Office Manager (m/w/d) - Teilzeit (16 Std./Woche)

Die Haus- und Grundbesitzverwaltung Fresdorf GmbH ist ein regional verwurzeltes, wachstumsorientiertes Immobilienverwaltungsunternehmen mit Sitz in Berlin. Wir betreuen Wohn- und Gewerbeimmobilien mit hohem Qualitätsanspruch, persönlicher Beratung und viel Engagement.

Als Arbeitgeber bieten wir kurze Entscheidungswege, ein wertschätzendes Miteinander und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und eigene Ideen einzubringen. Wer Freude an Immobilien, direktem Kundenkontakt und teamorientiertem Arbeiten hat, ist bei uns genau richtig.

Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung
• Betreuung von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern
• Bearbeitung der zentralen Telefonnummer, telefonische Auskunft und Terminvereinbarungen
• Vorbereitende Buchhaltung (Belegsammlung, Kontierungsvorbereitung, unterstützende Tätigkeiten bei der Abrechnung)
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen prüfen und weiterleiten
• Terminmanagement und Terminkoordinierung für den Geschäftsführer
• Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Protokollen und Schreibarbeiten
• Korrespondenz per E-Mail und Post
• Aktenführung, digitale Archivierung und Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei der Mieter- und Eigentümerversammlungsvorbereitung
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Aufträgen an Handwerker und Dienstleister
• Pflege von Stammdaten in Hausverwaltungsprogrammen (z. B. Mieter- & Objektdaten)

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Büromanagement, idealerweise in einer Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook); idealerweise Kenntnisse eines Hausverwaltungsprogramms
• Organisierte, eigenständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
• Freundliches Auftreten, gute Kommunikationsfähigkeiten, Teamfähigkeit und serviceorientierte Haltung
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten (bevorzugte Kernarbeitszeiten Mo-Do 09:00–13:00 Uhr)
• Ein freundliches Team und ein kollegiales Arbeitsumfeld
• Faire Vergütung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Kurze Entscheidungswege und abwechslungsreiche Aufgaben