Koordinator / Sachbearbeiter (m/w/d) im Facility Management

Arbeitsort: Japanische Botschaft in Berlin

Arbeitszeit: Vollzeit (38,75 Stunden/Woche, 75 Minuten Mittagspause) **Vertragsdauer:** 12. Oktober 2026 – 11. Oktober 2027 (Zunächst befristet, eine spätere Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist möglich)

Überblick: Zur Aufrechterhaltung einer sicheren und komfortablen Arbeitsumgebung in unserer Botschaft suchen wir ein engagiertes Teammitglied für unser Facility Management. Von der täglichen Gebäudeverwaltung über die Unterstützung unserer Techniker bis hin zu Backoffice-Tätigkeiten – dies ist eine Schlüsselposition, die unsere Organisation in vielfältiger Weise unterstützt.

Hauptaufgaben:

• Laufender Betrieb und Koordination im Bereich der Instandhaltung der Botschaftsgebäude sowie der Gestaltung der Büroumgebung.
• Organisation von Wartungsarbeiten (z. B. Klima- und Sanitäranlagen), Beauftragung lokaler Dienstleister und Handwerker sowie Verhandlungsführung und Terminplanung.
• Terminkoordination für die Techniker vor Ort, Materialbestellungen und Unterstützung bei der Erstellung von Berichten.
• Unterstützung bei internen Genehmigungsverfahren (Beschaffung, Spesenabrechnungen) sowie zugehörige Dateneingabe und Dokumentenerstellung.

Zusätzliche Aufgaben:

• Koordination allgemeiner Büroangelegenheiten (z. B. Layout-Anpassungen, Verwaltung von Verbrauchsmaterialien und Inventar).
• Schnelle und lösungsorientierte Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen und alltäglichen Problemen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Abteilungen.
• Unterstützung bei Veranstaltungen der Botschaft (z. B. Arrangement und Platzierung von Mobiliar, Veranstaltungsbetreuung).
• Neben den Aufgaben, die vom direkten Vorgesetzten zugewiesen werden, kann es vorkommen, dass bei Bedarf auf Anfrage anderer Beamter vorübergehende Unterstützungsaufgaben übernommen werden.

Erforderliche Qualifikationen:

• Kommunikations- und Verhandlungsgeschick: Fähigkeit, zwischen externen Dienstleistern, Botschaftsmitarbeitern und anderen Beteiligten zu vermitteln und optimale Lösungen herbeizuführen.
• Administrative Fähigkeiten & PC-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint) sowie präzise Dokumentations- und Berichterstattungsfähigkeiten.
• Problemlösungskompetenz & Serviceorientierung: Nutzerorientiertes Denken und Handeln mit Blick für Details, um eine angenehme Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten.
• Flexibilität: Grundsätzlich gelten reguläre Arbeitszeiten. Aus betrieblichen Gründen (z. B. Aufsicht von Bauarbeiten) kann jedoch in seltenen Fällen Arbeit außerhalb der regulären Zeiten (inkl. Frühmorgens, abends, an Wochenenden oder Feiertagen) anfallen.
• Sprachkenntnisse: Deutsch (Muttersprachenniveau) und Englisch (Konversationsniveau).
• Für Nicht-EU-/deutsche Staatsbürger: Gültige, dauerhafte oder verlängerbare Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis für Deutschland.

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Continuous Improvement: Bereitschaft und Fähigkeit, Vorschläge zur Steigerung der Effizienz und Qualität von Arbeitsprozessen einzubringen.
• Grundkenntnisse im Bereich Gebäudetechnik (z. B. Klima-, Elektro- und Sanitäranlagen).
• Berufserfahrung in einer Property-Management- (PM) oder Facility-Management-Firma (FM) oder entsprechende Grundkenntnisse (auch motivierte Quereinsteiger sind willkommen).
• Bereitschaft, die japanische Sprache zu erlernen.

Vergütung: Bruttogehalt ab 3.600 € / Monat (Das finale Gehalt richtet sich nach Qualifikation und Berufserfahrung).

Bewerbungsverfahren: Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben etc.) im PDF-Format bis zum 18. September 2026 an die folgende E-Mail-Adresse:

E-Mail: [email protected]

Fahrtkosten zu Vorstellungsgesprächen können leider nicht erstattet werden.