Office Manager (m/w/d)

Über die Position

Als Procurement Specialist (m/w/d) behältst du den Überblick darüber, was wir für unseren Arbeitsalltag benötigen, was es kostet und dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Du koordinierst Bestellungen und externe Dienstleistungen, vergleichst Angebote, bearbeitest Rechnungen und sorgst gemeinsam mit unseren internen Teams für strukturierte Abläufe.

Die Rolle verbindet Einkauf mit operativer Organisation: Du arbeitest sorgfältig mit Zahlen und Prozessen, bist gleichzeitig nah am Tagesgeschäft und packst mit an, wenn es darauf ankommt. Dabei hast du die Möglichkeit, bestehende Abläufe zu verbessern und neue Strukturen für unser weiteres Wachstum mit aufzubauen.

Deine Aufgaben

• Du koordinierst und bist verantwortlich für alle Bestellungen und externen Serviceleistungen im Office-Bereich und sorgst für eine strukturierte und zuverlässige Abwicklung

• Du ordnest Rechnungen zu, behältst Kosten im Blick und bereitest Informationen für die Buchhaltung auf

• Du holst Angebote ein, vergleichst diese und bereitest Unterlagen für interne Freigaben vor

• Du nimmst Lieferungen entgegen und sorgst dafür, dass sie an die richtigen Teams weitergegeben werden

• Du behältst den Überblick über den täglichen Ablauf im Büro und sorgst dafür, dass alles reibungslos funktioniert, vom Empfangsbereich bis zu den Mitarbeiterküchen

• Du unterstützt regelmäßig im Front Office und bist dort Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und Dienstleister

• Du unterstützt bei der Koordination von Geschäftsreisen sowie bei der Organisation interner Events

• Du koordinierst und bearbeitest eingehende sowie ausgehende Post und sorgst für eine zuverlässige Weiterleitung

Dein Profil

• Idealerweise bringst du erste Erfahrung im Einkauf, Office Management, Buchhaltung oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle mit

• Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei mehreren Bestellungen und offenen Themen den Überblick

• Du hast ein gutes Grundverständnis für Zahlen, Kosten und Rechnungen

• Excel ist für dich kein Fremdwort; du pflegst Listen, vergleichst Zahlen und bist mit Funktionen wie SVERWEIS vertraut

• Sehr gute Deutschkenntnisse und solide Englischkenntnisse

• Du kommunizierst freundlich, klar und professionell mit internen Teams, externen Dienstleistern gelegentlich auch Gästen am Empfang

• Du packst mit an, wenn Lieferungen ankommen oder organisatorische Unterstützung im Office gebraucht wird

• Du arbeitest genau, verantwortungsbewusst und eigenständig

Warum Flatpay?

• Ein Umfeld, in dem du wirklich etwas bewegen kannst. Kurze Entscheidungswege, viel Verantwortung und Raum für deine Ideen

• Deutschlandticket oder BVG-Abo – wir übernehmen einen Teil, du kommst stressfrei ins Büro

• Urban Sports Club – damit du auch nach Feierabend in Bewegung bleibst

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• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge – weil Zukunft wichtig ist

• Bis zu 28 Urlaubstage, abhängig von deiner Betriebszugehörigkeit

• Moderne Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen, guter Ausstattung und kostenlosen Getränken

• Regelmäßige Team-Events, Offsites und gemeinsame Feiern

Über uns

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