Team Assistant (m/w/d)

Jobbeschreibung

Willkommen bei YPOG

Ohne dich läuft nichts – und das ist auch gut so.
Denn bei YPOG sind es Menschen wie du, die mitdenken, mitgestalten und den Arbeitsalltag für alle ein Stück besser machen. Du möchtest nicht einfach nur „unterstützen“, sondern auf Augenhöhe mit deinem Team arbeiten, Verantwortung übernehmen und Dinge voranbringen? Dann bist du bei uns genau richtig.

Klingt nach dir? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!
Bewirb dich ganz unkompliziert über unser Online-Portal – oder melde dich direkt bei uns, wenn du vorab Fragen hast. Wir sind gespannt auf dich und darauf, was du ins Team einbringst.

Wir sind auf der Suche nach Unterstützung an unseren Standorten in Berlin, Hamburg und Köln für verschiedene Teams im Assistenzbereich.

Dein Daily Business

• Proaktive Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft: Du hältst dem Team den Rücken frei, koordinierst Abläufe und sorgst für einen strukturierten Arbeitsalltag. Du planst Meetings, bereitest sie vor und sorgst für einen reibungslosen Ablauf – vom Kalender bis zum Konferenzraum. Du planst Geschäftsreisen, buchst Hotels und Züge und kümmerst dich um die anschließende Spesenabrechnung.
• Souveräne Kommunikation auf Deutsch und Englisch: Du übernimmst die Korrespondenz mit Mandant:innen und Partner:innen – schriftlich wie mündlich – stets professionell und serviceorientiert. Du pflegst unsere Kontakte, behältst den Überblick über laufende Vorgänge und bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Anliegen.
• Arbeit mit MS Office und digitalen Tool: Du nutzt das gesamte MS Office Paket und andere digitale Tools, um dir den Arbeitsalltag zu erleichtern. Dazu kann auch das Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen gehören.
• Dokumentenmanagement und Fristenkontrolle: Du führst Akten, erstellst Unterlagen für das Mandat, verwaltest Dokumente und hast wichtige Fristen stets im Blick.
• Mitdenken, mitgestalten, mitentwickeln: Du bringst eigene Ideen ein, hinterfragst Prozesse und trägst aktiv zur Weiterentwicklung unseres Teams und Unternehmens bei.
• Rechnungserstellung: Abhängig deiner Teamzugehörigkeit und deiner Kenntnisse kann auch das Erstellen von Rechnungen zu deinem Arbeitsalltag gehören. Lass und gerne wissen, wenn du ein Zahlenmensch bist.

Dein Weg zu uns

• Persönlichkeit steht bei YPOG ganz oben. Bei uns hast du Platz, du selbst zu sein und deine Kreativität und Ideen einzubringen. Du solltest Lust haben standortübergreifend im Team zu arbeiten, Eigeninitiative zu ergreifen und Entscheidungen zu treffen. Du bringst Einfühlungsvermögen mit und begegnest anderen Menschen mit Offenheit und Wertschätzung.
• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte:r, Fremdsprachenkorrespondent:in, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder bist Quereinsteiger:in mit vergleichbare Ausbildung.
• Du konntest bereits erste Berufserfahrung in einer Rechtsanwaltskanzlei, einer Steuerberatungs- bzw. Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder einem Beratungsunternehmen sammeln.
• Du bist ein Organisationstalent und magst es, dich und dein Team zu strukturieren. Kurzfristige Planänderungen bringen dich nicht aus der Ruhe und das Jonglieren mehrerer Aufgaben in einem dynamischen Umfeld ist dein Ding.
• In der schriftlichen als auch mündlichen Kommunikation auf Deutsch und Englisch fühlst du dich wohl und sicher.

Was für YPOG spricht

• Lernen bei YPOG: Bei YPOG glauben wir an lebenslanges Lernen. Deshalb unterstützen wir dich durch die Angebote unseres Weiterbildungsprogramms „YBrains“ (z. B. mit Zeitmanagement, Projektmanagement oder Kommunikation) und haben Feedback als zentralen Bestandteil unserer Kultur integriert. Selbstverständlich fördert YPOG bei Bedarf auch externe Weiterbildungen.
• Körperliche und mentale Gesundheit: YPOG liegt deine Gesundheit sehr am Herzen. Für dein mentales Wohlbefinden arbeiten wir mit „OpenUp“ zusammen. Über „OpenUp“ hast du unbegrenzten 1-on-1-Zugang zu Coaching- und Mindfulness-Beratungen mit Psycholog:innen und anderen Ressourcen zur mentalen Gesundheit. Für eine Workout Life Balance kooperieren wir mit dem Urban Sports Club und du bekommst als YPOGee deine Mitgliedschaft deutlich günstiger. Wir bieten außerdem Leistungen wie z.B. Yoga-Kurse und Rückenschulungen an, arbeiten mit Lauf Coaches zusammen, stellen frisches Obst und Gemüse bereit und bieten dir die Möglichkeit, ein Job-Rad zu leasen. Unsere Büros haben wir mit neuesten ergonomischen Stühlen und höhenverstellbaren Tischen ausgestattet.
• Hybrides Arbeiten: Unsere IT-Infrastruktur erlaubt dir, flexibel von zuhause oder in einem unserer YPOG-Büros zu arbeiten. Wieviel Büro, wieviel Homeoffice? Uns ist es wichtig, Flexibilität mit einem engen persönlichen Austausch zu vereinbaren. Deshalb treffen wir uns regelmäßig im Büro und haben zugleich hybride Kommunikationsformate entwickelt. Was das genau bedeutet, kann von Team zu Team verschieden sein. Hybride Arbeit bedeutet für uns auch, dass unsere Teams standortübergreifend miteinander arbeiten und die Mitglieder eines Teams in unterschiedlichen Büros ihre Homebase haben können.
• Erstklassiges Büro in bester Lage: Top Einrichtung, barrierefreier Zugang, tolle Umgebung, Nervennahrung (Kaffee, Obst, Müsli und Co.) und natürlich nette Kolleg:innen - in unseren Büros kannst du dich wohl fühlen.
• Mit dem ÖPNV ins Büro: Wir stellen dir das „Deutschland-Ticket“ für die Fahrt von deinem Wohnort in unser Büro zur Verfügung. An unserem Standort in Köln steht im derzeitigen Büro dir außerdem ein Parkplatz zur Verfügung, falls du auf dein Auto angewiesen bist.
• Schlanke digitale Prozesse und Top-IT-Ausstattung: Ob Onboarding, Dokumentenbearbeitung oder E-Learning - bei YPOG haben wir unsere Arbeitsabläufe schnell und effizient organisiert. Durch unsere vollständig digitale Cloud-Infrastruktur und die ständige Verbesserung unserer Prozesse konnten wir viele Zeitfresser aus unserem Arbeitsalltag verbannen. Mit einem top Hardware-Setup bestehend aus einem Notebook, mehreren Monitoren im Büro und Homeoffice und bei Bedarf einem Diensthandy und Tablet, bist du bestens ausgestattet.
• Social Events und Company Retreats: In unserem Party-Kalender sind zwei Termine fix eingetragen: An deinem Standort feierst du mit deinen Kolleg:innen ein Sommerfest und zur Weihnachtsfeier treffen sich die YPOGees aller Standorte. Wir verlassen regelmäßig unseren Kanzlei-Alltag, um in kleineren Teams oder allen Kolleg:innen der Kanzlei an wichtigen strategischen Themen zu arbeiten und gemeinsam eine gute Zeit zu verbringen.

Kontaktinformationen

Fragen? Gern! Du erreichst das ​People + Culture Team unter [email protected].

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