Operations Manager*in (f/d/m) Teilzeit 60% - Admin & Finance

Circular Berlin ist eine gemeinnützige Organisation, die den Wandel Berlins hin zu einer Kreislaufstadt vorantreibt. Wir verbinden Wissen, Praxisprojekte und Community-Arbeit – und machen unsere Erfahrungen weltweit zugänglich.

Ab November 2025 suchen wir eine_n Operations & Admin Manager*in (m/w/d), die*_der unsere internen Strukturen im Bereich Finanzen, Administration & HR stärkt und Lust hat, die Zukunft unserer Organisation aktiv mitzugestalten.

Aufgaben

1. Finanzen & Controlling

• Verwaltung der Buchhaltung über eine Buchhaltungssoftware: laufende. Finanzbuchführung, Pflege von Finanzunterlagen und Kontenabstimmung.
• Finanzmanagement und -berichterstattung für EU- und andere öffentlich geförderte Projekte.
• Kommunikation mit Steuerkanzlei, Finanzamt, Arbeitsagentur, Deutsche Rentenversicherung und Versicherungen, wenn erforderlich.
• Unterstützung bei der jährlichen Finanzplanung und Budgetkontrolle.
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, Sicherstellung der Genauigkeit und fristgerechten Zahlungsabwicklung.
• Abgleich von Angeboten mit den eingereichten Rechnungen von Freelancer*innen.

2. Betriebs- & Qualitätsmanagement

• Optimierung interner Organisationsprozesse und Arbeitsabläufe, Erstellung von Richtlinien und Aktualisierung von QM-Dokumenten.
• Prüfung von Verträgen und Vereinbarungen, Upload über digitale Signatursoftware und Ablage in strukturierten Ordnern.
• Mitarbeit an der Umsetzung von Organisationsstrategien und KPI-Monitoring
• Unterstützung von Fundraising-Prozessen.

3. Personal & HR-Prozesse

• Koordination von Bewerbungs- und Einstellungsprozessen inkl. Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen.
• Unterstützung bei projektbezogenen Verträgen, Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Vorgaben und interner Richtlinien.
• Zusammenarbeit mit Steuerkanzlei und Lohnbüro: Bereitstellung von Informationen und Klärung lohnrelevanter Fragen.

Qualifikation

Was du mitbringst:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich Administration und Finanzcontrolling, idealerweise im Non-Profit-Sektor oder in Institutionen mit öffentlicher und EU-Förderung.
• Fundierte Kenntnisse in deutschem Finanz-, Buchhaltungs- und Arbeitsrecht, ergänzt durch Verständnis der speziellen Regelungen für gemeinnützige Organisationen.
• Sehr sorgfältige, detailorientierte Arbeitsweise mit hoher Zahlenaffinität.
• Umfangreiche Erfahrung im Umgang mit Google Sheets/Excel.
• Proaktive, hands-on Arbeitsweise: Du erkennst Chancen, neue Strukturen zu schaffen, Abläufe zu optimieren und setzt diese direkt um.
• Offenheit und Interesse für neue Tools und Technologien zur Optimierung und Automatisierung von Prozessen.
• Fähigkeit, in agilen Umfeldern zu arbeiten, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und souverän mit Unsicherheiten umzugehen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1-Niveau in beiden Sprachen).Erfahrung mit Google Suite, Zoom, Notion und weiteren digitalen Kollaborationstools.

Benefits

Was wir bieten:

• Eine Teilzeitstelle (60 %, 24 Std./Woche) mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zur Aufstockung ab 2026.
• Einen zunächst befristeten Vertrag über 14 Monate, mit Option auf Verlängerung und langfristige Perspektive ab 2027.
• 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche).
• Möglichkeit zum Homeoffice oder Arbeiten in unserem Büro in Berlin-Friedrichshain.
• Zugang zu unserer Community, internen Ressourcen zur Kreislaufwirtschaft und unserem Slack-Kanal.
• Wirkungsvolle Arbeit mit echtem Impact für eine nachhaltige Zukunft.

Klingt nach dir? ✨
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung inkl. Lebenslauf, Motivationsschreiben, Gehaltsvorstellung (brutto Jahresgehalt für eine 100% Stelle) und Startdatum.

Betreff: „Bewerbung als Operations & Admin Manager“