Assistent*in (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Infektions­biologie ist eine Einrichtung der Max-Planck-Gesell­schaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. und gehört zu den führenden Forschungs­instituten auf dem Gebiet der Immunologie und Infektions­krankheiten.

Unser Institut baut derzeit einen weiteren Standort in Berlin-Dahlem auf. Für die neu entstehende Abteilung des Direktors Veit Hornung suchen wir ab sofort eine*n

Assistent*in (m/w/d)

bis EG 8 TVöD (Bund)
– Vollzeit

Ihre Aufgaben

Assistenz der Abteilung

• Sie unterstützen bei der Planung und Organisation der Dienst­reisen und der Reisekosten­abrechnungen nach dem Bundesreisekosten­gesetz
• Sie bereiten die notwendigen Unterlagen für Einstellungen vor
• Sie betreuen neue Mitarbeitende, Gäste und Besucher*innen
• Sie bereiten interne Besprechungen vor und nach

Veranstaltungs­organisation

• Sie koordinieren Termine und unterstützen bei der Programm­erstellung
• Sie buchen und rechnen die Reisen der Gäste und Vortragenden ab
• Sie buchen und bereiten die Räume vor und organisieren Catering

Assistenz des Direktors

• Sie organisieren das Büro inklusive der Post, der Ablage und des Archivs
• Sie bearbeiten die Korrespondenz des Direktors in deutscher und englischer Sprache

Anforderungen

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Verwaltungs­fachangestellte*r bzw. haben einschlägige mehrjährige Berufs­erfahrung in den ausgeschriebenen Tätigkeiten
• Berufs­erfahrung in einer Forschungs­einrichtung oder einer Universität ist wünschenswert
• Sie arbeiten selbständig, strukturiert und zeigen Eigen­initiative
• Sie haben eine hohe sozial-kommunikative Kompetenz
• Sie beherrschen Deutsch und Englisch verhandlungssicher
• Kenntnisse des Bundes­reisekosten­gesetzes sind wünschenswert

Unser Angebot

• Sie erwartet eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem international ausgerichteten Forschungs­institut.
• Wir bieten bei entsprechender Qualifikation eine Vergütung bis zur Entgelt­gruppe 8 nach TVöD Bund sowie verschiedene Sozial­leistungen
• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeits­zeiten
• Sie haben die Möglichkeit, ein vergünstigtes Jobticket für den öffent­lichen Nahverkehr zu erhalten
• Die Stelle ist zunächst befristet für 2 Jahre, eine dauerhafte Anstellung wird angestrebt.

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung einschließlich eines persönlich verfassten Anschreibens, Lebens­lauf, Zeugnissen und weiterer aussage­kräftiger Dokumente. Bitte bewerben Sie sich bis zum 06.09.2026 über unser Bewerbungs­portal .

Die Max-Planck-Gesell­schaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesell­schaft ist ferner bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwer­behinderter sind ausdrücklich erwünscht.