Team-und Projektassistenz (m/w/d) im FB Hochbau

Wir im Bezirksamt Spandau sind ein Team mit über 2.000 Beschäftigten und kümmern uns um zahlreiche Anliegen der Spandauerinnen und Spandauer und sind somit an vielen wichtigen Lebensthemen der Menschen im Bezirk beteiligt. Wir gestalten die Heimat von über 257.000 Menschen für mehr Lebensqualität und haben vielfältige Aufgaben in den verschiedensten Arbeitsbereichen.

Wenn auch Sie mitgestalten möchten, dann kommen Sie in unser Team vom Bezirksamt Spandau!

Die Serviceeinheit Facility Management, Fachbereich Hochbau sucht

ab sofort unbefristet, Personal (m/w/d) für das Aufgabengebiet als

Team-und Projektassistenz im FB Hochbau

KENNZIFFER
260/2025

ARBEITSZEIT
Tarif : Vollzeit mit 39,4 WoStd., Teilzeit möglich

BEWERBUNGSFRIST
26.09.2025

BESOLDUNG/ENTGELT
Brutto bei Vollzeit: 3.086 - 3.758 (E6)*
*je nach persönlicher Voraussetzung

EINSATZORT: "Spiegelturm", Am Schlangengraben2, 13597 Berlin

IHR AUFGABENGEBIET Unterstützung bei Planung, Durchführung und Überwachung der Bauprojekte:
- Unterstützung der administrativen und organisatorischen Aufgaben der jeweils zuständigen Bauleitung
- Bauprojekte vorbereiten
• Leistungsbeschreibungen erstellen
• Kostenvoranschläge und Angebote einholen und vergleichen
• Baukosten für die einzelnen Gewerke kalkulieren, Leistungen ausschreiben, ausführende Baufirmen überwachen, Termine planen
- Auftragsabwicklung betreuen
• Einhaltung von Fertigstellungsterminen sowie des Baubudgets überwachen
- Bauprojekte abschließen
• Rechnungen erstellen und kontrollieren, Mahnwesen bearbeiten
• Projektstatusberichte, Zusammenstellung und –fassung von Unterlagen für den Rechnungshof sowie Abschlussberichte erstellen
• Projektmessgrößen festlegen und auswerten, interne Erfahrungsberichte verfassen
Büro-, Schreib, Sekretariats- und sonstige Verwaltungsaufgaben:
- Bearbeitung von Korrespondenz und Datenbankpflege
- Verwalten des Terminkalenders inkl. Terminplanung unter Einhaltung enger Terminvorgaben
- Koordination und Organisation von internen und externen Besprechungen inkl. Protokollführung
Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
- Verwalten und Organisieren von Dokumenten
Hervorzuhebende Sonderaufgaben:
Ggf. gesonderte Aufgaben nach Anweisung durch die Fachbereichsleitung wie. z.B. Zuarbeiten usw.

Eine zusätzliche Beschreibung können Sie dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen" entnehmen.

IHR PROFIL/ FORMALE VORAUSSETZUNGEN
(Bitte beachten Sie, dass diese zwingend sind) Abgeschlossene Ausbildung als:

• Kauffrau/-mann für Büromanagement

oder

• Kaufmännisch / Wirtschaftlicher Assistent – SP Büro/Sekretariat

oder

• Technischer Assistent – SP Bautechnik

• Zudem wären Verwaltungserfahrung im öffentlichen Dienst und Kenntnisse im Haushaltsrecht wünschenswert.
• Vertiefende Kenntnisse in Betriebswirtschaftslehre oder Projektmanagement sind von Vorteil.
• Das Interesse am Bau sowie ein technisches Verständnis wird vorausgesetzt.
• verhandlungssichere Kenntnisse der deutschen Sprache entsprechend der Stufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen.
• Eine zusätzliche Beschreibung der Stellenanforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen ."

WIR BIETEN...

• interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche des Bezirks mitgestalten können
• Weiterentwicklung der persönlichen Kompetenzen durch Fort- und Weiterbildung
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung
• Möglichkeit von Telearbeit und mobilem Arbeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement mit attraktiven Sport- und Gesundheitsangeboten
• kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung
• bis zu 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr zzgl. 24. und 31.12. dienstfrei
• jährliche Sonderzahlung
• Hauptstadtzulage von bis zu 150,00 € monatlich
• Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte

ANSPRECHPERSONEN
Rund um das Bewerbungsverfahren
Frau Johnson ◼ FM ZD 1 ◼ +49 (0)30 90279-2868
Frau Fuhrmann ◼ PM 8 ◼+49 (0)30 9079-3411

Rund um das Aufgabengebiet
Herr Heimann/Herr Kalähne ◼ FM Hoch II/FM Hoch III ◼ (030) 90279-2366/3966

ERFORDERLICHE BEWERBUNGSUNTERLAGEN
1. Bewerbungsanschreiben (mit vollständiger Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
2. Lebenslauf (tabellarisch und lückenlos)
3. Nachweis über die geforderte Qualifikation
4. Aktuelles Arbeitszeugnis bzw. aktuelle dienstliche Beurteilung
5. ggf. unterschriebene Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht

Interesse? Dann direkt auf "Jetzt bewerben!" klicken und Bewerbung absenden!

Bitte beachten Sie, dass in der Regel erst nach Ablauf der Bewerbungsfrist Ihre Unterlagen geprüft und ausgewertet werden.
Sollte Ihnen keine aktuelle Beurteilung bzw. kein aktuelles Zwischen- oder Arbeitszeugnis vorliegen, bitten wir Sie dieses zu beantragen und in Ihrem Bewerbungsschreiben darauf hinzuweisen.
Bewerbende, die bereits im öffentlichen Dienst tätig waren/sind, fügen zudem bitte eine bei.
Bitte beachten Sie, dass nur Bewerbungen mit vollständig vorliegenden Unterlagen berücksichtigt werden können.
Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.
Bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten. Weitere Informationen erhalten Sie bei der .

HINWEISE
Bewerbungen von schwerbehinderten bzw. ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Bitte entsprechenden Nachweis beifügen.
Bewerbungen von Personen mit Migrationsgeschichte, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht.
Über Ihre Bewerbung freuen wir uns unabhängig von Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihrem Alter, Ihrer Weltanschauung, geschlechtlichen Orientierung und Lebensform.
Im Rahmen dieser Stellenbesetzung kann es zu einem mehrstufigen Auswahlverfahren kommen.
Wir weisen darauf hin, dass die weitere Kontaktaufnahme im Bewerberverfahren per E-Mail bzw. telefonisch erfolgt.
Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Porto, Fahrtkosten o.ä.), können leider nicht erstattet werden.
Bitte beachten Sie unsere .