Community Management Associate (m/f/d)

Über die Rolle

Wohnen ist komplex. Ein Standard passt selten für alle, und der Prozess kann sehr mühsam sein. Als eines der weltweit größten Unternehmen für flexible Wohnlösungen verfolgt Habyt die Mission, überall und für jeden Zugang zu Wohnraum zu schaffen. Unser Ziel ist es, mit einem digitalen Ansatz Lösungen zu entwickeln, die jeden Umzug einfach machen und jede Wohnung zu einem Zuhause werden lassen. Wenn du dich für Immobilien begeisterst und Teil eines dynamischen, talentierten und internationalen Teams werden möchtest – dann bist du bei uns genau richtig!

Wir befinden uns auf einem starken Wachstumskurs und suchen eine*n Immobilienkauffrau/-mann (m/f/d) zur Unterstützung unseres Teams in Berlin. In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale Funktion im Management unseres Immobilienportfolios in Deutschland. Deine Aufgaben umfassen eine breite Palette an Verantwortlichkeiten, darunter die Überwachung von Immobilien, die Pflege positiver Beziehungen zu Mietern und Vermietern, das Finanzmanagement und die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebsablaufs. Diese Rolle bietet eine hervorragende Gelegenheit für Personen, die eine Leidenschaft für Immobilien haben und im Bereich Immobilienmanagement etwas bewirken möchten. Wenn du detailorientiert, proaktiv und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeitest, laden wir dich ein, Teil unseres Teams zu werden und zu unserer Mission beizutragen, hochwertige Wohnräume für Mieter in ganz Deutschland bereitzustellen.

Bei Interesse sende uns bitte deinen aktuellen Lebenslauf in Englisch.

Deine Aufgaben:

Portfolio-Management

• Überwache ein festgelegtes Portfolio an Immobilien in ganz Deutschland und stelle ein umfassendes 360°-Immobilienmanagement sicher.
• Führe regelmäßige Immobilieninspektionen durch, um hohe Qualitätsstandards zu gewährleisten, und koordiniere notwendige Wartungsarbeiten.
• Unterstütze Vertriebsaktivitäten, indem du Besichtigungen für potenzielle Mieter durchführst und die wichtigsten Merkmale jeder Immobilie hervorhebst.
• Dokumentation aller Vorgänge (z. B. Übergabeprotokolle, Betriebskostenabrechnungen, Abnahmen)

Mieter- & Vermieterbeziehungen

• Pflege positive Beziehungen zu Mietern, stelle eine erstklassige Erfahrung sicher und reagiere schnell auf Anliegen und Probleme.
• Sei der Hauptansprechpartner für Vermieter, sorge für eine exzellente Kommunikation und gehe proaktiv auf deren Anliegen ein.
• Führe Verhandlungen zu Mietverlängerungen und -erneuerungen rechtzeitig durch.

Finanzmanagement

• Erstelle und verwalte Immobilienbudgets, überwache Ausgaben und sorge für Rentabilität durch Prognosen und Abweichungsanalysen.
• Verwalte Forderungen, Betriebskosten und analysiere Nebenkosten, um Ausgaben zu optimieren.
• Erreiche finanzielle Ziele und berichte regelmäßig über die finanzielle Performance des Immobilienportfolios.
• Kontrolle von Zahlungseingängen und Mahnwesen bei Mietrückständen
• Verwaltung von Mietkautionen
• Prüfung und Bezahlung von Rechnungen (Hausmeister, Wartung, Energie, etc.)

Koordination von Dienstleistern & Personal

• Koordiniere externe Wartungsdienstleister, um zeitnahe Reparaturen und Serviceanfragen auf einem hohen Standard zu gewährleisten.
• Beauftragung und Kontrolle von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen
• Beaufsichtige Personal in den Objekten, bewerte deren Leistung und arbeite mit Dienstleistern zusammen, um effiziente Abläufe und die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften zu gewährleisten.

Betriebseffizienz & Compliance

• Stelle sicher, dass alle Immobilien den relevanten Sicherheitsvorschriften, Bauvorschriften und Unternehmensrichtlinien entsprechen.
• Analysiere betriebliche Prozesse, schlage Verbesserungen vor und bringe Ideen ein, um Einnahmen und Kundenzufriedenheit zu steigern.
• Überwachung gesetzlicher Änderungen im Miet- und Immobilienrecht
• Abwicklung von Versicherungsfällen (z. B. Wasserschaden, Brand)

Reporting & Kommunikation

• Erstellung von Objektstatusberichten (Leerstand, Mietentwicklung, Schäden, Maßnahmen)
• kontonuerlisches Reporting über laufende und geplante Maßnahmen sowie über Performance, Risiken und Chancen.
• Organisation der Objektunterlagen (Pläne, Versicherungen, Wartungsprotokolle, Rechnungen)
• Interne und externe Kommunikation mit Habyt internen Teams wie (Vermietung, Member Service, Finance, etc) sowie externe Partner wie Strom-und Gasanbieter, digitaler Telekommunikations-Anbieter, Handwerkern, Facility Management Unternehmen, Reinigungsfirmen und Behörden.

Deine Qualifikationen:

• Abgeschlossene Ausbildung oder formale Weiterbildung im Immobilienbereich oder Immobilienmanagement.
• 2-3 Jahre Erfahrung im Immobilienmanagement, idealerweise im Wohnbereich, Co-Living oder Gewerbeimmobilien.
• Grundlegende Kenntnisse des Wohn- und Gewerbemietrechts sowie der wesentlichen Grundsätze des Immobilienmanagement.
• Verhandlungssichere Deutsch- (C1) und Englischkenntnisse zur effektiven Kommunikation mit Mietern, Vermietern und Teammitgliedern.
• Hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einem kundenorientierten Ansatz und der Fähigkeit, mit einer Vielzahl von Stakeholdern zu interagieren.
• Starke Verhandlungs- und Konfliktlösungsfähigkeiten.
• Sicher im Umgang mit Microsoft Office; Erfahrung mit CRM-Tools (z. B. Salesforce) und Ticket-Systemen (z. B. Freshdesk) von Vorteil.
• Proaktiv, selbstmotiviert und in der Lage, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten.
• Detailorientiert, gut organisiert und in der Lage, in einem schnelllebigen Umfeld mehrere Aufgaben zu priorisieren und zu bewältigen.
• Strukturiertes Denken und eine ergebnisorientierte Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Verantwortungsbewusstsein.

Was wir bieten:

• Welcome Package: Starte deine Reise mit uns voll ausgestattet – inklusive Habyt-Swag und modernster Technik ab dem ersten Tag.
• Teamevents: Tausche dich bei unseren regelmäßigen, lebhaften Firmenevents mit deinen Kolleg*innen aus und hab Spaß.
• Hybrides Arbeiten: Wir fördern Flexibilität und ein positives Arbeitsumfeld für alle. Mit unserem hybriden Modell arbeitest du sowohl von zu Hause als auch in unserem zentral gelegenen Berliner Büro.
• Karriereentwicklung: Von Entwicklungsplänen über Feedback-Sitzungen bis hin zu Kompetenzmodellen – wir helfen dir, deine Fähigkeiten weiter auszubauen.
• Habyt Fellowship Programm: Arbeite von einem Habyt-Standort deiner Wahl und lerne unser Team in anderen Ländern kennen.
• Mentale Gesundheit : Genieße kostenlosen Zugang zur Calm App sowie vergünstigte Mitgliedschaften bei Urban Sports Club.
• Mitarbeiterrabatt: Erhalte 25 % Rabatt bei einem Aufenthalt in einer Habyt Flex Unterkunft und genieße exklusive Konditionen für unsere Co-Living-Standorte.
• Have an impact : Werde Teil eines schnell wachsenden Unternehmens und eines vielfältigen, internationalen und talentierten Team s. Gemeinsam revolutionieren wir den Wohnungsmarkt!