Elternzeitvertretung (80%-100%): Office Manager*in & Assistenz (m/w/d) im digitalen Arbeitsumfeld

Du bist ein*e motivierte*r Teamplayer*in und vielseitiger Office Manager*in mit einer Leidenschaft dafür, eine wachsende Organisation zu unterstützen. Als Teil unseres engagierten und internationalen Teams spielst Du eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung unseres Unternehmens in der Softwarebranche (B2B SaaS) und vertrittst unsere Kollegin in dem Zeitraum 01.02.2026 bis 31.03.2027.

Du bist zentrale Anlaufstelle für das Office in Berlin und sorgst für eine strukturierte und effiziente Organisation. Du arbeitest eng mit den Geschäftsführern, dem Finance-, IT- und HR-Team zusammen und unterstützt den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Gleichzeitig hast Du die Möglichkeit, das Wachstum des Unternehmens aktiv mitzugestalten.

Dich erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet, in dem dein Organisationstalent, Deine Serviceorientierung und Deine Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, gefragt sind. Wenn Du ein dynamisches, internationales Umfeld schätzt, gerne Verantwortung übernimmst und eine Schlüsselrolle im Office-Management einnehmen möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Aufgaben

• Verantwortung für das Office Management in unserem Büro in Berlin Mitte und Ansprechpartner*in für Mitarbeitende, Lieferanten, Dienstleister
• Enge Zusammenarbeit mit anderen Teams, u.a. HR, IT und Management
• Organisation des Bestellwesens und Verwaltung des Equipments (z. B. Laptops, Hardware, Büromaterialien)
• Verwaltung und Ablage von Belegen für die Kreditorenbuchhaltung
• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern (z. B. Vermieter, Reinigung, Lieferdienste)
• Planung und Organisation von Teamevents und physischen Meetings
• On- und Offboarding-Prozesse, Inventarverwaltung und Nachverfolgung
• Sonderprojekte bzw. Unterstützung Management

Qualifikation

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Bereich Office Management, Administration oder Assistenz
• Kommunikations- und Organisationsstärke mit hoher Serviceorientierung
• Souveränes und professionelles Auftreten mit positiver und ruhiger Ausstrahlung
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise und Belastbarkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
• Hands-on-Mentalität und ausgeprägtes Priorisierungsverständnis

Benefits

• Ein dynamisches, wachsendes Unternehmen mit einem zukunftsorientierten Produkt
• Aufstrebendes und internationales Team
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Hundefreundliches Büro: genieß die Arbeit im Herzen von Berlin, in dem unsere vierbeinigen Freunde willkommen sind
• Großzügige Urlaubsregelung: profitier von 30 Tagen Urlaub 
• Zuschuss Company Pension Plan (bAV)
• Zuschuss Deutschland-Ticket
• Wellpass (Gym)

Ninox ermöglicht es Teams auf der ganzen Welt, kundenspezifische Geschäftsanwendungen, ohne eine einzige Code-Zeile zu erstellen. Unsere Kunden sind kleine bis mittelständische Unternehmen, die in einer Vielzahl von Branchen arbeiten. Mit Ninox erstellen sie maßgeschneiderte Tools für ihre Geschäftsprozesse und die Zusammenarbeit.

Wir sind ein schnell wachsendes, produktorientiertes Technologie-Startup mit Sitz im Herzen von Berlin. Wir sind stolz darauf, einen Service anzubieten, der Menschen tatsächlich hilft, großartiges Kundenfeedback erhält und in den App-Stores als eine der besten Geschäftsanwendungen rangiert.