Office Coordinator (m/w/d)

Du sorgst dafür, dass unser Büro einfach läuft.

Als  Office Coordinator (m/w/d)  bist du die zentrale Anlaufstelle für unseren Standort in Berlin-

Charlottenburg. Du organisierst, koordinierst und strukturierst den Büroalltag mit einem hohen Maß

an Eigenverantwortung und sorgst dafür, dass Mitarbeitende, Kund:innen, Bewerber:innen und Gäste

jederzeit einen professionellen Eindruck von unserem Unternehmen erhalten.

Das sind deine Aufgaben

• Office & Standortkoordination

  • Du organisierst und koordinierst den Büroalltag und sorgst für reibungslose Abläufe.

  • Du koordinierst Bestellungen, Büromaterialien sowie externe Dienstleister.

  • Du stellst sicher, dass Büro-, Empfangs- und Gemeinschaftsflächen jederzeit gepflegt, organisiert und repräsentativ sind.

  • Du koordinierst Reinigungs-, Wartungs- und Serviceleistungen am Standort.

  Empfang & Besucherbetreuung

  • Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kund:innen, Bewerber:innen und Gäste.

  • Du sorgst für einen professionellen, herzlichen Empfang und einen positiven ersten Eindruck unseres Unternehmens.

  • Du bearbeitest interne und externe Anfragen zuverlässig und serviceorientiert.

  Meeting- & Terminmanagement

  • Du koordinierst interne und externe Termine sowie Besprechungen.

  • Du organisierst Meetings und Besuche am Standort.

  • Du stellst sicher, dass Besprechungsräume rechtzeitig vorbereitet, gepflegt und jederzeit einsatzbereit sind.

  • Du behältst Raumbelegungen, offene Themen und organisatorische Aufgaben im Blick.

  Post- & Servicemanagement

  • Du koordinierst Postein- und -ausgang sowie Pakete, Lieferungen und Kurierdienste.

  • Du sorgst für eine zuverlässige Bearbeitung organisatorischer Themen und Fristen.

Das bringst Du mit

• Fachlich

  • Erste Erfahrung im Office Management, Empfang, Assistenz- oder Verwaltungsbereich

  • Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)

  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

  Persönlich

  Verantwortungsbewusstsein  - Du arbeitest zuverlässig, verbindlich und übernimmst Verantwortung für deinen Aufgabenbereich.

  Eigeninitiative  - Du erkennst Handlungsbedarf selbstständig und setzt Themen proaktiv um.

  Organisationstalent  - Du behältst auch in arbeitsreichen Situationen den Überblick und setzt Prioritäten.

  Serviceorientierung  - Du hast Freude am Umgang mit Menschen und sorgst für eine positive Atmosphäre.

  Kommunikationsstärke  - Du kommunizierst freundlich, professionell und souverän mit Kolleg:innen, Gästen und Dienstleistern.

  Professionelles Auftreten  - Du repräsentierst unser Unternehmen durch ein gepflegtes, professionelles und serviceorientiertes Auftreten.

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  Arbeitszeit & Arbeitsort

  • Vollzeit oder Teilzeit möglich

  • Dein Arbeitstag startet in der Regel um 08:30 Uhr  an unserem Standort in Berlin-Charlottenburg

  • Fester Arbeitsplatz vor Ort in unserem Büro

  Die Position ist bewusst als Präsenzrolle  gestaltet. Der persönliche Austausch, die Betreuung unseres Standorts sowie die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden, Bewerber:innen, Kund:innen und Gästen sind zentrale Bestandteile der Aufgabe und leben von einer sichtbaren Präsenz vor Ort.

Das bieten wir dir

•  Attraktive Vergütung und unbefristeter Arbeitsvertrag

•  Bis zu 30 Urlaubstage

•  Moderne Büroräume in Berlin-Charlottenburg

•  Hochwertige Ausstattung (MacBook & iPhone)

•  Corporate Benefits und attraktive Mitarbeiterrabatte

•  Kostenfreie Heiß- und Kaltgetränke

•  Ein motiviertes Team mit Humor, Ehrgeiz und Verantwortungsbewusstsein

•  Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation

•  Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen

Wer gut zu uns passt

Wir suchen keine Person, die lediglich Aufgaben abarbeitet.

Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Freude daran hat, einen Standort professionell zu organisieren. Für dich sind ein gepflegtes Büro, gut vorbereitete Meetings, ein professioneller Empfang und reibungslose Abläufe kein Zufall, sondern Ausdruck deines eigenen Qualitätsanspruchs.

Wenn du genau darin deine Stärke siehst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Wir leben eine offene Kultur und setzen auf Persönlichkeit statt auf starre Konventionen. Unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Alter, sexueller Identität oder einer Behinderung freuen wir uns auf Menschen, die mit ihrer Haltung, ihrem Engagement, ihren Fähigkeiten  und ihrer Persönlichkeit zu unserem Team passen.

Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess?
Unser Recruiting-Team freut sich auf deine Nachricht unter: Â [email protected] .