreativen Projekten
• Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Ein engagiertes und dynamisches Team
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Flexible Arbeitszeiten und ein unterstützendes Team
• Urban Sports
• Bezuschussung des Deutschland Tickets

Interessiert?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Anschreiben.